Eventos ao ar livre são incríveis e transmitem uma energia única aos participantes! No entanto, para ter sucesso nesse tipo de projeto é necessário considerar alguns pontos. Afinal, é uma modalidade que está mais vulnerável ao clima, então todo o cuidado é pouco!
Continue acompanhando para conferir as dicas que preparamos para a realização de eventos ao ar livre memoráveis! Vamos começar a idealizar essa produção?
Tipos de eventos ao ar livre
Nem toda produção faz sentido de ser realizada ao ar livre. Não é uma boa ideia promover, por exemplo, uma conferência em um local aberto, pois é um tipo de evento em que as pessoas ficam longas horas acompanhando palestras, debates e outras apresentações.
Esse conceito combina bem com shows, luaus, certos tipos de feira, festivais gastronômicos de comida de rua, campeonatos esportivos de determinadas modalidades, encontros temáticos, gincanas, confraternizações, festas particulares e outras.
Como em qualquer outro tipo de produção, o local ajuda a compor a atmosfera. Nos eventos ao ar livre, essa composição é feita pelo céu, o gramado, a natureza e outras características do espaço escolhido.
10 Dicas para realizar eventos ao ar livre
Vai realizar um evento ao ar livre e não quer sofrer com imprevistos? Então confira as dicas que preparamos e tome todos os cuidados necessários para uma produção impecável.
1. Verifique se faz sentido que o evento seja ao ar livre
A primeira dica para um evento ao ar livre de sucesso é que faça realmente sentido a produção ser realizada em um ambiente aberto. Então, pense nas atividades que irão acontecer e em como o público viverá a experiência.
Basicamente, esse modelo de evento combina com lazer e não com produções acadêmicas. Afinal, no segundo caso, muitas vezes as pessoas precisam permanecer horas sentadas, assistindo palestras e fazendo anotações, e não é muito agradável fazer isso no sol, não é mesmo?
2. Escolha um local apropriado ao tipo de evento
Para um evento ao ar livre ser incrível não pode ser realizado em qualquer local. A escolha do espaço deve ser criteriosa como em qualquer outro projeto. Um ponto a considerar é a estrutura do espaço, como, por exemplo, se há locais cobertos para equipamentos, preparações e outras funções.
3. Defina a data considerando o clima
Definir a data de um evento é uma etapa da organização que requer estratégia. Afinal, não é indicado que coincida com outra produção que possa gerar disputa do público e prejudicar a venda de ingressos.
Em se tratando de uma produção ao ar livre, é preciso pensar no clima. Embora não dê para controlar a chuva e o frio, é possível ter uma ideia das épocas do ano com mais chances de acontecerem.
4. Invista na locação de tendas
Por mais cuidado que tenha ao escolher uma data com poucas chances de chuva, isso pode acontecer. Portanto, a locação de tendas é uma medida indispensável. Hoje, existem diversos modelos disponíveis no mercado e é fácil encontrar os mais adequados para a sua produção.
Além da questão da chuva, as tendas auxiliam protegendo os participantes do sol. Assim, eles podem aproveitar toda a tarde confortavelmente e sem sofrer com o calor intenso.
5. Crie um plano de iluminação e som adaptado ao ambiente
Iluminação e som são dois detalhes de um evento ao ar livre que merecem bastante atenção. Os projetos nesse sentido precisam considerar que se trata de um espaço aberto. Por isso, conte com o auxílio de um especialista para obter um bom resultado.
6. Ofereça opções de alimentos e bebidas condizentes com o espaço
Os alimentos e bebidas de um evento ao ar livre precisam ser condizentes com o espaço. Não dá, por exemplo, para servir opções que sejam difíceis de consumir em pé e sem mesas para todos.
Uma opção interessante é fazer parcerias com food trucks. Dessa maneira, os veículos serão estacionados em uma área do local e os participantes poderão aproveitar as opções que mais gostarem.
7. Invista em equipamentos de segurança
A segurança em eventos é primordial! Verifique quais estruturas e equipamentos serão necessários no espaço escolhido. As grades de isolamento são bastante úteis para delimitar ambientes, como áreas VIP.
8. Verifique como ficará a questão dos banheiros
Se o local em que o evento for realizado não contar com banheiros, será necessário realizar a locação de banheiros químicos. Nesse caso, atente-se à quantidade para evitar a formação de grandes filas. O indicado é fazer o cálculo de um banheiro químico a cada 50 pessoas.
9. Conte com uma equipe preparada
A equipe de um evento ao ar livre deve ser treinada para lidar com situações comuns ao ambiente. É necessário ter profissionais para fazer a entrada e conferência dos ingressos, segurança, limpeza e atendimento em geral. Lembre-se que a abordagem deles será parte da imagem que o público fará da produção.
10. Tenha um plano alternativo
Mesmo com todos os cuidados em relação à escolha da data e locação de tendas, é necessário ter planos alternativos. Assim, caso um imprevisto surja, poderá ser facilmente contornado, sem prejudicar a experiência do público ou até precisar que o evento seja cancelado.
Vantagens dos eventos ao ar livre
Como foi possível notar, realizar um evento ao ar livre tem alguns desafios, mas que são facilmente compensados pelos benefícios que essa modalidade oferece. Conheça a seguir as principais vantagens envolvidas:
- Proporcionar uma experiência ao ar livre para pessoas que, em sua maioria, passam a maior parte do tempo em ambientes fechados;
- Ter a natureza compondo a decoração do evento, para produções realizadas em locais arborizados, como parques;
- Oferecer aos participantes dois tipos de experiência se o evento começar à tarde e for até à noite;
- Ter lindos registros da produção com a ajuda da iluminação natural;
- Poder receber um maior número de pessoas;
- Ter o pôr do sol como uma das atrações do evento;
- Atrair um público que prefere eventos diurnos.
Viu só quantas vantagens? E agora com as nossas dicas você poderá realizar eventos ao ar livre de forma ainda mais segura.
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