O controle financeiro é fundamental em toda empresa e projeto, afinal, é através dele que os recursos serão usados de modo inteligente e organizado. Isso também inclui o setor de eventos, em que é necessário manter a organização para que tudo fique dentro do orçamento.
Esse é um assunto que costuma assustar alguns organizadores de eventos por parecer complexo. Embora seja realmente um pouco trabalhoso realizar a gestão financeira, esse passo não pode ser deixado de lado.
Lembre-se que é o bom controle das finanças que irá proporcionar um planejamento mais tranquilo e permitir que os melhores fornecedores sejam contratados. Siga a leitura para saber mais sobre a importância dessa etapa!
O que significa controle financeiro em eventos?
Para realizar um bom controle financeiro para o seu evento, antes é importante entender exatamente o que isso significa. Trata-se do registro dos valores destinados a cada detalhe da produção, da contratação de funcionários ao aluguel do espaço.
Podemos comparar a gestão financeira de um evento a um quebra-cabeças. A imagem completa é o valor final que se pretende aplicar no projeto. Já as peças são os custos que deverão se encaixar para chegar ao valor esperado.
Por que o controle financeiro em eventos é importante?
Por melhor que seja um plano, nem sempre as coisas acontecem como o esperado. Com um bom controle financeiro torna-se mais simples resolver certas eventualidades e até se antecipar para evitar problemas.
Imagine que ao incluir todos os valores em uma planilha, você percebe que os custos estão se excedendo do valor final. Então, poderá negociar com fornecedores ou buscar outro que se encaixe no orçamento esperado.
Outro ponto que mostra a importância do controle financeiro em eventos diz respeito a custos extras que podem surgir. Ao manter os gastos organizados é possível formar uma reserva para esse tipo de situação, evitando desequilibrar as contas do projeto.
7 Dicas para realizar o controle financeiro do seu evento
Agora que já sabe o que é controle financeiro e sua importância para a organização de eventos, confira dicas para aplicar às suas produções. São ações práticas que irão facilitar muito todo o planejamento dos eventos, proporcionando também mais confiança para tomar decisões. Vamos lá?
1. Escolha um meio para realizar o controle financeiro
O primeiro passo para realizar o controle financeiro de eventos é escolher o meio para fazer isso. É possível utilizar planilhas, como as do Excel ou do Google, ou sistemas específicos para essa finalidade.
No caso das planilhas, o uso é gratuito, porém necessitam de um pouco mais de dedicação para organizar tudo. Já os sistemas de finanças são mais práticos, mas são serviços pagos. Analise a situação da sua empresa para tomar a melhor decisão quanto a isso.
2. Defina o custo total de cada evento
Agora que o meio utilizado para realizar o controle financeiro foi definido, é hora de irmos para a parte prática. Todo evento deve ter seu custo total definido previamente, através de análises prévias do número de participantes.
Definir esse valor é essencial, pois ele irá nortear as decisões que serão tomadas, como o espaço a ser alugado, as atrações e outros detalhes. Mesmo que esse dado possa ser alterado ao longo do tempo, é importante iniciar com um número definido.
3. Liste todos os custos
Mais um passo importante da gestão financeira de um evento é listar todos os custos, diferenciando os fixos e os variáveis. Inclua tudo que tiver relação direta com a produção, como pagamento dos colaboradores, fornecedores, aluguel do espaço etc.
É válido pedir orçamento para diferentes empresas para optar por aquelas que, além de qualidade, tenham preços que estejam dentro do custo previsto. Lembra-se que falamos do quebra-cabeça? Para fazer as peças se encaixarem é preciso conhecê-las.
4. Registre a venda de ingressos
Realize a venda de ingressos no Lets.events e vá acompanhando os resultados. Isso permitirá que tenha um controle mais efetivo, facilitando a tomada de decisões. Inclusive, é válido utilizar as ferramentas que a plataforma oferece para aumentar a conversão.
Além de registrar as vendas, defina metas para alcançar em cada etapa. Assim poderá criar estratégias mais efetivas, como a disponibilização de cupons de desconto, investimento em anúncios, parcerias com influenciadores digitais, entre outras.
5. Separe uma reserva para custos extras
Falamos anteriormente sobre a importância da reserva no orçamento de um evento e vale a pena nos aprofundarmos um pouco mais no assunto. Acredite, os custos extras sempre aparecem, pode ser algo que não havia previsto, como uma tenda para dias chuvosos, por exemplo, ou algum conserto.
A porcentagem do orçamento que deverá ser destinada depende de uma série de fatores. Para chegar a um valor seguro, analise o orçamento como um todo e chegará a uma boa resposta.
6. Registre todas as entradas e saídas
Toda entrada e saída de dinheiro do caixa do evento deve ser registrada, mesmo que o valor seja baixo. Deixar de incluir custos pequenos pode resultar em descontrole e outros problemas, portanto, anote tudo.
7. Mantenha a conta da empresa separada da pessoal
Por fim, uma dica que vale para organizadores de eventos e todos os outros profissionais: a conta bancária da empresa deve ser separada da pessoal. Manter apenas uma pode até parecer menos burocrático, mas é capaz de gerar diversos problemas e dificultar o controle financeiro.
Já pensou na complicação de dividir exatamente os valores do evento e os das suas contas pessoais? Em meio a uma rotina cheia de afazeres é praticamente impossível conseguir manter a organização dessa forma.
O ideal é ter uma conta de pessoa física e outra de pessoa jurídica e, assim como empresários em geral, destinar todos os meses um pró-labore, que é o “salário” de quem tem o próprio negócio. Essa é uma ação crucial para manter a saúde financeira de uma empresa.
O controle financeiro é fundamental para um evento, pois é através dele que os valores serão destinados corretamente. Uma má gestão pode comprometer a qualidade da produção e resultar em um efeito dominó de problemas.
