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O primeiro passo para produzir um bom evento \u00e9 a elabora\u00e7\u00e3o da lista de convidados. \u00c9 a partir dela que ser\u00e1 poss\u00edvel embasar todo o restante do planejamento, como a escolha do mobili\u00e1rio, a confec\u00e7\u00e3o de brindes, a contrata\u00e7\u00e3o do buffet e muito mais. Mas, afinal, como fazer uma lista de convidados?<\/p>\n
Antes de mais nada, \u00e9 preciso muita organiza\u00e7\u00e3o para montar uma boa lista e, principalmente, para fazer com que a entrada do evento ocorra de forma r\u00e1pida e tranquila. Por isso, hoje preparamos esse artigo que vai lhe ajudar a entender como trabalhar essa etapa t\u00e3o importante do planejamento do seu evento. Confira!<\/p>\n
N\u00e3o existe f\u00f3rmula m\u00e1gica para elaborar uma lista perfeita em todas as ocasi\u00f5es. Cada evento possui caracter\u00edsticas \u00fanicas e, por consequ\u00eancias, demandas diferenciadas. Por isso, para saber como montar uma lista de convidados<\/a><\/strong> \u00e9 preciso, primeiro, entender o perfil do evento, isso \u00e9 essencial para trabalhar a situa\u00e7\u00e3o de forma adequada.<\/p>\n No caso de congressos e eventos corporativos<\/a><\/strong>, nos quais o networking \u00e9 um grande objetivo para a maior parte dos interessados, fica ainda mais marcante a import\u00e2ncia de um mailling consistente e selecionado, j\u00e1 que os pr\u00f3prios convidados passam a ser atra\u00e7\u00f5es do evento.<\/p>\n Tamb\u00e9m \u00e9 muito comum que esse tipo de evento conte com convidados especiais, como congressistas e palestrantes. Nesses casos, \u00e9 essencial que tais nomes sejam escolhidos com bastante cuidado, j\u00e1 que suas falas ser\u00e3o associadas \u00e0 pr\u00f3pria organiza\u00e7\u00e3o. Al\u00e9m disso, eles podem ser respons\u00e1veis por atrair uma grande parte do p\u00fablico.<\/p>\n Trabalhar com uma lista bem apurada tamb\u00e9m ajuda a criar uma atmosfera em que todos fiquem satisfeitos. Assim, \u00e9 poss\u00edvel selecionar o p\u00fablico de acordo com o estilo<\/a><\/strong> da ocasi\u00e3o, de forma que todos possam se sentir mais confort\u00e1veis naquele local.<\/p>\n A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a palavra-chave quando se fala em elaborar a lista de convidados. Uma boa estrat\u00e9gia para facilitar a sistematiza\u00e7\u00e3o da lista \u00e9 setoriza-la por categorias. Ou seja, criar sublistas menores, que podem ser separadas de diversas formas e v\u00e3o facilitar na hora de identificar o convidado, agilizando o processo. Al\u00e9m disso, essa divis\u00e3o tamb\u00e9m \u00e9 uma boa forma de conferir a lista e garantir que ningu\u00e9m importante deixou de ser convidado.<\/p>\n Para fazer isso, voc\u00ea pode separar os convidados que ir\u00e3o se apresentar, os que possuem cortesia, os membros da imprensa, os parceiros, etc. Com essa divis\u00e3o, fica mais f\u00e1cil identificar os convidados, o que \u00e9 importante, at\u00e9 mesmo, para a log\u00edstica do pr\u00f3prio evento, como o direcionamento da pessoa para o setor correto, por exemplo.<\/p>\n Para fazer a lista de convidados \u00e9 fundamental estabelecer um teto de gastos<\/a><\/strong>, j\u00e1 que essa defini\u00e7\u00e3o \u00e9 necess\u00e1ria para saber o limite de pessoas que poder\u00e3o ser convidadas. Lembre-se de que buffets costumam cobrar por pessoa e \u00e9 preciso providenciar mobili\u00e1rio suficiente para que todos fiquem confort\u00e1veis durante o dia.