Entre as diversas tarefas que devem ser realizadas por organizadores de eventos, está o controle de acesso pelos participantes. Especialmente em produções de maior porte, é preciso se dedicar a essa função para manter a segurança e evitar transtornos na entrada.
Vale lembrar que a experiência do público se inicia antes mesmo do evento começar. Se o processo para acessar o espaço é desorganizado, uma imagem negativa começará a ser construída, prejudicando o restante que virá. Por isso, é preciso cuidar desse detalhe para causar uma boa impressão do início ao fim.
Quer conferir dicas de como melhorar o controle de acesso pelo público aos seus eventos? Acompanhe a leitura e veja 05 ações fundamentais.
Como melhorar o controle de acesso a eventos?
A forma como os participantes acessam o espaço em que irá acontecer um evento é muito importante e pode determinar a recorrência deles em projetos futuros. Veja como proporcionar uma experiência incrível no momento da entrada.
1. Realizar uma venda de ingressos à prova de fraudes
No passado, os ingressos de eventos em geral eram sempre de papel e sem grandes proteções, o que aumentava o risco de falsificações. Hoje, a tecnologia possibilita que a venda dos ingressos seja realizada totalmente online, com o seu o envio posterior de crachás, pulseiras e outros acessórios.
A venda digital, além de mais prática para todos os envolvidos, dificulta ações fraudulentas. Afinal, é fácil conferir se os dados dos participantes constam ou não no sistema. Portanto, considere isso ao definir esse detalhe nos seus projetos.
Com a plataforma Lets.events você começa a vender ingressos online em menos de um minuto. Basta criar uma página personalizada com todas as informações relevantes ao público e pronto! Depois, é só iniciar a divulgação, sem a necessidade de gerenciar pontos de venda físicos e todos os detalhes envolvidos.
2. Contar com ferramentas que facilitem o processo
Na dica anterior falamos sobre a importância de realizar a venda de ingressos em uma modalidade à prova de fraudes. A plataforma Lets.events também oferece funcionalidades que conferem mais praticidade para o controle de acesso a eventos.
Após a venda, no dia do evento, o check-in pode ser realizado rapidamente, por qualquer dispositivo conectado à internet, como computadores, smartphones ou tablets. Dessa forma, os ingressos poderão ser verificados em poucos segundos e o público terá acesso ao local sem transtornos.
Ganhar tempo nessa etapa é crucial para evitar longas filas e pessoas impacientes. Com a conferência online facilitada, é possível tanto se prevenir de fraudes quanto ter problemas com tumultos do lado de fora do local.
3. Treinar a equipe responsável pelo credenciamento
Embora as ferramentas de conferência de ingressos ajudem, é necessário contar com uma equipe eficiente. Por isso, todos os profissionais envolvidos na realização de um evento devem ser devidamente treinados para prestarem um serviço de qualidade. Mesmo que as atividades pareçam simples, é preciso haver um treinamento prévio para não restarem dúvidas.
Cada profissional deve ter clareza sobre a sua função no processo. Além do mais, é sempre válido reforçar a importância de ser gentil, responder as dúvidas do público e, principalmente, manter a calma em situações de estresse.
Quando a equipe está bem preparada para lidar com questões diversas, os problemas são resolvidos muito mais rapidamente. Inclusive, a confiança gerada através desse preparo irá ajudar todos a manterem a calma, por saberem exatamente como agir.
4. Utilizar acessórios de identificação
Os acessórios de identificação, como crachás e pulseiras, são interessantes para facilitar o credenciamento e o controle no local do evento. Inclusive, auxiliam para produções que contam com áreas de acesso exclusivo, apenas para convites VIP, por exemplo.
Esses acessórios podem ser enviados para o endereço dos participantes após a compra do ingresso ou, para reduzir custos, entregues no dia do evento. A utilização de cores diferentes para cada tipo de acesso é mais um detalhe que facilita. Em relação ao crachá, é importante que a cor correspondente esteja presente tanto no cartão com as informações, quanto no cordão que o prende ao pescoço.
5. Planejar o número de entradas considerando o volume do público
A última dica é extremamente importante para que os participantes acessem o local com tranquilidade: o número de entradas. É preciso considerar o público total e criar entradas suficientes e ter agilidade no credenciamento.
Não dá, por exemplo, para ter um público de 5 mil pessoas e apenas duas entradas. Possivelmente isso resultaria em tumulto. Por isso, crie quantas entradas forem necessárias para o público não se chatear e nem a equipe precisar realizar os processos correndo.
Conclusão
Para um evento de sucesso é necessário cuidar de todos os detalhes, incluindo a chegada dos participantes ao local. Portanto, lembre-se das dicas para melhorar o controle de acesso, incluindo outras ações que fizerem sentido para o tipo de produção e o volume de público.
Dedicar-se a esse início irá garantir que as pessoas cheguem tranquilas e não se desgastem física e emocionalmente antes mesmo da programação começar. Do contrário, uma parcela significativa ficará mal-humorada, comprometendo a percepção de todo o restante da produção.
Lembrando que as ações para melhorar o controle de acesso aos eventos são objetivas, por isso, não envolvem medidas complexas. Basta ter um bom planejamento, segui-lo corretamente e, claro, contar com as ferramentas certas, como o Lets.events.
Com o Lets as vantagens começam ainda na fase de planejamento, pois os participantes poderão comprar seus ingressos em instantes e sem sair de casa. Dessa maneira, essa será a primeira etapa da experiência, que já deixará uma lembrança positiva na memória das pessoas.
Outras vantagens oferecidas são:
- Taxas atrativas;
- Opção para vender ingressos com lugar marcado;
- Gestão de lista de convidados;
- Possibilidade de embutir a taxa no valor dos ingressos;
- Venda de ingressos com várias opções de pagamento, incluindo parcelamento, facilitando o acesso ao evento pelo público.
Viu só quantas vantagens o Lets.events oferece? Da venda de ingressos ao controle de acesso, conte com a nossa ferramenta para realizar uma produção incrível! Para mais informações, acesso o link e fale com um consultor.
