Um evento bem sucedido requer o envolvimento de diversos profissionais, dos mais variados segmentos, conhecimentos técnicos e experiências. Iluminadores, cenógrafos, sonoplastas, serviço de cozinha, cerimonial, staffs, recepção, segurança, dentre tantos outros. Para organizar tantos profissionais, que em alguns tipos de evento chega a centenas, precisamos de um profissional chave, aquele que dará todos os direcionamentos necessários para que tudo ocorra dentro do planejado. Trata-se do coordenador de eventos.
Mas afinal, o que faz um coordenador de eventos?
O coordenador de evento é um profissional altamente capacitado e experiente que tem como função planejar, alinhar os processos, delegar e acompanhar a execução dos mesmos.
Seja num show, evento esportivo, casamento, congresso, seminário, peça teatral, palestras, feiras, entre outros, o coordenador de eventos é essencial para gerir pessoas e processos.
O coordenador de eventos participa do projeto como um todo, desde o planejamento até a entrega final. Ele será o responsável por estar alinhado com demais departamentos como por exemplo marketing, financeiro e vendas, assim como, providenciar documentos e licenças necessárias para o funcionamento do evento, escolher espaço, fazer orçamentos e negociar com fornecedores e prestadores de serviços, é responsável também pelos contratos e por todos a equipe operacional do evento. Sim, é uma tarefa e tanto, um verdadeiro desafio.
Quais os principais desafios de um coordenador de eventos?
Já falamos um pouco das atribuições do coordenador de eventos e a sua importância na realização de um evento, seja ele de qualquer porte ou segmento. Nesse sentido, um profissional, mesmo com bastante experiência na área terá desafios na sua jornada, afinal nenhum eventos é igual o outro, e rotina não cabe no dicionário de um coordenador de eventos. Porém responsabilidade e comprometimento são pontos altos desse profissional.
A partir de agora vamos falar de alguns dos desafios que um coordenador de eventos enfrenta em sua carreira:
- Gestão de equipe: assim como qualquer líder de qualquer segmento, o coordenador de eventos precisa ser expert em gestão de capital humano. Ele precisa delegar, definir responsabilidades, acompanhar, oferecer feedbacks e reconhecer os profissionais envolvidos. E, precisamos ressaltar que, o coordenador de eventos, como líder de pessoas, tem uma diferença dos líderes convencionais de equipes corporativas, ele trabalha diretamente com prestadores de serviços e profissionais freelancer, ou seja, não são colaboradores fixos, podendo mudar a cada evento. Então é preciso ter jogo de cintura e muita habilidade para gerir uma equipe que a cada evento pode ser totalmente nova e manter todos engajados;
- Comunicação: fazer com que todos da equipe estejam alinhados com os objetivos e processos do evento, requer do coordenador de eventos uma excelente comunicação. Rápida, clara e objetiva, muitas vezes é um desafio que só a experiência e algumas adaptações podem auxiliar nesse quesito. Utilizar a tecnologia para facilitar a comunicação pode ser uma excelente alternativa para agilizar o alinhamento de informações;
- Atender e até mesmo ultrapassar a expectativa do cliente: ao contratar um coordenador de eventos, o cliente já tem em mente tudo que ele quer, assim como orçamento e arrecadação. Sendo assim, é necessário que o coordenador de eventos traga tudo às claras, e transforme isso em um planejamento e apresente ao contratante a viabilidade, ou não, do projeto. Estando tudo dentro do objetivo e orçamento do cliente, o desafio do coordenador de eventos é surpreendê-lo com um algo mais, a cereja do bolo. Aquilo que ele não estava esperando e que o coordenador, junto a equipe, fizeram para a experiência do evento fosse ainda mais completa. Esse tipo de ação que faz fortalecer a imagem no profissional no mercado;
- Rede de relacionamento: um coordenador de eventos deve ter um network bem estabelecido com fornecedores, prestadores de serviço, profissionais da área e, claro, com seus clientes. Aqueles profissionais que não deixaram o coordenador de eventos na mão em hipótese alguma e os clientes que sempre o contratarão. Essa relação deve ser uma via de mão dupla, onde possam se ajudar e atender os processos e objetivos do evento;
- Saber lidar com imprevistos: esse é um dos principais desafios do coordenador de eventos, por mais perfeccionista e detalhista que ele seja, algo pode sair do controle. Resiliência e jogo de cintura são essenciais nesse momento. Além disso, buscar soluções rápidas e criativas com ajuda da equipe podem minimizar o impacto gerado por imprevisto;
- Negociar: esse desafio para o coordenador de eventos requer habilidade de negociação, seja com fornecedores ou prestadores de serviços. Muitas vezes o valor cobrado está fora do orçamento do evento, nesse sentido, o coordenador de evento entra para tentar baixar o custo ou ajustar o serviço para não extrapolar o valor destinado para tal finalidade;
Aqui citamos apenas alguns dos desafios desses profissionais, que são essenciais para a produção de um evento. Porém quando tudo está pronto, a execução é perfeita e o objetivo é alcançado, a sensação de dever cumprido supera todo e qualquer tipo de problema que tenha acontecido.
E você, quer ser um coordenador de eventos? Estude, se especialize, aprenda na prática todos os processos, comece lá do início, coloque a mão na massa, ganhe relevância, faça seu nome no mercado e boa sorte!
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