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Vida de produtor de eventos n\u00e3o \u00e9 nada f\u00e1cil. Al\u00e9m da infinidade de tarefas e detalhes que comp\u00f5em o dia a dia dessa profiss\u00e3o, tamb\u00e9m faz parte das atribui\u00e7\u00f5es encontrar plataformas para eventos que agilizem os processos. E, nesse campo, quanto mais possibilidades, melhor.
\u00c9 quando a tecnologia surge como aliada desde os primeiros contatos (ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o entre a equipe, como o WhatsApp e o Slack) at\u00e9 a realiza\u00e7\u00e3o propriamente do evento (com plataformas para a cria\u00e7\u00e3o\/gest\u00e3o de listas de convidados), passando por aplicativos de gerenciamento de tarefas (como o Trello e o Microsoft Project).
Separamos algumas que podem ser grandes parceiras nas diferentes etapas de um projeto, divididas por suas fun\u00e7\u00f5es. Confira nossas dicas e bom evento:<\/p>\n
A ferramenta ajuda no gerenciamento de projetos, possibilitando a cria\u00e7\u00e3o de listas de tarefas. Entre os pontos positivos, est\u00e1 a possibilidade de ajustar os recursos \u00e0s necessidades do usu\u00e1rio \u2013 da organiza\u00e7\u00e3o de uma viagem \u00e0 produ\u00e7\u00e3o de um evento \u2013 e a caracter\u00edstica de poder ser usado tanto por um s\u00f3 indiv\u00edduo quanto por todo os membros de uma equipe. No modo de \u201cquadro\u201d, \u00e9 poss\u00edvel criar cart\u00f5es com uma s\u00e9rie de informa\u00e7\u00f5es, como checklists, anexos do Google Drive e Dropbox e coment\u00e1rios.<\/p>\n
Concorrente do Trello em algumas de suas fun\u00e7\u00f5es, esse software (em vers\u00e3o web e apps para Android e iOS) permite criar times dentro de uma mesma organiza\u00e7\u00e3o, e designar projetos e respons\u00e1veis por tarefas espec\u00edficas. Tamb\u00e9m possui modo \u201cquadro\u201d, onde \u00e9 poss\u00edvel criar cart\u00f5es com checklists e anexos (tanto de documentos do computador quanto de plataformas online de armazenamento de dados, como o Google Drive e o Dropbox).<\/p>\n
Software de comunica\u00e7\u00e3o de equipes com suporte a canais, conversas privadas, e integra\u00e7\u00e3o com servi\u00e7os externos, incluindo o Asana e o Trello. Se usado para centralizar toda a comunica\u00e7\u00e3o, torna mais simples a busca por arquivos antigos quando comparado, por exemplo, ao WhatsApp (quem j\u00e1 tentou achar um documento ou m\u00eddia compartilhado dias ou semanas atr\u00e1s sabe o quanto essa tarefa pode ser frustrante). Entre os destaques ainda, a possibilidade de marcar mensagens importantes com uma estrela, como no Gmail \u2013 o que tamb\u00e9m facilita a localiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Servi\u00e7o on-line que permite fazer videoconfer\u00eancias com at\u00e9 oito pessoas. A cria\u00e7\u00e3o da \u201csala\u201d gera um link, que \u00e9 ent\u00e3o compartilhado com todos os participantes \u2013 que n\u00e3o v\u00e3o precisar de uma conta nem instala\u00e7\u00e3o de um software ou aplicativo. A conversa se d\u00e1 diretamente pelo navegador (\u00e9 compat\u00edvel com Chrome, Firefox ou Opera). Quando todos os participantes estiverem na sala, \u00e9 ainda poss\u00edvel \u201ctranc\u00e1-la\u201d para que ningu\u00e9m mais a acesse.<\/p>\n
Plataforma de mensagens instant\u00e2neas e chat de v\u00eddeo \u2013 na mesma linha do Appear.in, mas com a vantagem de uma conex\u00e3o mais est\u00e1vel. \u00c9 compat\u00edvel tanto com computador quanto com smartphones, criando um servi\u00e7o de mensagens multiplataformas. Tudo em sincronizado a uma conta Google, que pode ser a mesma que o usu\u00e1rio utiliza para acessar o Gmail.<\/p>\n
Criado por uma empresa californiana, a ferramenta oferece servi\u00e7o de confer\u00eancia remota usando o princ\u00edpio da nuvem \u2013 utiliza\u00e7\u00e3o da mem\u00f3ria e da capacidade de armazenamento e c\u00e1lculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da internet. \u00c9 poss\u00edvel tamb\u00e9m realizar reuni\u00f5es online e criar esquemas colaborativos de trabalho \u00e0 dist\u00e2ncia.<\/p>\n
O aplicativo transforma o smartphone num \u201cwalkie-talkie\u201d (ou r\u00e1dio, termo mais comum entre os produtores de evento), o que elimina a necessidade de comprar outro aparelho para essa finalidade. Permite fazer a troca de mensagens de voz instant\u00e2nea. Um diferencial do app \u00e9 a possibilidade de criar grupos e deixar recados para mais de uma pessoa de uma vez s\u00f3. O Zello tamb\u00e9m grava o que o usu\u00e1rio envia, criando um registro das conversas.<\/p>\n
Ferramenta de intera\u00e7\u00e3o de p\u00fablico para reuni\u00f5es, eventos e confer\u00eancias, oferece sistema de perguntas e respostas interativas, pesquisas ao vivo e informa\u00e7\u00f5es sobre seu p\u00fablico. Em outras palavras, \u00e9 \u00fatil para facilitar o momento das perguntas em palestras e debates, em tempo real. A t\u00edtulo de refer\u00eancia, tem sido amplamente usado pelos organizadores do South by Southwest (SXSW), conjunto de festivais de cinema, m\u00fasica e tecnologia realizado anualmente em Austin, Texas (Estados Unidos).<\/p>\n
