A lista de convidados é um dos elementos mais importantes da organização de eventos onde não haverá venda de ingressos. A partir dessa lista é possível estimar com mais precisão detalhes como o tamanho do espaço, a quantidade de cadeiras, o buffet, entre outros elementos necessários para a produção.
No post de hoje vamos falar sobre situações que prejudicam a reputação de uma empresa de eventos em relação à lista de convidados. Acompanhe e evite esses problemas nos seus projetos!
Lista de convidados: conheça as situações prejudiciais à reputação da sua empresa
A gestão da lista de convidados é a base para a realização de um bom evento. Falhas com essa lista se refletem em problemas que podem prejudicar a reputação da sua empresa.
A seguir apresentaremos as principais situações problemáticas relacionadas e como evitá-las, acompanhe!
1. Escolha de um local inadequado para a quantidade de pessoas
A lista de convidados deve servir de base para a escolha do local onde o evento será realizado. O espaço precisa ter o tamanho ideal para acomodar com conforto os participantes. Essa é uma questão de segurança que se reflete nos custos gerados pelo evento.
A negligência da lista pode gerar custos desnecessários e levar à tomada de decisões equivocadas. Então, tendo as informações da lista em mãos, organize as etapas relacionadas à recepção e acomodação das pessoas.
É de responsabilidade da empresa de eventos alertar o cliente a respeito da inadequação do espaço escolhido para o evento. Se o local for grande ou pequeno demais, é fundamental fazer esse alerta. Lembre-se de que a prioridade é entregar uma experiência impecável.
2. “Penetras” no evento
Tem algo mais desagradável do que ter que pedir para uma ou mais pessoas se retirarem de um evento por serem “penetras”? Esse é o tipo de situação que gera grande comoção e que pode impactar negativamente o cliente. Quem assiste a essa cena pode ter a impressão de que a empresa não tem responsabilidade.
Evitar essa situação de grande constrangimento é relativamente fácil quando há uma boa gestão da lista de convidados. A relação de nomes deve ser utilizada como a principal ferramenta de gerenciamento de acesso dos convidados. Use-a para fazer o credenciamento e o check-in dos convidados, quando necessário.
Ter esse cuidado evitará que pessoas de fora do evento entrem e reduzam o conforto daqueles que têm o direito legítimo de estarem presentes. Quando o evento ocorre com tranquilidade, é mais fácil impactar positivamente o público e gerar indicações futuras.
3. Uso de lista impressa
Listas impressas estão ultrapassadas e podem gerar uma série de problemas. Não é incomum que elas tenham pedaços faltando e anotações de nomes feitas à caneta. Esses procedimentos acabam gerando situações desagradáveis com convidados e fácil acesso para os penetras.
A dica para evitar esse problema é utilizar uma plataforma online de organização de eventos, como a da Lets Events. O sistema da Lets permite acompanhar as vendas e adesões ao evento e ainda controlar as entradas com um check-in rápido e eficiente.
Um sistema como esse torna mais ágil o processo de recepção dos convidados e evita situações embaraçosas. Além disso, permite saber de antemão a quantidade de pessoas que comparecerão, ajudando a escolher um local mais adequado.
4. Previsão errada para contratação de fornecedores
Comparecer a um evento e perceber que está faltando comida, bebida e cadeiras para todos gera uma péssima impressão. A falta de um gerenciamento correto da lista de convidados pode trazer dificuldades em determinar as quantidades que devem ser solicitadas aos fornecedores.
Por sua vez, quando há uma lista de convidados com as devidas confirmações prévias, fica mais simples estabelecer essas necessidades. Além disso, também permite analisar se a quantidade de banheiros está adequada. Ninguém quer passar grande parte do tempo do evento na fila, não é mesmo?
5. Compareceram mais convidados do que foram confirmados
As empresas devem alertar os seus clientes da importância de estimular os participantes a confirmarem presença com alguma antecedência. No entanto, mesmo com esse aviso, não é incomum situações em que pouco antes do início do evento haja mais confirmações do que o esperado.
Esses check-ins inesperados podem representar dificuldades em alocar os participantes com conforto e atender às suas necessidades. Então, é interessante que a sua empresa converse com os clientes, alertando da importância dessa confirmação com antecedência para evitar:
- Falta de comida e bebida para todos;
- Falta de cadeiras;
- Incompatibilidade com o local escolhido para o evento;
- Dificuldades para gerenciar a lista de participantes na entrada.
Mesmo com essa conversa, é importante ter um plano de gerenciamento de crise para resolver imprevistos. Como proceder se aparecer mais pessoas do que o esperado? Ao adotar o uso de ferramentas como a plataforma da Lets Events esse tipo de situação se torna facilmente evitável.
A lista de convidados e o gerenciamento do pós-evento
Ter uma lista de convidados que permita o check-in prévio é essencial para o evento acontecer com tranquilidade. Porém, essa lista é uma excelente ferramenta também para o gerenciamento do pós-evento. Avaliações são importantes para o seu cliente identificar o que funcionou e o que pode ser aprimorado no futuro.
A partir da base de dados dessa lista de convidados, é possível enviar pesquisas de satisfação por e-mail. Também é uma forma da sua empresa analisar quais pontos podem ser potencializados para um próximo projeto. A avaliação é uma ferramenta determinante para o sucesso de futuros eventos.
Por que a lista de convidados é importante?
Em resumo, a lista de convidados é essencial para:
- Gerenciar a quantidade de pessoas que comparecerão;
- Conhecer o perfil do público-alvo do evento em questão;
- Evitar penetras e situações desagradáveis;
- Solicitar as quantidades corretas de comida e bebida;
- Escolher um espaço adequado (nem grande e nem pequeno demais);
- Oferecer conforto e segurança para seus convidados;
- Poder fazer avaliações pós-evento.
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