Quando se trata da organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o de eventos, n\u00e3o importa se o seu \u00e9 de pequeno, m\u00e9dio ou grande porte. Com um cronograma todo bagun\u00e7ado ou inexistente, voc\u00ea pode colocar toda a sua produ\u00e7\u00e3o a perder.<\/p>\n
Mas calma, chega de receio. O objetivo deste post \u00e9 fornecer dicas de como organizar um cronograma eficiente para que o seu evento seja um sucesso!<\/p>\n
Se interessou? Continue lendo o post para saber mais!<\/p>\n
Quando a organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o de um evento \u00e9 iniciada, existem tantas etapas e pequenos detalhes logo no come\u00e7o que podem passar despercebidos e gerar grandes problemas l\u00e1 na frente.<\/p>\n
Ao entender este cen\u00e1rio, voc\u00ea compreende tamb\u00e9m o papel que um cronograma bem elaborado tem na produ\u00e7\u00e3o de um evento, pois \u00e9 nele que vai constar todas as atividades a serem feitas para que todos envolvidos possam checar.<\/p>\n
O cronograma de organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o de eventos tamb\u00e9m serve para toda a sua equipe ganhar tempo<\/a>, evitar desgastes e estresses sem necessidade, uma vez que estar\u00e3o anotadas todas as a\u00e7\u00f5es a serem tomadas, as datas corretas, os respons\u00e1veis por cada etapa e muito mais.<\/p>\n Pode at\u00e9 parecer uma perda de tempo e recursos passar horas (e at\u00e9 dias) elaborando um cronograma para o seu evento antes de p\u00f4r a m\u00e3o na massa, mas voc\u00ea ver\u00e1 l\u00e1 na frente que ter\u00e1 valido a pena.<\/p>\n Ah, e a grande vantagem de se dedicar tanto na produ\u00e7\u00e3o do seu primeiro cronograma \u00e9 que voc\u00ea ter\u00e1 um modelo pronto para usar de base para outros, j\u00e1 que muitas etapas da organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o de eventos posteriores ser\u00e3o semelhantes.<\/p>\n Est\u00e1 preparado para dar o primeiro passo na montagem do cronograma do seu evento? Separe planilhas ou infogr\u00e1ficos para anotar tudo o que deve ser feito nele. Feito isso, est\u00e1 na hora de come\u00e7ar.<\/p>\n Primeiramente, voc\u00ea precisa dividir as a\u00e7\u00f5es que ser\u00e3o postas em pr\u00e1tica antes, durante e ap\u00f3s o evento<\/a>. \u00c9 necess\u00e1rio elencar todas as etapas, os respons\u00e1veis por cada atividade e ter espa\u00e7os para separar o que j\u00e1 foi feito do que ainda falta ser executado.<\/p>\n Outra dica para voc\u00ea colocar em pr\u00e1tica, no in\u00edcio o cronograma, \u00e9 pensar em objetivos espec\u00edficos que o seu time quer atingir com a realiza\u00e7\u00e3o do seu evento. Assim, as pessoas poder\u00e3o pensar em suas a\u00e7\u00f5es de forma mais direta, dando foco total em suas metas e no p\u00fablico a ser atingido.<\/p>\n Quando estiver listando as atividades, estipule prazos para cada uma ser cumprida. Existem diversos tipos que demandam mais urg\u00eancia, por isso \u00e9 necess\u00e1rio ter um prazo mais curto para ser cumprida, como escolher o local, a data, o hor\u00e1rio e as atra\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Em outras atividades, os prazos precisam ser mais longos, pois \u00e9 necess\u00e1rio esperar respostas de fornecedores, como os de bebidas, de equipamentos, som, luz e mais.<\/p>\n Estabele\u00e7a os deadlines <\/em>de cada atividade, indique o respons\u00e1vel por fazer com que ela seja cumprida no prazo e veja o seu evento ser constru\u00eddo com efici\u00eancia e sem problemas ao longo do caminho.<\/p>\n Tenha decidido, desde o come\u00e7o, o or\u00e7amento base para que seu evento aconte\u00e7a<\/a>, al\u00e9m de como ele ser\u00e1 distribu\u00eddo entre as \u00e1reas de organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o. Se voc\u00ea souber se organizar com o que tem dispon\u00edvel no caixa da empresa, ver\u00e1 que n\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio milh\u00f5es em dinheiro para produzir um evento de qualidade.<\/p>\n Agora, se voc\u00ea j\u00e1 est\u00e1 pensando em contar com algum tipo de lucro arrecadado em seu evento, n\u00e3o deixe de colocar esta proje\u00e7\u00e3o em seu cronograma, para que voc\u00ea possa ter no\u00e7\u00e3o dos investimentos a serem feitos j\u00e1 no momento da organiza\u00e7\u00e3o, quando as vendas dos ingressos estiverem no ar.<\/p>\n Deixe tamb\u00e9m na planilha do cronograma um espa\u00e7o para que observa\u00e7\u00f5es possam ser feitas. Voc\u00ea pode tomar notas sobre algum tipo de pend\u00eancia em seu evento que pode estar afetando o andar de toda a produ\u00e7\u00e3o. Assim, toda a equipe estar\u00e1 ciente e se mobilizar\u00e1 para encontrar a solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Por exemplo: se uma pessoa entrou em contato com um convidado do evento pela manh\u00e3 e ser\u00e1 necess\u00e1rio mais tempo para aguardar a confirma\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel deixar um aviso para a pessoa que entrar\u00e1 no turno seguinte, seja por voc\u00ea ter que se ausentar ou o seu turno de trabalho acabar.<\/p>\n Tenha um espa\u00e7o na parte de finan\u00e7as voltado para os fornecedores, atra\u00e7\u00f5es e profissionais terceirizados do seu evento. Anote o nome da empresa, do colaborador, o tempo de servi\u00e7o que ele est\u00e1 prestando, os direitos e deveres de cada uma das partes e o valor do sal\u00e1rio.<\/p>\n Em seu cronograma, \u00e9 essencial que esteja definido todas as atra\u00e7\u00f5es do evento, o hor\u00e1rio em que cada um se apresentar\u00e1, para prevenir que alguma n\u00e3o estoure o tempo, gerando atrasos e afetando o planejamento pr\u00e9vio.<\/p>\n Tamb\u00e9m tenha uma programa\u00e7\u00e3o para o time que estar\u00e1 trabalhando no evento. Monte uma lista de todos os membros da equipe<\/a>, as tarefas a serem feitas antes, durante e depois do evento e, caso seja necess\u00e1rio, o hor\u00e1rio de revezamento entre os \u00a0funcion\u00e1rios.<\/p>\n Um cronograma de eventos perfeito \u00e9 aquele que possui todos os detalhes importantes sobre a sua produ\u00e7\u00e3o, tanto antes dele quanto durante e at\u00e9 mesmo depois. Neste \u00faltimo caso, voc\u00ea pode indicar no cronograma os dados contidos no border\u00f4<\/a> como o lucro que o evento teve, os danos, preju\u00edzos e feedbacks <\/em>dos frequentadores<\/a>.<\/p>\nPasso a passo para montar o cronograma do seu evento<\/h2>\n
O que fazer e quando fazer<\/h3>\n
Datas<\/h3>\n
Finan\u00e7as<\/h3>\n
A programa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Conclus\u00e3o<\/h2>\n