Uma gestão de orçamento eficiente para eventos é crucial para potencializar o alcance de bons resultados. Em outras palavras, com organização é possível fazer mais com menos. No post a seguir listamos dicas para gerir os custos de forma inteligente.
Dicas para uma gestão de orçamento eficiente para eventos
O gerenciamento do orçamento é a base para organizar eventos de sucesso, pois é através desse processo que os custos são devidamente administrados. Abaixo listamos dicas para fazer uma gestão mais estratégica do orçamento para ter mais sucesso nessa empreitada.
1. Elabore o projeto do evento
O desenvolvimento de um projeto detalhado do evento permite que o organizador compreenda o que será necessário para a sua realização. Geralmente, no começo do trabalho em um evento, a equipe de produção faz reuniões pontuais em que tópicos importantes são levantados.
Confira alguns assuntos que devem ser abordados no projeto do seu evento:
- Metas do evento;
- Público-alvo;
- Estratégias promocionais interessantes;
- Programação do evento, entre outros.
Listar esses tópicos é relevante para fazer previsões e cálculos que ajudarão a tirar o projeto de evento do papel. Normalmente, eventos apresentam os seguintes aspectos geradores de custos:
- Aluguel de equipamentos: como microfones e caixas de som, por exemplo. Claro que os equipamentos variam conforme o tipo de evento.
- Equipe de colaboradores: durante a elaboração do projeto é importante considerar o tamanho da equipe necessária para realizar o evento.
- Pagamento de palestrantes e convidados: alguns tipos de eventos como conferências demandam convidados ilustres que cobram pela participação.
2. Organização de custos previstos no orçamento
As informações dos custos do seu evento devem ser mantidas organizadas e facilmente acessíveis ao longo do processo. Lembre-se que no dia a dia de trabalho não dá para perder tempo buscando pelo valor cobrado por essa ou aquela empresa.
O ideal é organizar os custos do evento em uma planilha facilmente editável. Os gastos devem ser divididos por áreas como decoração, buffet, brindes, segurança entre outros. Deve ser feita correta organização visual para tornar mais simples o processo de gestão dos custos.
3. Pesquisa de mercado
Os fornecedores representam uma parte significativa dos custos de um evento. Então, para encontrar as opções mais interessantes para o seu orçamento indicamos realizar uma pesquisa de mercado.
Esse tipo de pesquisa permite encontrar diferentes empresas fornecedoras e fazer uma comparação entre elas. As empresas devem ser contatadas para o orçamento ser solicitado. A partir da análise das propostas e da avaliação das necessidades do evento, é possível fazer uma escolha com melhor custo e benefício.
Fica a dica de que essa pesquisa deve levar em consideração mais do que somente o preço final do produto/serviço. A qualidade, as condições de pagamento e diferenciais devem ser colocados na balança na hora de escolher. Confira a seguir alguns passos para realizar uma pesquisa eficiente:
- Liste todos os produtos e serviços necessários para realizar o evento, faça uma discriminação por setor;
- Caso ainda não tenha uma lista de potenciais fornecedores, desenvolva uma;
- Planeje a solicitação de orçamentos com alguma antecedência para ter tempo hábil de fazer a comparação.
4. Tenha uma estimativa de público
Para uma gestão de orçamento realmente eficiente é essencial fazer uma estimativa de público participante. Afinal, é preciso saber quantas pessoas deverão ser atendidas e quais são as suas necessidades. Essa estimativa deve considerar quantos participantes devem aderir para o evento ter sua viabilidade garantida.
É fundamental que as taxas de entrada cubram as despesas previstas para a realização do evento. Então, é essencial definir um orçamento para fazer o cálculo do valor ideal dos ingressos. Por exemplo, imagine um evento com orçamento de R$ 40 mil cujo objetivo é atrair 4.000 participantes.
Se o evento conseguir a marca de 4.000 participantes, pode disponibilizar os ingressos a partir de R$ 10,00. Contudo, é sempre interessante trabalhar com uma taxa um pouco acima dessa previsão para garantir a rentabilidade do seu evento. Também é uma forma de evitar complicações por não atingir o público estimado.
5. Use a tecnologia a seu favor
Adotar o uso de um software ou plataforma de gerenciamento de custos é importante para manter o controle durante todo o processo. Um dos pontos diferenciais desse tipo de sistema é permitir que toda a equipe envolvida edite a planilha. Afinal, os diferentes profissionais serão responsáveis por tarefas distintas que impactarão o orçamento.
A tecnologia é uma grande aliada para manter o conhecimento do que está sendo gasto e de que forma esses custos se refletem no orçamento. Inclusive, dependendo da plataforma escolhida, é possível programar alertas de eventuais estouros do orçamento.
6. Use uma plataforma de venda de ingressos
A venda dos ingressos do seu evento através de uma plataforma online, além de simplificar para os participantes, auxilia na gestão de orçamento. Ao utilizar a plataforma Lets.Events é possível controlar o volume de vendas. Assim é mais simples acompanhar a evolução do seu evento junto ao seu público.
Caso o número de aderentes esteja baixo, é possível adotar estratégias de marketing para aumentar as vendas. O sistema ainda permite que os participantes do evento façam check-in com facilidade e rapidez. Isso sem contar que a facilidade de comprar ingressos com apenas alguns cliques atrairá mais potenciais compradores.
7. Revise o orçamento
Ao longo de todo o processo de organização e execução de um evento é essencial revisar o orçamento. Isso permite identificar eventuais gargalos e contornar problemas que surjam no decorrer do tempo. Mesmo com uma gestão organizada, é possível que ocorram imprevistos.
Para evitar que esses imprevistos prejudiquem o bom andamento do seu evento, recomendamos ter uma reserva financeira para contorná-los. Com tranquilidade para resolver os problemas tudo se torna mais simples. Lembre-se de que a gestão de orçamento é um trabalho constante e contínuo.
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