Os eventos culturais são uma excelente oportunidade para celebrar a diversidade e a arte. No artigo a seguir iremos apresentar o conceito com mais detalhes e listar dicas de como organizar esse tipo de evento. Boa leitura!
O que são eventos culturais?
Eventos culturais são eventos excepcionais e temporários que oferecem a oportunidade de interação entre diferentes perfis de público. Num breve período, os participantes dividem emoções e experiências que os permitem desenvolver uma visão mais empática daqueles à sua volta.
Dentre os principais tipos de eventos culturais estão:
- Festivais de música;
- Shows;
- Festivais gastronômicos;
- Apresentações teatrais;
- Lançamentos de livros;
- Exposições de arte, entre outros.
Cada formato de evento cultural tem as suas próprias demandas e características. Dessa forma, é importante que o organizador observe esses pontos enquanto faz o planejamento. É interessante buscar formas de aproximar a maior diversidade possível de públicos.
Dicas de como organizar eventos culturais
O objetivo central dos eventos culturais é levar entretenimento ao público e isso pode ser feito de diferentes formas. Então o primeiro passo para organizar esse tipo de evento é definir qual será o formato da produção. Ter clareza sobre o que será produzido é fundamental para obter bons resultados. Continue lendo para saber mais.
1. Planejamento
O planejamento de um evento cultural deve começar a ser feito com antecedência. Assim há menos chances de que imprevistos e surpresas ocorram no grande dia. Confira abaixo os principais tópicos a serem considerados nessa etapa:
- Definição da temática do evento;
- Local e data em que o evento será realizado;
- Duração do evento (horas ou dias);
- Número esperado de participantes;
- Itens de logística e estrutura necessários;
- Objetivos do evento.
2. Custos do evento
Outro pilar fundamental da organização de eventos culturais é a definição dos custos e orçamento. Enquanto faz o planejamento é possível ter um panorama de quais serão os custos iniciais para a produção ser realizada.
O orçamento de um evento cultural deve ser elaborado com muita atenção e foco nos detalhes. Esse é um cuidado essencial para evitar prejuízos ou esquecer algo relevante para o evento acontecer. O ideal é ter uma planilha com todos os custos e necessidades da produção devidamente anotados.
3. Estrutura
Como já mencionamos, os eventos culturais são excelentes oportunidades para celebrar a diversidade e a arte em grande estilo. Para que isso aconteça é fundamental contar com uma infraestrutura adequada. É importante destacar que os itens estruturais necessários variam conforme o formato de produção a ser realizado.
Por exemplo, os festivais de música demandam um local aberto enquanto exposições de arte precisam de uma estrutura fechada para abrigar as obras. Os itens da infraestrutura devem ser especificados segundo as características do evento a ser realizado.
Confira a seguir alguns elementos essenciais de serem providenciados:
- Escolha do espaço para realização do evento;
- Alvará para realização do evento;
- Escolha das atrações do evento (no caso de festivais como de música e teatro);
- Contratação de equipe para trabalhar no evento (segurança, limpeza, controle de entrada, entre outros);
- Sinalização (para facilitar que as pessoas encontrem os banheiros, praça de alimentação, saídas de emergência, entre outros);
- Projeto de iluminação e sonorização;
- Decoração do evento;
- Formato da venda de bebidas e alimentos;
- Venda de ingressos (recomendamos o uso de plataformas como a Lets.Events, o processo é online e seguro);
- Check-in e controle da entrada no evento (a Lets.Events também oferece essa opção).
4. Programação
A definição da programação de um evento cultural é fundamental para atrair o público. A dica é organizar as apresentações (no caso de festivais) de acordo com a atração principal. O melhor horário da grade deve ser reservado para ela e, quanto mais próximo desse horário, mais deve existir sinergia entre as atrações.
Isso não significa reduzir o horizonte de possibilidades dos artistas, mas saber alocá-los adequadamente. Em um determinado horário, atrações com um perfil X são colocadas em sucessão. No período seguinte, outras com um perfil Y se apresentam. Assim, o público sabe exatamente o que esperar de cada momento do festival.
Ter diversidade de atrações é interessante para se manter na proposta dos eventos culturais de agregar diferentes públicos. Mas, sempre se atentando para fazer isso de forma organizada e proveitosa para todos.
5. Definição do público-alvo
A definição do público-alvo de um evento cultural é essencial, ainda que haja o desejo de agregar diferentes perfis. A estratégia de divulgação do evento deve estar focada no público principal que se deseja impactar para garantir que haverá adesão. As vendas de ingressos dependem de adotar uma estratégia de marketing coerente.
A definição do público-alvo pode ser feita considerando alguns aspectos:
- O evento deve impactar um público específico ou um público mais amplo?
- Qual é a faixa etária do público que se deseja impactar?
- Quais são os principais interesses desse público? Literatura, música, gastronomia?
- Quais eventos culturais esse público costuma aderir?
- Quais são as redes sociais e canais de comunicação que esse público mais utiliza?
Com essas definições se tornará mais fácil planejar a divulgação do evento e definir quais serão os espaços interativos e brindes.
6. Captação de patrocínios
Muitos eventos culturais são viabilizados através da captação de patrocínios. Boa parte dos custos desse tipo de evento pode ser coberta por patrocínios e parcerias. Equipamentos de sons, bebidas, brindes, divulgação entre outros itens podem ser obtidos dessa forma.
Contar com patrocinadores e parceiros ainda traz mais visibilidade para o evento. Para conquistar boas cotas de patrocínio é essencial ter bem definidas as contrapartidas que serão entregues. Quais serão as vantagens do patrocinador ou parceiro ao ajudar a realizar o evento cultural?
7. Divulgação
Para atrair diversidade de público para seu evento cultural é essencial trabalhar com uma estratégia de divulgação sólida. A divulgação deve ser planejada com antecedência para impactar o público da forma esperada.
Confira abaixo dicas específicas para o trabalho de divulgação:
- Materiais de divulgação (com a identidade visual do evento);
- Divulgação através de redes sociais;
- Distribuição de flyers em locais estratégicos;
- Realização de ações de engajamento com o público;
- Divulgação também em mídias off-line como busdoors e outdoors;
- Divulgação através de e-mail marketing.
Para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos, acesse outras postagens do Lets.blog e aproveite!