Considerada ideal para iniciantes, essa ferramenta permite criar listas personalizadas, campanhas segmentadas e mensurar os resultados (informa, por exemplo, a porcentagem de pessoas que abriram o e-mail).<\/p>\n
Ultrapassa o alcance e uma plataforma de e-mail marketing no momento em que cobre tamb\u00e9m a CRM (sigla para Customer Relationship Management, ou gest\u00e3o de relacionamento com o cliente). Al\u00e9m de criar campanhas, \u00e9 poss\u00edvel gerenciar as a\u00e7\u00f5es de vendas e marketing e integrar a equipe para atua\u00e7\u00f5es colaborativas.<\/p>\n
E-mails promocionais s\u00e3o o forte dessa plataforma, que permite tamb\u00e9m configurar autoresponders para entrar em contato automaticamente com novos clientes, al\u00e9m de emitir relat\u00f3rios detalhados e aumentar o alcance das campanhas.<\/p>\n
Quem atua na organiza\u00e7\u00e3o de um evento \u2013 seja o pr\u00f3prio realizador, o profissional de uma ag\u00eancia contratada ou mesmo um artista ou DJ \u2013 sabe que entre a cria\u00e7\u00e3o de uma lista de convidados<\/a> e a efetiva presen\u00e7a deles na hora e lugar marcados est\u00e1 um caminho que pode gerar muita dor de cabe\u00e7a.<\/p>\n O ponto principal aqui \u00e9 que a tecnologia utilizada permita autonomia por parte de que vai criar, gerenciar ou contribuir para essa lista. O que pressup\u00f5e uma interface simples tamb\u00e9m para os pr\u00f3prios convidados. Um link, um clique e mais um nome na lista: esse \u00e9 o objetivo. E no \u201cgrande dia\u201d, \u00e9 preciso contar com recursos (como aplicativos offline para tablets ou celulares) que ajudem a controlar e monitorar a chegada de cada convidado. Benef\u00edcios interessantes aos organizadores, como a cria\u00e7\u00e3o de uma lista de convidados que possa ser facilmente exportada, tamb\u00e9m devem pesar na decis\u00e3o de qual plataforma escolher.<\/p>\n Outro diferencial que merece aten\u00e7\u00e3o especial \u00e9 a forma como a empresa cria e analisa a base de dados relativa ao p\u00fablico<\/a>. Informa\u00e7\u00f5es importantes como data de anivers\u00e1rio, telefones e acesso ao perfil dos interessados nas redes sociais podem render uma um novo ponto de partida em outras ocasi\u00f5es. Da boa gest\u00e3o dessas informa\u00e7\u00f5es depende, por exemplo, conseguir antecipar que perfil de pessoa poder\u00e1 estar presente em um pr\u00f3ximo evento do mesmo g\u00eanero. A ideia nunca perder de vista quem j\u00e1 prestigiou um evento seu. Ao trazer seu evento para esse \u201cambiente\u201d online, \u00e9 poss\u00edvel importar (ou exportar) seus dados (via tabelas de Excel, por exemplo), sincronizar as informa\u00e7\u00f5es, registrar convidados e, em suma, ter uma boa ajuda na cria\u00e7\u00e3o da sua lista de convidados. Os contatos sincronizados e listas de convidados colaborativas ficam dispon\u00edveis online (o que permite constantes atualiza\u00e7\u00f5es). M\u00faltiplas contas e diferentes n\u00edveis de autoriza\u00e7\u00e3o permitem tamb\u00e9m delegar fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Aplicativo que tamb\u00e9m auxilia na cria\u00e7\u00e3o e gerenciamento da lista de convidados de um evento \u2013 por meio dele \u00e9 poss\u00edvel, por exemplo, receber notifica\u00e7\u00f5es quando um convidado especial chegar. A ferramenta tamb\u00e9m permite fazer o check-in dos presentes (via QR Code), incorporar \u00e0 lista convidados n\u00e3o planejados e criar uma base de dados, p\u00f3s evento, com todos os que compareceram.<\/p>\n \u00c9 nesse cen\u00e1rio cheio de possibilidades \u2013 e vers\u00f5es de ferramentas de apoio aos organizadores de evento \u2013 que uma plataforma pode se destacar ao oferecer mais de um servi\u00e7o, num \u00fanico aplicativo. Um dispositivo que v\u00e1 al\u00e9m de seus recursos t\u00e9cnicos e possa, efetivamente, conectar pessoas, promovendo e facilitando encontros e troca de ideias.
Entre os servi\u00e7os digitais dispon\u00edveis para essa fun\u00e7\u00e3o, merecem destaque aqueles que se encarregam do \u201cbra\u00e7al\u201d e deixam o organizador livre para gerenciar contatos importantes e desenhar o melhor p\u00fablico-alvo para determinado evento. Conhe\u00e7a dois dos mais usados:<\/p>\nSnafflz<\/a><\/strong><\/h4>\n
CheckInEasy<\/a><\/strong><\/h4>\n
Descubra o Lets.events<\/a><\/h2>\n
O compromisso do Lets.events \u00e9 com uma vis\u00e3o integral da realiza\u00e7\u00e3o de um evento \u2013 da cria\u00e7\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o da lista de convidados \u00e0 venda de ingressos, passando pela coleta inteligente de informa\u00e7\u00f5es importantes sobre o seu p\u00fablico e auxiliando na constru\u00e7\u00e3o da estrat\u00e9gia de marketing.<\/p>\nIngressos online<\/h3>\n