A organização de um evento corporativo pode soar como complexa para muitos profissionais, afinal, são diversos fatores a serem atendidos para garantir resultados satisfatórios, desde a decoração até o que será servido para os convidados.
Para evitar transtornos significativos, principalmente em relação a prejuízos, é interessante que o planejamento seja realizado o mais cedo possível.
Isso se deve ao fato de que a organização tem impacto em todos os serviço contratados, inclusive pela possibilidade de comprometer uma procura cautelosa por opções de qualidade e que realmente atendam às exigências da ocasião.
A seguir, confira os cinco fatores que não podem ser negligenciados na organização de um evento para sua empresa:
1- A data ideal
A princípio, escolher a data pode soar como algo de grande simplicidade, porém, há alguns períodos que podem ser desfavoráveis para a realização de eventos corporativos, como final de mês e durante a semana.
O primeiro caso se deve ao fato de que comumente o final do mês pode ser desgastante para os funcionários por conta de objetivos, vendas e metas a serem alcançadas. Enquanto durante a semana, o fluxo de trabalho pode ser comprometido.
Dessa forma, é preciso analisar a situação da corporação, o fluxo nos setores, assim como a disponibilidade de convidados para encontrar as melhores possibilidades de datas.
2- Local com estrutura adequada
O tipo de local pode ser decisivo para o orçamento envolvido devido ao tipo de estrutura disponibilizada para os contratantes. Até porque, há locais que dispõem de diferentes ambientes e pacotes variados.
Em alguns casos, ao se tratar de ocasiões mais simples, uma estrutura mais compacta, porém, que comporte as pessoas, equipamentos, área para alimentação, entre outras necessidades básicas, pode ser o suficiente.
Por essa causa, é preciso ter consciência do número de pessoas, tipo de decoração, evento, duração, entre outros aspectos que influenciam no número de áreas, recursos elétricos, banheiros, tamanho do local de serviço e existência de espaço externo.
Por exemplo, dependendo do tipo e/ou duração do evento, pode ser necessário contar com equipamentos como geradores, principalmente para evitar transtornos em áreas com dificuldades na distribuição de energia ou caso ocorra alguma falha.
Naturalmente, caso seja uma exigência a ser atendida, é imprescindível garantir que a manutenção de geradores de energia seja realizada de forma periódica no local, pois é algo que previne problemas severos em seu desempenho.
3- Alimentação de qualidade
Conforme será abordado ao longo do texto, diferentes aspectos devem ser cautelosamente analisados ao se tratar da escolha da alimentação, mas, neste ponto, é crucial dar ênfase à importância da sua qualidade.
Afinal, seja em um buffet para 150 pessoas ou que atenda um número inferior, a qualidade deve ser priorizada, até mesmo por questões de saúde.
Verificar a procedência também é uma atitude que pode fazer a diferença, assim como observar impressões de clientes que já contrataram as empresas em potencial.
4- Análise da equipe necessária
A terceirização de serviços, como de recepcionista para eventos, também pode ser facilitada de acordo com o local, que inclusive pode contar com uma equipe com profissionais de diferentes áreas.
Se por um lado encontrar os profissionais necessários para a realização do evento pode ser viabilizado pelo local escolhido, por outro, pode haver a necessidade de buscar equipes terceirizadas como, por exemplo, ter de contratar uma empresa de limpeza para eventos.
Nesse caso, é preciso analisar com muita cautela quais são os principais pontos a serem atendidos no evento e as empresas que oferecem um melhor custo-benefício.
Existem alguns serviços que são imprescindíveis, como limpeza, apontado anteriormente, recepcionista, garçom e, dependendo do porte da ocasião, buscar por profissionais de uma empresa de segurança para eventos também pode ser crucial.
5- Investimento bem definido
A ausência de um determinado investimento com precisão e de forma prévia pode causar grandes transtornos durante o planejamento da ocasião e, posteriormente, ao acertar o pagamento de cada serviço contratado, inclusive do local.
Dessa maneira, desde os recursos que serão voltados para a contratação de um manobrista para eventos até o buffet, é preciso que tudo seja mensurado e, principalmente, que limites sejam traçados.
É importante que exista clareza nos investimentos e que a verba seja planejada para essa finalidade. Em caso de dificuldade, pode ser interessante apostar em uma planilha ou outro tipo de plataforma para a organização de informações e cálculos.
Esses 5 pontos são fundamentais para um evento corporativo, porém, há alguns outros detalhes que também são essenciais e complementam a organização de sua confraternização, e que é necessário ter conhecimento.
Como escolher o buffet?
