Você já ouviu falar sobre delegações esportivas? São grupos de atletas e treinadores que viajam juntos até o local em que irá acontecer uma competição. As delegações para eventos nada mais são do que excursões de pessoas que irão participar de um mesmo evento.
Embora muitas vezes essas viagens aconteçam de maneira informal, por iniciativa dos participantes, o apoio da organização pode impulsionar a venda de ingressos e trazer outras vantagens. Quer saber como? Continue a leitura e confira dicas de como desfrutar desses benefícios!
O que são delegações para evento?
Delegações são grupos coordenados por uma pessoa que têm um objetivo em comum, nesse caso, é ir até um evento. Assim, o coordenador irá se ocupar de fretar um veículo, que pode ser uma van, ônibus ou micro-ônibus, dependendo da quantidade de passageiros, e cuidar de outros detalhes da viagem.
Essa é uma prática bastante comum, que é geralmente realizada entre amigos, colegas de trabalho ou simplesmente pessoas com um interesse em comum que se conectam através das redes sociais. A ideia é facilitar a viagem e dividir os custos, tornando a experiência mais prática e econômica para todos.
As viagens de delegações para eventos podem ser do tipo “bate e volta”, com retorno no mesmo dia, ou incluírem hospedagem, quando a produção tem mais de um dia de duração.
Vantagens de apoiar delegações para eventos
Os organizadores que apoiam as delegações para os seus eventos podem ter acesso a muitas vantagens e oferecer facilidades aos participantes, acompanhe!
Aumento das conversões
Em primeiro lugar, ao apoiar as excursões, você estará criando uma facilidade para os interessados em irem ao evento que moram em outras cidades. Dessa maneira, haverá um aumento natural das conversões.
Contar com o empenho dos coordenadores das delegações na venda de ingressos
Os coordenadores das delegações desejam preencher logo o veículo fretado. Com isso, irão estimular a venda de ingressos entre os interessados. Mais adiante daremos dicas de como obter resultados ainda melhores através dessa iniciativa.
Construir uma relação positiva com os participantes
Por fim, as empresas organizadoras de eventos que apoiam as delegações se tornam vistas de maneira mais positiva. Assim, é construída uma relação com os participantes, o que é ótimo para se consolidar no mercado.
Como a organização pode apoiar as delegações para eventos?
Como já mencionamos, as delegações para eventos já acontecem informalmente, sem a participação das empresas organizadoras. No entanto, apoiar esse tipo de iniciativa pode ser bastante vantajoso.
Existem algumas formas de apoiar as pessoas que coordenam e participam das excursões, como:
- Fornecer descontos e condições especiais no pagamento dos ingressos;
- Disponibilizar vagas exclusivas no estacionamento para os veículos das delegações;
- Oferecer um lanche ou algum tipo de brinde que seja útil na viagem;
- Compartilhar informações nas redes sociais e site oficial que facilitem a viagem das delegações.
O que o organizador de uma delegação para eventos ganha?
Uma dúvida comum sobre delegações para eventos está relacionada à motivação daquele que irá organizar a viagem. Qual é o benefício que essa pessoa tem? Bom, na realidade, ele pode ter várias vantagens, relacionadas ou não com a organização do evento. Confira algumas possibilidades.
Ser afiliado da venda de ingressos
O organizador de uma delegação para eventos pode também ser um afiliado na venda de ingressos. Assim, ele divulga tanto a sua excursão quanto o evento em si, então, as vendas que ocorrerem através do seu link ou código renderão uma comissão.
Cobrar um valor extra dos passageiros
Organizar uma viagem, fretar um veículo, combinar horários, passar as informações aos passageiros, tudo isso dá trabalho. Então, nada mais justo que o coordenador da viagem cobre um valor extra na passagem de cada participante, essa é mais uma motivação para que pessoas tenham esse tipo de iniciativa.
Não pagar pelo seu ingresso
Mais uma vantagem que o coordenador da excursão pode ter é não pagar pelo seu ingresso. Contudo, isso deve ser acordado entre ele e a organização do evento.
Em muitos casos, é possível haver uma combinação entre esses três benefícios, tornando a viagem ainda mais vantajosa para aqueles que cuidam de todos os detalhes dela. Dessa forma, com esses incentivos, eles irão se empenhar em atrair cada vez mais pessoas, impulsionando a venda de ingressos.
Dicas para criar delegações para eventos
Agora que já conhece as vantagens das delegações para eventos, confira dicas de como apoiá-las.
1. Organização
Em primeiro lugar, é necessário que todo o processo seja muito bem organizado. Afinal, se deseja obter vantagens através das delegações para o seu evento, precisa oferecer suporte aos coordenadores.
2. Comunicação com os coordenadores
Os coordenadores das delegações de alguma maneira se tornam membros da produção, mesmo que não sejam funcionários diretos da equipe. Dessa forma, deve haver um canal de comunicação para que possam tirar dúvidas e resolver questões que surgirem.
3. Clareza em relação aos detalhes
Para que tudo saia como o esperado e todos fiquem satisfeitos, deve haver clareza em relação aos detalhes. Deixe muito claro aos coordenadores das delegações os benefícios que eles terão. Isso evitará mal entendidos e também a criação de expectativas sobre coisas que não serão oferecidas.
4. Oferecimento da opção de afiliado
Se deseja obter os benefícios que as delegações oferecem, verifique a possibilidade de incluir os coordenadores como afiliados. Assim, eles poderão divulgar o pacote completo, com ingresso e o transporte, tendo direito a uma porcentagem sobre as vendas.
A plataforma Lets.events conta com sistema de afiliados, facilitando o processo para todos os envolvidos. Entre em contato para saber mais a respeito e conhecer todas as vantagens!
5. Manter a conexão com coordenadores após o evento
Aqueles coordenadores de delegações que se destacarem pela sua organização e responsabilidade, poderão ser chamados para edições futuras. Mas, para isso, é necessário manter contato, informando-os sobre as produções que estão por vir.
Apoiar as delegações para eventos pode ser bastante vantajoso para todos os envolvidos, organizadores e coordenadores das viagens. Essa relação pode ser facilitada através do Lets, que conta com recursos incríveis para o seu evento!
