O cronograma de eventos possui um papel fundamental em uma produção. Afinal de contas, sem um bom controle de todas as tarefas que precisam ser realizadas, as chances de se perder são muito grandes.
Com uma lista bem estruturada com as atividades e datas para serem concluídas torna-se muito mais simples cumprir todas sem atrasos. Além disso, o planejamento auxilia na reorganização quando algo foge do previsto.
Quer entender melhor a função do cronograma de eventos e conferir dicas para criar o seu? Continue a leitura e acompanhe!
Por que o cronograma de eventos é importante?
Organizar um evento envolve fazer cotações com diferentes fornecedores, negociar preços, decidir com qual irá fechar contrato, ler e assinar os contratos, apresentar o projeto para possíveis patrocinadores e assim segue uma extensa lista.
Mesmo que haja uma equipe para ajudar, o organizador acaba sendo o responsável pelas principais decisões. É papel dele acompanhar tudo de perto para garantir que o evento seja um sucesso.
Mesmo com anos de experiência, ninguém consegue memorizar tudo o que precisa ser feito. Além disso, deixar tudo guardado apenas na mente compromete o descanso tão necessário para renovar as energias e seguir trabalhando com motivação.
Ter um cronograma de eventos é uma garantia de que não haverá descontrole em relação aos prazos. Assim, sabendo que as informações estão registradas, a mente consegue descansar melhor. Pode parecer que não, mas isso realmente faz uma grande diferença.
Mais uma vantagem do cronograma é que, hoje, com os sistemas digitais é possível criá-lo em plataformas de gerenciamento de projetos ou mesmo planilhas online. Isso possibilita que toda a equipe envolvida tenha acesso aos dados e saiba o que cada um está fazendo.
Viu só quantas vantagens o cronograma traz? Mesmo que seja necessário dedicar um pouco de tempo para criá-lo, esse certamente será um investimento que trará inúmeros benefícios em seguida.
O que não pode faltar em um cronograma de eventos?
Agora vamos para a parte prática da publicação, veja quais são os detalhes que não podem ficar de fora quando você for criar o seu cronograma de eventos.
1. Tarefas divididas por fase do evento
Como já mencionamos, são muitas as tarefas envolvidas na organização de um evento e elas não acabam quando a produção acontece. Por isso, para facilitar e evitar se perder em meio a tantas obrigações é válido dividir as atividades em pré, durante e pós evento.
Essa divisão irá deixar o seu planejamento muito mais organizado e aliviar a carga mental que uma lista interminável de itens pode gerar. Sabendo que certas atividades precisarão ser feitas apenas depois do evento, isso ajudará a tornar a jornada mais leve.
2. Data limite para realizar cada atividade
Datas são indispensáveis em um bom cronograma. São elas que irão nortear a sua rotina e ajudarão você a realizar tudo o que precisa sem perder o prazo.
Inclusive, uma dica interessante é ter duas datas limite:
- A primeira estipulada por terceiros (como entregar o projeto do evento a patrocinadores em potencial);
- A segunda definida por você, antes da data de terceiros.
Ter esse espaço entre o prazo “real” e o seu fará toda a diferença e irá facilitar as coisas se algum imprevisto acontecer.
3. O responsável por cada tarefa
Se você não tem uma equipe que te auxilia na organização de eventos, pule esta dica. No entanto, se conta com um time de ajudantes é válido incluir no cronograma quem será o responsável por cada tarefa.
Isso evita que várias pessoas se dediquem a uma mesma tarefa e deixe outra sem ninguém fazendo.
4. Datas de pagamento dos fornecedores
As informações relacionadas às finanças do evento são muito importantes, afinal, elas também estão atreladas a datas. Lembre-se de incluir uma área para inserir as datas de pagamentos dos fornecedores e também da equipe.
Realizar esses pagamentos em dia é extremamente importante. Afinal de contas, além de ser uma obrigação pagar na data combinada, é uma demonstração de respeito que irá ajudar a manter bons relacionamentos com as empresas parceiras.
5. Programação do evento
Além do cronograma interno, com as atividades relacionadas à organização do evento, é importante criar também a programação com as apresentações. Essa informação precisa ser divulgada aos participantes para que se organizem para acompanhar o que for do interesse de cada um.
Importante: é necessário criar a programação considerando o tempo que cada palestrante terá para se apresentar. Então, converse com eles antes para determinar o tempo médio de apresentação. Isso irá evitar que o atraso de um gere um efeito dominó com os demais.
6. Acesso facilitado aos contratos
Estamos vivendo a era digital e os recursos disponíveis facilitam muito a organização de eventos. Se quer facilitar a consulta aos contratos dos fornecedores, inclua links que redirecionem para os arquivos no cronograma. Assim, evitará ter que ficar procurando em pastas do computador ou no e-mail.
7. Espaço para incluir observações
Embora a maior parte das informações a serem inseridas em um cronograma seja padrão, pode ser necessário incluir alguma observação. Talvez um detalhe específico sobre uma data que pode ser alterada, uma ligação que precisa fazer quando a atividade for concluída e assim por diante.
Deixe um espaço para isso e evite que detalhes importantes sejam esquecidos por terem sido anotados em post-is. Centralizar todas as informações no cronograma poderá poupar você de muita dor de cabeça.
Qual ferramenta usar para criar o cronograma de eventos?
Se você está em dúvida sobre qual ferramenta usar para criar o seu cronograma de eventos, saiba que existem várias opções. Dá para usar um sistema de gerenciamento de projetos, como o Trello, Jira, Runrun.it e outros, ou criar planilhas e personalizar de acordo com a necessidade.
Mas se pudéssemos dar apenas uma dica sobre a ferramenta usada seria: use uma opção online. Planilhas e arquivos offline funcionam bem apenas em um dispositivo. Então, o restante da equipe não poderá acessar. Além disso, não dá para você acessar usando outros aparelhos, tirando totalmente a praticidade.Por falar em ferramentas online, aproveite para conhecer a plataforma Lets.events e realizar a venda de ingressos de forma muito mais prática, tanto para você quanto para os participantes dos seus eventos!
