Existem diversas ferramentas que podem facilitar a organização de um evento. Na postagem de hoje vamos falar sobre uma em especial, chamada Gráfico de Gantt, usada para a criação de projetos em geral.
Quer entender como esse recurso funciona e as vantagens que pode oferecer para o seu trabalho no setor de eventos? Continue a leitura e confira o conteúdo que preparamos sobre o tema.
O que é o Gráfico de Gantt para eventos?
O Gráfico de Gantt é uma ferramenta criada originalmente para gerenciamento de produção e é usada para diversos tipos de projetos. Seu criador chamava-se Henry L. Gantt e é daí que vem o seu nome.
Trata-se de uma representação gráfica de um cronograma que pode ser usado para planejar, coordenar e acompanhar a realização de tarefas em um projeto. Por conta de suas características, pode ser utilizado por organizadores de eventos.
Esse método pode ser aplicado através de versões simples criadas em post-its ou de outras mais modernas, criadas usando aplicativos de gerenciamento de projetos, como é o caso do Microsoft Project, do Excel ou da ferramenta de planilhas do Google.
Para quem trabalha com uma equipe é mais interessante optar por ferramentas online. Assim, todos os membros podem acessar e acompanhar a realização das tarefas, disseminando a informação de forma mais ágil e prática.
Qual a função do Gráfico de Gantt na organização de eventos?
A ferramenta apresenta na forma de gráfico todas as tarefas de um projeto de evento. Elas são exibidas na ordem em que devem ser executadas, incluindo o tempo necessário para completá-las.
Essas informações são muito valiosas para se ter ao gerenciar projetos de eventos pelos seguintes motivos:
Acompanhamento da evolução
Os organizadores de eventos podem ver se as tarefas individuais foram concluídas no prazo e ajustar o cronograma do projeto conforme for necessário. O gráfico também mostra quais metas foram cumpridas na data estabelecida, auxiliando os organizadores a avaliarem a produtividade da equipe.
Planejamento do evento
Organizar um evento envolve uma lista extensa de atividades e sem organização é fácil se perder. Com o Gantt os organizadores podem definir prazos e criar cronogramas para várias etapas do projeto.
Gestão do orçamento
O orçamento de um evento deve ser muito bem gerenciado para evitar excessos e acabar tendo prejuízo. Através do gráfico fica mais simples coordenar a alocação de recursos com o cronograma do projeto, mantendo tudo organizado.
Vantagens do Gantt para eventos
Agora que já sabe quais são as principais funções do Gantt para eventos, veja quais são as vantagens que essa metodologia de gestão de projetos pode oferecer.
Mais eficiência
O gráfico de Gantt ajuda os organizadores de eventos a definirem prazos realistas para a conclusão das tarefas e estabelecer metas com base nos recursos disponíveis. Essa facilidade em coordenar diferentes prioridades resulta no aumento da eficiência e da produtividade.
Mais facilidade para trabalhar em equipe
Os organizadores que contam com uma equipe para a realização de projetos de eventos podem se beneficiar muito da ferramenta. Afinal, todo o grupo terá acesso às mesmas informações, mantendo-se atualizados sobre o andamento de tudo.
Assim, é possível delegar tarefas com mais facilidade, incluindo os funcionários que atuam à distância. Todos poderão consultar o gráfico sempre que necessário e obter informações sobre as tarefas que precisam realizar e seus respectivos prazos.
Possibilidade de realizar projetos simultâneos
É comum que organizadores de eventos realizem projetos simultâneos e o gráfico de Gantt facilita esse gerenciamento. Isso se deve à grande capacidade de adaptação da metodologia, facilitando a organização entre diferentes tarefas.
Visão ampla do projeto
O gráfico de Gantt fornece uma visão ampla do cronograma e das tarefas do projeto. Ele também oferece clareza sobre quem é o responsável por cada atividade, como deve realizá-la e qual é o prazo. Assim, toda a equipe pode acompanhar facilmente o status do projeto ou de uma de suas etapas.
6 Dicas para usar o Gantt para eventos
Mas como utilizar o Gantt para eventos e obter todas as vantagens citadas? A resposta você encontra nas dicas abaixo, acompanhe!
1. Defina os detalhes sobre o projeto de evento
A primeira dica para usar o Gantt é definir os detalhes sobre o seu projeto de evento. Isso significa saber exatamente qual o objetivo da produção. Esse será o ponto de partida de todo o planejamento e a base para acompanhar os resultados.
2. Crie um cronograma
Cada tarefa da lista deve ter uma data de início e outra para o término ou período necessário para ser concluída. Criar o Gantt em uma planilha irá facilitar o controle das datas e prazos, afinal, o fato de ter um calendário no sistema irá evitar, por exemplo, definir datas erradas, como feriados e dias em que você não trabalhe.
3. Separe o projeto em etapas
Separe o seu projeto de evento em etapas principais, depois tarefas e subtarefas. É importante que as atividades sejam bem divididas para ser possível definir prazos com mais precisão.
Por exemplo, a questão dos patrocinadores é uma etapa principal e tem como objetivo alcançar um valor x em patrocínio. Uma das tarefas relacionadas pode ser pesquisar empresas e ter como subtarefa as reuniões com seus representantes.
4. Crie barras para medir o progresso
As barras de progresso são linhas horizontais no gráfico que mostram o quão próxima ou distante uma tarefa está de ser concluída. Cada atividade relacionada ao evento deve ter a sua barra para acompanhamento.
5. Identifique as etapas críticas do projeto
Existem etapas da realização de eventos em que não é possível ter precisão sobre prazos, pois eles podem variar. Elas devem ser identificadas para evitar o descontrole sobre sua realização.
6. Adicione marcos ao projeto
Marcos são eventos importantes com um grande impacto sobre o processo ou devem ser concluídos antes para dar andamento às demais tarefas. Incluí-los no gráfico de Gantt irá facilitar o acompanhamento e até servir como estímulo.
Agora você já sabe o que é a ferramenta Gantt para eventos, suas vantagens e dicas de como criar. Para conferir mais publicações sobre o setor de eventos, navegue pelo Lets.blog!
