A escolha do local para eventos deve ser sempre bastante criteriosa, afinal, tem um impacto significativo sobre o sucesso da produção. Uma decisão ruim, além de prejudicar a experiência dos participantes, pode até colocá-los em risco.
No post de hoje vamos dar 06 dias para você direcionar a procura, otimizando tempo, mas sem deixar de lado pontos fundamentais. Continue acompanhando e veja como planejar esta etapa do projeto.
Por que a escolha do local para eventos é importante?
Em muitos tipos de produção, a preparação do espaço com tendas e itens de decoração consegue transformar totalmente o local. No entanto, ainda assim a escolha deve considerar alguns aspectos, além disso, nem sempre esses recursos serão utilizados.
Uma localização de difícil acesso, um local sem estrutura, exposto a riscos, entre outros pontos, pode comprometer totalmente a qualidade do evento. Por isso, não dá para tomar decisões considerando apenas informações básicas, como o valor e a disponibilidade na data desejada.
É necessário ter critérios claros dos pontos fundamentais para encontrar um espaço adequado e condizente com a produção que deseja realizar. Dessa forma, a busca será direcionada e não haverá o risco de se esquecer de algum detalhe importante.
Dicas para escolher o local para eventos corretamente
Vamos ao que de fato você veio buscar aqui: as dicas para escolher um local para eventos corretamente. Seguindo esses passos, conseguirá tomar uma decisão positiva e segura, acompanhe!
1. Procure com antecedência
A primeira dica é começar com antecedência para evitar que a pressa comprometa as análises das opções. Além disso, como outras decisões do projeto dependem do local, o ideal é que essa seja uma das primeiras etapas realizadas.
Verifique no seu planejamento quais os prazos ideais para contratar os fornecedores e iniciar a venda de ingressos. Assim, terá uma visão mais clara sobre o momento ideal para se dedicar à escolha do espaço para eventos.
2. Considere a localização
A localização é um ponto primordial para o espaço onde o evento será realizado. Um espaço incrível, com todas as características para uma produção impecável, deixa de ser uma boa opção se não tiver acesso facilitado.
Lembrando que, dependendo do porte do evento, é natural que o espaço fique afastado dos grandes centros. Mas é necessário que as pessoas possam acessá-lo facilmente, seja de transporte próprio ou coletivo.
3. Veja se a estrutura é adequada à produção
A estrutura do local é um fator fundamental também, quanto mais completo for, menos preocupações e gastos você terá. Não existe um checklist de questões estruturais, pois isso depende de cada projeto.
Crie a sua própria lista, dividindo os tópicos em: essenciais e desejáveis. Por exemplo, ter cozinha pode ser essencial para a preparação de alimentos que serão servidos, enquanto ter palco pode ser desejável, pois é possível montar uma estrutura.
4. Analise a capacidade do espaço
Embora o número de participantes possa variar, todo organizador de eventos inicia um projeto com uma expectativa de público. Com base nesse número, ele irá realizar as ações para impulsionar a venda de ingressos e alcançar a meta.
Mensurar o público esperado é necessário para encontrar um local compatível. Afinal de contas, todo espaço tem uma capacidade máxima, definida considerando a segurança e também o conforto das pessoas.
5. Verifique se tem estacionamento no local ou próximo
Disponibilizar um local para as pessoas estacionarem seus veículos é muito importante em um evento. Existem participantes que costumam ir em veículos próprios, enquanto outros organizam excursões de vans e ônibus.
Se por acaso você encontrar um espaço perfeito que não tenha estacionamento próprio, verifique se há esse serviço nas proximidades. Assim, poderá propor uma parceria para que as pessoas que forem ao seu evento tenham algum desconto.
6. Considere aspectos como acessibilidade e segurança
Por último, considere também aspectos como acessibilidade e segurança. Lembre-se que realizar um evento acessível e inclusivo é primordial para uma produção bem sucedida.
Um local para eventos deve ter:
- Alvará de funcionamento;
- Avaliação atualizada do Corpo de Bombeiros;
- Ser equipado com saída de emergência
- Extintores de incêndio;
- Rampas de acesso;
- Banheiro acessível;
- Placas indicativas;
- Número de banheiros adequado à quantidade de pessoas.
Como procurar locais para eventos?
Agora que já sabe quais critérios deve considerar para acertar na escolha do local para eventos, possivelmente está se perguntando como realizar essa procura. Veja algumas estratégias que poderão facilitar o trabalho.
Pesquisar em sites e redes sociais
O primeiro local para realizar qualquer tipo de busca acaba sendo a internet pela praticidade e eficiência. Essa pode ser a primeira etapa da busca. Aproveite para criar uma lista com as opções que se mostrarem adequadas considerando as particularidades do evento.
Nessa busca, verifique sites, vídeos, fotos e comentários de clientes. Procure informações de outras fontes, colocando o nome de cada local no Google. Aproveite a facilidade desse tipo de pesquisa para analisar o maior número de informações possível.
Pedir sugestões a colegas produtores de evento
Se tiver contato com outros produtores de evento da região, peça indicações. Inclusive, essa é mais uma dica valiosa, trocar figurinhas com colegas do setor é muito importante e poderá poupar você de muitos problemas.
Por ser um segmento abrangente, onde as produções não são concorrentes na maior parte dos casos, não há problemas em trocar dicas e conhecimentos. Essa união pode até mesmo resultar em projetos muito interessantes.
Verifique em plataformas de eventos
Outra forma de aproveitar as facilidades da internet é acessando plataformas de eventos. Visite páginas para a venda de ingressos de eventos renomados. Assim, poderá verificar o local em que ocorreram e ter mais opções para compor a sua lista de possíveis espaços.
Conclusão
Após analisar todos os critérios mencionados ao longo do post, caso tenha mais de uma opção viável, então poderá usar como fator decisivo o valor da locação e a disponibilização da data desejada.
Para qualquer projeto, os custos são um ponto realmente importante, apenas não podem ser usados para tomar decisões isoladamente.
Quer conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos? Navegue por outras postagens do Lets.blog e aproveite!