Assim como em todos os outros elementos apresentados ao longo do texto, é preciso ter cautela na contratação e, no que diz respeito ao buffet, os principais pontos a serem considerados são:
- Estilo;
- Público;
- Duração;
- Horário.
Quando falamos do estilo, para compreender a importância de considerar esse tipo de fator, basta imaginar as distinções entre uma confraternização e um workshop. Ambos são ideias para os relacionamentos, porém, apresentam dinâmicas divergentes.
É algo que acaba tendo impacto na seleção de pratos e até mesmo dos petiscos, pois algumas ocasiões exigem maior praticidade e leveza.
É fundamental dar ênfase à relação da escolha do tipo de buffet com os horários, pois normalmente pratos mais leves são ideais para eventos durante a manhã, nesse caso, café, chás e sucos também podem ser recomendados.
Caso seja um evento com diversas pausas, é ainda mais importante apostar nas variações, como doces, saladas de frutas ou até mesmo oferecer um almoço dependendo do horário.
Já no período da tarde, pode ser uma escolha mais assertiva apostar em lanches, como pães, bolos e salgados, enquanto ocasiões noturnas normalmente contam com jantar.
Em qualquer período, é de grande importância considerar que o público pode apresentar restrições, além do fato de que cada um apresenta preferências no que diz respeito a alimentação.
Naturalmente, não é possível atender cada pessoa, mas existe a possibilidade de investir em um cardápio variado. Por exemplo, em um jantar, pode-se apostar tanto em carnes vermelhas e massas quanto em saladas gourmet.
Caso parte do local destinado a alimentação não tenha cobertura, pode ser favorável apostar em recursos como uma tenda cristal, que garante a proteção contra intempéries, ao mesmo tempo em que atende a estética e conforto.
É interessante visitar empresas para um conhecimento mais claro sobre os serviços oferecidos, assim como para solucionar qualquer dúvida a respeito de garçons, louças, existência de cardápios, entre outras possibilidades que podem ser relevantes.
Passos como esse são cruciais, principalmente em eventos de grande porte, assim como a degustação do que será servido, afinal, é preciso garantir a qualidade e o sabor do que será contratado.
As vantagens dos brindes em eventos corporativos
Antes de abordar os principais benefícios que os brindes podem oferecer nas ocasiões corporativas, é válido citar que diversas opções podem ser selecionadas, tanto em conjunto quanto separadamente.
Em meio as alternativas, é possível citar camisas, itens de papelaria, copos personalizados, bolsas ecológicas, eletrônicos e acessórios dos mais variados segmentos.
Para uma escolha adequada, é indispensável analisar fatores como a contextualização dos itens entregues, utilidade e independente do tipo, a qualidade deve ser sempre uma das prioridades.
A distribuição de brindes, assim como diversas escolhas no meio corporativo, pode ser encarada de forma estratégica. Afinal, uma perspectiva positiva da marca faz toda a diferença.
Por essa razão, ao invés de serem encarados somente como um complemento, os brindes exigem um planejamento e podem ser utilizados para atender diversos objetivos, tais como:
- Investir na satisfação das pessoas;
- Fortalecer a organização;
- Aproveitar para captar dados;
- Alcançar mais engajamento.
Por mais que um brinde possa ser uma parte interessante para uma estratégia, é válido citar que se trata de uma oportunidade de investir na satisfação de todas as pessoas presentes.
É uma ação capaz de transmitir profissionalismo e zelo por cada um, o que reforça a necessidade de que a empresa escolha com cuidado.
Com os brindes personalizados há a possibilidade de reforçar de forma significativa o conceito da marca, principalmente se o item escolhido apresentar compatibilidade com o tipo de evento ou área de atuação da empresa.
Pode ser uma maneira de obter dados, por exemplo, requisitar um cadastro rápido para a entrega de brindes de luxo. As informações podem ser utilizadas em estratégias posteriores como, por exemplo, no envio de conteúdos através do e-mail marketing.
Itens atrativos podem gerar um maior engajamento nas plataformas da corporação com comentários e curtidas, além de menções em outros perfis, o que também é significativo para as estratégias de marketing.
Caso seja um evento periódico, a distribuição desses elementos também pode ser uma forma de divulgar a ocasião de maneira positiva e, assim como situações pontuais, contribuir com o engajamento.
Não só ao abordar os brindes, mas em todos os pontos apontados no decorrer do texto, é preciso que exista cautela com o tipo de experiência que será proporcionada para cada pessoa presente.
Afinal, independente do tipo e porte do evento, garantir a satisfação é indispensável. Caso contrário, a imagem da empresa pode ficar comprometida perante os colaboradores, convidados e até mesmo clientes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