<\/p>\n A contrata\u00e7\u00e3o de colaboradores<\/a><\/strong> para trabalhar durante o evento tamb\u00e9m varia de acordo com o n\u00famero de convidados, que influencia decis\u00f5es como a quantidade de gar\u00e7ons, seguran\u00e7as<\/a><\/strong>, apoios, portaria e mais.<\/p>\n Para garantir que o limite n\u00e3o seja ultrapassado, o segredo \u00e9 saber filtrar os convidados<\/a><\/strong> que s\u00e3o, de fato, importantes. No caso de eventos corporativos, d\u00ea prioridade aos parceiros com os quais voc\u00ea tem interesse em estreitar as rela\u00e7\u00f5es e privilegiar.<\/p>\n Quem produz eventos <\/a><\/strong> sabe que os custos podem ser enormes e, por isso mesmo, est\u00e1 sempre em busca de solu\u00e7\u00f5es que possam baratear o processo<\/a><\/strong>. Se elas ainda ajudam a diminuir as preocupa\u00e7\u00f5es e tarefas, ent\u00e3o, melhor ainda. Por isso, existe uma gama de ferramentas tecnol\u00f3gicas <\/a><\/strong> voltadas a solucionar os problemas desse nicho de mercado.<\/p>\n No caso da lista, por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel contar com o Lets.events<\/a><\/strong>, que gerencia a lista de convidados e agiliza processos como a confirma\u00e7\u00e3o de presen\u00e7a e o check-in no evento. Com ela, os pr\u00f3prios convidados podem adicionar outros nomes, respeitando uma quantidade estabelecida por voc\u00ea. Desse modo, al\u00e9m de simplificar o processo de gest\u00e3o, tamb\u00e9m h\u00e1 um bom incentivo para a divulga\u00e7\u00e3o espont\u00e2nea e o aumento do alcance do evento.<\/p>\n Outra grande vantagem de optar pelo trabalho online \u00e9 o arquivamento do banco de dados dos convidados<\/a><\/strong> e das informa\u00e7\u00f5es do pr\u00f3prio evento, como o n\u00famero de convidados presentes. Essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o muito valiosas para trabalhar relat\u00f3rios e avaliar o sucesso do evento.<\/p>\n O uso de um leitor de QRCode \u00e9 uma outra solu\u00e7\u00e3o que tem sido cada vez mais requisitada nas produ\u00e7\u00f5es de eventos. Isso, porque a ferramenta faz com que o check-in dos convidados seja bem mais \u00e1gil e eficiente.<\/p>\n Muita gente pode achar o processo de confirmar as presen\u00e7as muito trabalhoso, mas ele \u00e9 essencial para o sucesso do evento \u2014 e j\u00e1 existem solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas voltadas para otimizar essa tarefa. O ideal \u00e9 que isso seja feito com certa anteced\u00eancia, cerca de cinco dias antes do evento.<\/p>\n Desse modo, ainda h\u00e1 tempo dispon\u00edvel para realizar mudan\u00e7as e adapta\u00e7\u00f5es r\u00e1pidas, como a inclus\u00e3o de novos convidados. Nesse momento, \u00e9 interessante revisar a lista mais uma vez, para garantir que todos os convidados importantes foram lembrados.<\/p>\n Mesmo com todos esses cuidados, \u00e9 bem comum ter que lidar com problemas de \u00faltima hora em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 lista. Pode ser que algum convidado importante n\u00e3o possa mais comparecer, ou que parceiros influentes queiram incluir novas pessoas \u00e0 lista.<\/p>\n Para resolver essas situa\u00e7\u00f5es, \u00e9 preciso sempre ter um plano B encaminhado. Uma boa pr\u00e1tica \u00e9 a de deixar uma margem de garantia<\/a><\/strong> na lista, de forma que novos convidados n\u00e3o significar\u00e3o entraves log\u00edsticos. Para calcular essa estimativa \u00e9 preciso considerar um tamanho do evento, o espa\u00e7o dispon\u00edvel e o perfil dos convidados.<\/p>\nCrie listas menores<\/h2>\n
Defina um or\u00e7amento<\/h2>\n
Utilize solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas<\/h2>\n
Confirme as presen\u00e7as<\/h2>\n
Se prepare para imprevistos<\/h2>\n