Organizar um evento não é uma tarefa fácil. Além de ter atenção com o orçamento, é preciso negociar com fornecedores, contratar profissionais qualificados, cuidar da montagem e desmontagem de estruturas, elaborar a lista de convidados, divulgar, entre outras tarefas.
Para tornar a sua rotina mais fácil, reunimos neste artigo cinco métodos e ferramentas essenciais para você fazer a gestão do tempo. Com elas, seu trabalho certamente ficará mais fácil e menos estressante. Confira!
1. Things Done (GTD)
Durante algum evento, você já ficou perdido e sem saber por onde começar as suas tarefas? Se você respondeu sim, não se assuste! Isso é mais comum do que parece. Porém, para facilitar o seu trabalho, você pode utilizar a ferramenta Things Done (GTD).
Essa metodologia, criada pelo escritor David Allen, ajuda a priorizar o planejamento das suas tarefas. Ela é dividida em cinco etapas. Conheça cada uma delas a seguir.
- **Coleta: **enumere a lista de atividades que você pretende executar.
- Processamento: avalie os problemas e defina quais deles merecem atenção redobrada.
- Organização: organize as demandas e estabeleça o prazo para conclusão.
- **Execução: **desenvolva as tarefas sem interrupções.
- Revisão: revise sempre as estratégias e aplique técnicas de melhoria dos processos.
Quando você conta com a ajuda de uma equipe de apoio eficiente, provavelmente essa técnica trará resultados mais satisfatórios. Então, pense nisso antes de selecionar seus colaboradores!
2. Matriz GUT
Outra ferramenta importante na gestão do tempo é a Matriz GUT. Ele ajuda a organizar os problemas e define quais serão resolvidos de acordo com a ordem de prioridade. A avaliação é realizada por meio de notas, que passa por três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência, conforme sinaliza a sigla.
Com essa ferramenta, você gastará menos tempo executando tarefas irrelevantes, tornando aquelas demandas urgentes mais produtivas. Para criar essa hierarquia, perceba quais são as consequências que um problema não resolvido poderá gerar para o seu evento.
Depois, verifique o prazo para concluir a tarefa (urgência) e de que forma o problema afetará o evento caso ele não seja solucionado.
3. 5W2H
Uma das etapas mais complicadas de um evento e que atrapalha qualquer gestão do tempo é a montagem e a desmontagem.
Para trazer mais agilidade para esse processo, use a ferramenta 5W2H. Ela é um tipo de checklist em que você colocará quais são as atividades que pretende executar em um certo período.
Os objetivos precisam estar claros para todos os membros da equipe. Assim, listamos abaixo quais são as perguntas que pertencem à sigla 5W2H e que não podem faltar em seu planejamento.
- What: o que será feito?
- **Why: **por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: quando será feito?
- Who: quem executará?
- How: como será feito?
- How much: quanto custará?
4. SMART
Quando definimos metas para os nossos projetos, sem dúvidas aperfeiçoamos a nossa gestão do tempo. No entanto, elas não podem ser estabelecidas de qualquer forma. É necessário aplicar o conceito de Metas SMART. Por meio dele, você conhece quais são as principais características que um objetivo precisa ter para ser alcançado com eficiência.
Um objetivo deve ser:
- Específico
- Mensurável
- Atingível
- Relevante
- Baseado em tempo
5. Lets
Para finalizar a nossa lista, apresentamos o Lets.events. Esta ferramenta facilita a organização da lista de convidados, poupando tempo e trabalho. Vale a pena conhecer mais detalhes dessa novidade!
Com essas ferramentas, não há dúvidas de que seu dia a dia será muito mais simples! Escolha a opção que mais combina com o seu perfil e conquiste sucesso em seu evento.
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