{"id":8190,"date":"2023-05-30T09:00:28","date_gmt":"2023-05-30T12:00:28","guid":{"rendered":"https:\/\/lets.events\/blog\/?p=8190"},"modified":"2023-05-31T21:56:12","modified_gmt":"2023-06-01T00:56:12","slug":"lista-de-convidados-situacoes-que-prejudicam-a-reputacao-da-sua-empresa-de-eventos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/lets.events\/blog\/lista-de-convidados-situacoes-que-prejudicam-a-reputacao-da-sua-empresa-de-eventos\/","title":{"rendered":"Lista de convidados: situa\u00e7\u00f5es que prejudicam a reputa\u00e7\u00e3o da sua empresa de eventos"},"content":{"rendered":"

A <\/span>lista de convidados <\/b>\u00e9 um dos elementos mais importantes da organiza\u00e7\u00e3o de eventos onde n\u00e3o haver\u00e1 venda de ingressos. A partir dessa lista \u00e9 poss\u00edvel estimar com mais precis\u00e3o detalhes como o tamanho do espa\u00e7o, a quantidade de cadeiras, o buffet, entre outros elementos necess\u00e1rios para a produ\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

No post de hoje vamos falar sobre situa\u00e7\u00f5es que prejudicam a reputa\u00e7\u00e3o de uma empresa de eventos em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 lista de convidados. Acompanhe e evite esses problemas nos seus projetos!<\/span><\/p>\n

Lista de convidados: conhe\u00e7a as situa\u00e7\u00f5es prejudiciais \u00e0 reputa\u00e7\u00e3o da sua empresa<\/b><\/h2>\n

A gest\u00e3o da lista de convidados \u00e9 a base para a realiza\u00e7\u00e3o de um bom evento. Falhas com essa lista se refletem em problemas que podem prejudicar a reputa\u00e7\u00e3o da sua empresa.<\/span><\/p>\n

A seguir apresentaremos as principais situa\u00e7\u00f5es problem\u00e1ticas relacionadas e como evit\u00e1-las, acompanhe!<\/span><\/p>\n

1. Escolha de um local inadequado para a quantidade de pessoas<\/b><\/h3>\n

A lista de convidados deve servir de base para a escolha do local onde o evento ser\u00e1 realizado. O espa\u00e7o precisa ter o tamanho ideal para acomodar com conforto os participantes. Essa \u00e9 uma quest\u00e3o de seguran\u00e7a que se reflete nos custos gerados pelo evento.<\/span><\/p>\n

A neglig\u00eancia da lista pode gerar custos desnecess\u00e1rios e levar \u00e0 tomada de decis\u00f5es equivocadas. Ent\u00e3o, tendo as informa\u00e7\u00f5es da lista em m\u00e3os, organize as etapas relacionadas \u00e0 recep\u00e7\u00e3o e acomoda\u00e7\u00e3o das pessoas.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00c9 de responsabilidade da empresa de eventos alertar o cliente a respeito da inadequa\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o escolhido para o evento. Se o local for grande ou pequeno demais, \u00e9 fundamental fazer esse alerta. Lembre-se de que a prioridade \u00e9 entregar uma experi\u00eancia impec\u00e1vel.<\/span><\/p>\n

2. \u201cPenetras\u201d no evento<\/b><\/h3>\n

Tem algo mais desagrad\u00e1vel do que ter que pedir para uma ou mais pessoas se retirarem de um evento por serem \u201cpenetras\u201d? Esse \u00e9 o tipo de situa\u00e7\u00e3o que gera grande como\u00e7\u00e3o e que pode impactar negativamente o cliente. Quem assiste a essa cena pode ter a impress\u00e3o de que a empresa n\u00e3o tem responsabilidade.\u00a0<\/span><\/p>\n

Evitar essa situa\u00e7\u00e3o de grande constrangimento \u00e9 relativamente f\u00e1cil quando h\u00e1 uma boa gest\u00e3o da lista de convidados. A rela\u00e7\u00e3o de nomes deve ser utilizada como a principal ferramenta de gerenciamento de acesso dos convidados. Use-a para fazer o credenciamento e o check-in dos convidados, quando necess\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

Ter esse cuidado evitar\u00e1 que pessoas de fora do evento entrem e reduzam o conforto daqueles que t\u00eam o direito leg\u00edtimo de estarem presentes. Quando o evento ocorre com tranquilidade, \u00e9 mais f\u00e1cil impactar positivamente o p\u00fablico e gerar indica\u00e7\u00f5es futuras.<\/span><\/p>\n

3. Uso de lista impressa<\/b><\/h3>\n

Listas impressas est\u00e3o ultrapassadas e podem gerar uma s\u00e9rie de problemas. N\u00e3o \u00e9 incomum que elas tenham peda\u00e7os faltando e anota\u00e7\u00f5es de nomes feitas \u00e0 caneta. Esses procedimentos acabam gerando situa\u00e7\u00f5es desagrad\u00e1veis com convidados e f\u00e1cil acesso para os penetras.<\/span><\/p>\n

A dica para evitar esse problema \u00e9\u00a0 utilizar uma plataforma online de organiza\u00e7\u00e3o de eventos, como a da <\/span>Lets Events<\/a><\/strong>.<\/strong> O sistema da Lets permite acompanhar as vendas e ades\u00f5es ao evento e ainda controlar as entradas com um check-in r\u00e1pido e eficiente.\u00a0<\/span><\/p>\n

Um sistema como esse torna mais \u00e1gil o processo de recep\u00e7\u00e3o dos convidados e evita situa\u00e7\u00f5es embara\u00e7osas. Al\u00e9m disso, permite saber de antem\u00e3o a quantidade de pessoas que comparecer\u00e3o, ajudando a escolher um local mais adequado.\u00a0<\/span><\/p>\n

4. Previs\u00e3o errada para contrata\u00e7\u00e3o de fornecedores<\/b><\/h3>\n

Comparecer a um evento e perceber que est\u00e1 faltando comida, bebida e cadeiras para todos gera uma p\u00e9ssima impress\u00e3o. A falta de um gerenciamento correto da lista de convidados pode trazer dificuldades em determinar as quantidades que devem ser solicitadas aos fornecedores.\u00a0<\/span><\/p>\n

Por sua vez, quando h\u00e1 uma lista de convidados com as devidas confirma\u00e7\u00f5es pr\u00e9vias, fica mais simples estabelecer essas necessidades. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m permite analisar se a quantidade de banheiros est\u00e1 adequada. Ningu\u00e9m quer passar grande parte do tempo do evento na fila, n\u00e3o \u00e9 mesmo?\u00a0<\/span><\/p>\n

5. Compareceram mais convidados do que foram confirmados<\/b><\/h3>\n

As empresas devem alertar os seus clientes da import\u00e2ncia de estimular os participantes a confirmarem presen\u00e7a com alguma anteced\u00eancia. No entanto, mesmo com esse aviso, n\u00e3o \u00e9 incomum situa\u00e7\u00f5es em que pouco antes do in\u00edcio do evento haja mais confirma\u00e7\u00f5es do que o esperado.\u00a0<\/span><\/p>\n

Esses check-ins<\/a> <\/strong>inesperados podem representar dificuldades em alocar os participantes com conforto e atender \u00e0s suas necessidades. Ent\u00e3o, \u00e9 interessante que a sua empresa converse com os clientes, alertando da import\u00e2ncia dessa confirma\u00e7\u00e3o com anteced\u00eancia para evitar:<\/span><\/p>\n