A logística de eventos é um fator muito importante para o sucesso de uma produção. Afinal, é através desse processo que se garante que pessoas, materiais e estruturas estejam no lugar certo e na hora certa.
Locação de mobiliário, montagem do palco e estandes, sinalização do local, preparação da área de alimentação, são muitos os detalhes que o organizador precisa cuidar. Somente com um bom planejamento logístico é possível resolver tudo nos prazos certos e obter bons resultados.
Continue a leitura para conferir o guia completo sobre logística de eventos que preparamos e aplicar nas suas produções!
Entenda o que é logística de eventos
Logística de eventos é a gestão e coordenação de todos os aspectos práticos e operacionais envolvidos na realização de um evento. Dessa forma, inclui desde o planejamento inicial até a sua execução e o pós-evento.
Esse processo envolve a coordenação de várias áreas, como: transporte, hospedagem, alimentação, tecnologia, segurança, entre outras. Então, por conta da sua complexidade, tudo precisa ser muito bem organizado, para que nenhum detalhe seja esquecido.
Através de uma logística eficiente se garante que tudo esteja pronto para o evento acontecer, com todos os recursos disponíveis no local e na hora certa. São muitos os detalhes envolvidos, como a escolha do espaço e sua preparação, contratação de fornecedores e prestadores de serviços, gestão do fluxo de pessoas, estacionamento e suporte técnico, etc.
O sucesso de um evento depende muito de uma boa logística, pois é assim que se evita atrasos e desorganização. Por isso, é importante que os organizadores se dediquem a planejar e gerenciar cuidadosamente todos os aspectos logísticos, obtendo assim um evento bem-sucedido e proporcionando uma experiência positiva para todos os envolvidos.
10 Passos para uma logística de eventos eficiente
Veja quais são os passos para uma logística de eventos eficiente, em que todos os detalhes da produção sejam coordenados, como em uma grande orquestra. Acompanhe!
1. Definir o objetivo do evento
Antes de tudo, é importante definir o objetivo do evento e o público-alvo. Dessa forma, se tem um direcionamento para criar todo o planejamento, incluindo o local, a estrutura e outros recursos necessários.
Uma feira de negócios, por exemplo, tem uma logística diferente de uma palestra. Afinal, o primeiro formato precisa de uma estrutura maior, com estandes, palco etc. Decidir com cuidado esses detalhes, irá facilitar as ações seguintes, evitando prejuízos e retrabalhos.
2. Escolher o local
O local do evento é um dos aspectos mais importantes da logística, pois será o endereço para onde toda a equipe e estrutura irão se deslocar. É preciso avaliar as características do espaço e verificar se ele atende às necessidades do evento, como capacidade, acessibilidade, equipamentos, etc.
Considere todas as informações obtidas através do passo anterior. Assim, evitará tomar uma decisão equivocada, que prejudique outros detalhes do projeto.
3. Definir a data e horário
É importante definir a data e o horário do evento com antecedência, levando em consideração os feriados, datas comemorativas e outras produções que possam concorrer com a sua programação.
Verifique também a disponibilidade do espaço, dos profissionais envolvidos, palestrantes e fornecedores. A data precisa se encaixar perfeitamente aos demais detalhes, então analise tudo veja se há a necessidade de fazer adaptações no planejamento.
4. Contratar fornecedores
Os fornecedores são essenciais para a realização de um evento. Eles podem ser os responsáveis pela estrutura, equipamentos de iluminação e som, materiais oferecidos aos participantes, alimentação etc.
Certifique-se de contratar fornecedores que atendam às necessidades logísticas do evento. Isso significa que esses parceiros devem oferecer o que o projeto precisa e, também, consigam realizar as entregas no local escolhido.
5. Planejar a infraestrutura
Uma boa estrutura é o que irá garantir o sucesso das apresentações, como iluminação e som de qualidade. Então, um ponto fundamental da logística de eventos envolve aspectos como: palco, iluminação, som, decoração e mobiliário.
Lembrando que tudo deve estar em conformidade com as normas de segurança!
6. Gerenciar a hospedagem e alimentação da equipe
Caso seja necessário, será preciso gerenciar a hospedagem dos palestrantes e artistas, reservando quartos em hotéis próximos ao local do evento. Isso irá tornar o deslocamento mais prático e prevenir atrasos.
Além disso, é preciso planejar a alimentação dos profissionais envolvidos no evento, garantindo a qualidade dos alimentos e bebidas e atendendo também a possíveis restrições alimentares.
7. Gerenciar o transporte
Não dá para falar em logística de eventos sem mencionar o transporte. Nesse contexto, ele está envolvido em diversas situações, como na movimentação de equipamentos e também de pessoas.
Verifique quais as melhores opções de transporte para os palestrantes, a equipe do evento e, também, para sugerir aos participantes. É importante incluir no site oficial e redes sociais sugestões para facilitar a vida de quem não mora na cidade.
8. Garantir a segurança
A segurança é mais um ponto fundamental da logística de eventos. Para garantir uma experiência segura a todos os envolvidos, contrate equipes e equipamentos especializados, verifique as condições gerais do local, sinalizando saídas de emergência, entre outras medidas.
9. Definir detalhes da venda de ingressos
Viu só como a logística de eventos é abrangente? Mais um ponto importante a incluir no planejamento é a venda de ingressos. Nesse caso, existe a opção de realizar a venda através de uma plataforma, como o Lets.events.
Assim, os processos são realizados de forma automatizada e segura, possibilitando ao organizador se dedicar a outras questões estratégicas da produção. Acesse o site para saber mais!
10. Avaliar os resultados do evento
Após o evento, é importante avaliar os resultados e os aspectos logísticos, identificando pontos fortes e oportunidades de melhoria para projetos futuros. Registre o que deu certo e o que precisa ser aperfeiçoado, assim nenhum dado será perdido.
Conclusão
Produzir um evento envolve mais do que lidar com aspectos artísticos e acadêmicos. Para que os participantes tenham uma experiência positiva de entretenimento ou desenvolvimento, é preciso contar com uma base sólida, formada pela gestão de diferentes áreas, como a logística.
Para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos, acesse outras postagens do Lets.blog e aproveite!
