A organização e gestão de eventos podem contemplar desde uma comemoração simples dentro de um ambiente empresarial até grandes exposições. São estruturas variadas como seminários, convenções, exposições, palestras, feiras, fóruns, comemorações de datas especiais, lançamentos, etc. Seja em âmbito empresarial ou não. O fato é que os eventos se tornaram estratégias eficazes para instituições que visam estreitar o seu relacionamento com os mais diversos públicos. Logo, a gestão de eventos deve ser considerada um importante investimento estratégico para empresas dos mais variados segmentos.
Na gestão de eventos a eficácia está, principalmente, na garantia de um planejamento estratégico bem estruturado. E para isso, o produtor precisa garantir que pontos como objetivo do evento, custos, data, local, orçamento disponível, entre outros itens estejam devidamente contemplados e detalhados em um documento formal.
Você pode estar se perguntando: qual a necessidade de tudo isso?
Já adiantamos que tudo o que envolve custos, interesses profissionais, público e marca precisa receber toda atenção, e este cenário não é diferente na produção de um evento. O organizador precisa garantir que tudo esteja devidamente alinhado para que no grande dia tudo aconteça de forma organizada a ponto de agregar valor à marca ou pessoa física que dá nome ao evento.
**Passo-a-passo na organização de um evento **
O primeiro item que não pode faltar na organização de um evento é uma planilha contemplando todo o planejamento estratégico, de preferência dividida em ações antes, durante e pós evento. Ah, nunca se esqueça do pós evento – vamos explorar melhor esta questão, mas é sempre válido reforçar. Planilha feita, é hora de efetivamente colocar cada item dela em prática.
Pré evento:
Esta é a fase de concepção da ideia. Definido o que será trabalhado é preciso agilizar o local de realização, quem serão os fornecedores, qual será o público alvo e como serão convidados. Se houver algum palestrante ou um convidado especial, verificar sua disponibilidade, custos, investimentos, etc.
No pré evento o organizador monta sua equipe, define as demandas de cada um e faz a gestão de todos para garantir que cada parte do evento esteja sendo devidamente providenciada. Nesta fase é preciso reunir a equipe para prever possíveis problemas, identificar necessidades e, principalmente, propor soluções e até elaborar “planos B”. Se tem algum momento passível de erro é agora!
Durante o evento
Esta fase contempla desde a instalação de estruturas, montagem e decoração do ambiente até desmontagem dos mesmos. Aqui a equipe precisa estar inteiramente comprometida e alinhada, afinal os convidados começam a chegar e qualquer imprevisto pode ser crucial para o sucesso do evento.
Ao longo do evento os organizadores precisam garantir que o planejamento de acontecimentos seja cumprido conforme informado anteriormente aos participantes. O que garante eficácia na gestão de eventos. Em casos onde houver credenciamento, acontecimentos isolados ao mesmo tempo ou agendas individuais, é importante ter pessoas responsáveis em cada departamento para evitar ou contornar eventuais problemas. Ah, mas não é só para identificar problemas que esses profissionais são importantes. Mas também para levantar feedback e opiniões em tempo real.
Finalizada toda programação prevista, começa o processo de desmontagem do espaço físico. E acredite, essa fase também é essencial. Pois ainda que os convidados já tenham finalizado suas participações, o evento termina quando definitivamente as luzes se apagam. Logo, toda atenção e cuidado com essa fase da gestão de eventos é importante.
Pós-evento
Como dissemos, o evento só termina quando as luzes se apagam. Mas na verdade temos algo para contar. O evento não acaba aí, pois a equipe ainda tem a missão de manter viva na memória dos convidados o “grande dia”. Para isso vários recursos podem ser utilizados, como pesquisas, brindes, fotos do evento, etc.
No caso, o pós evento não acontece apenas para os convidados, quem ajudou na organização também deve ser reconhecido. Sendo assim, um agradecimento sincero e original à quem contribuiu para o sucesso desta organização faz toda a diferença.
**Problemas durante o evento, como evitar? **
Problemas sempre podem surgir, como a organização vai lidar com cada um deles é o diferencial. Ainda que a equipe preveja possíveis “erros” ou problemas, algumas questões podem fugir dos planejamentos.
Neste momento, contar com uma equipe auto-gerenciável e informada faz toda diferença. E aqui estamos falando de todos os profissionais envolvidos nessa gestão, como: comunicólogos, recepcionistas, responsáveis pela parte elétrica, estrutura, iluminação, buffet, fotógrafo, segurança, decoração, entre outros.
Saber delegar e deixar claro as funções de cada um desses profissionais, por mais que seja óbvio, previne inúmeras falhas. Logo, não deixe de comunicar sua equipe de nada, a falta de informação pode gerar danos irreparáveis. Por fim, garanta que a comunicação entre sua equipe no dia do evento aconteça de forma rápida e eficaz. Contar apenas com internet local, bateria do celular. meteorologia, ou outros pontos que fogem ao seu alcance nunca dará certo. Tenha uma carta na manga para colocar o plano B em ação. Combinado?
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