Muitas vezes, quando a gente pensa em produzir uma festa, a primeira coisa que vem à cabeça é: por onde eu começo? Bom, estamos aqui para te ajudar nisso mesmo! A lista de convidados é a parte mais importante e é exatamente por onde você deve começar a focar os seus esforços.
Planejar local, quantidade de bebidas e comida, aluguel de mesas e cadeiras etc, são ações importantes! Mas normalmente é preciso saber quantas pessoas terão no evento para orçar tudo isso. Então, o melhor a fazer é começar pela lista!
Siga a leitura para conferir dicas práticas de como montar uma lista de convidados impecável para um evento de sucesso. Vamos lá?
A importância da lista de convidados para um evento de sucesso
Seja uma festa de casamento, um evento corporativo, uma feira ou qualquer outro tipo de evento, a lista de convidados é fundamental. Independentemente se for convidar pessoas nominalmente ou vender ingressos, essa é uma etapa necessária para tomar outras decisões.
Em se tratando de eventos pessoais, como aniversários, casamentos e outros, a lista de convidados é importante para definir um limite e selecionar quem irá chamar.
Já no caso de produções abertas ao público, a lista irá permitir que identifique também um limite e selecione quantos convites irá enviar a pessoas específicas.
Com isso, podemos concluir que a lista de convidados é necessária porque faz parte do planejamento do evento. É a partir dela que saberá quais são os recursos que precisa e as quantidades de cada um.
Portanto, não deixe essa importante etapa de lado, comece por ela e veja como ficará mais simples tomar uma série de decisões.
Dicas para montar uma lista de convidados impecável
Agora que já sabe a importância que a lista de convidados tem para o sucesso de um evento, aproveite para conferir dicas de como montar a sua.
1. Defina a quantidade de pessoas
É importante que você tenha um limite. Não precisa ser uma quantidade exata, pode ser uma média. Por exemplo: se eu decidir que vou fazer uma festa no meu apartamento e sei que lá cabem apenas 60 pessoas, então, vou colocar essa meta para a minha lista.
Da mesma forma, se você ainda não tem um lugar, mas sabe que não consegue pagar um espaço que comporte 2000 pessoas e sim um para 500, então esse será o seu limite. Entendeu? Definindo o limite, você consegue se organizar um pouco melhor.
Pensando nesse número, veja quem realmente importa estar no evento que está produzindo. Em uma lista de um evento corporativo, você deve priorizar aquelas pessoas com quem precisa criar ou manter um relacionamento. Já em uma lista de casamento, filtre as pessoas mais próximas e aquelas que façam parte daquele momento.
Um erro bem comum na hora de construir uma lista é as partes envolvidas a fazerem individualmente. Imagine só o noivo com uma relação de 600 pessoas e a noiva com outra de 600, para um limite combinado de apenas 500 convidados? Ou então, a debutante fazendo a sua lista e os seus pais outra? Ou, ainda, três sócios de uma balada convidando 50 pessoas cada, sendo que contabilizaram apenas 100 no total?
O ideal nos dois primeiros casos é fazer uma lista em conjunto. E, no último caso, outra opção seria determinar a quantidade limite para cada sócio ou produtor. Assim, não tem erro e cada um pode administrar a sua sem maiores complicações.
2. Setorize a sua lista
Se houver dificuldade em incluir ou eliminar pessoas, setorize a sua lista! Separe por quadros ou páginas. Se for um casamento ou aniversário, separe por família de 1º grau, como os pais, irmãos e filhos; família de 2º grau, como os avós, tios e primos; amigos íntimos e próximos; e colegas do trabalho, escola ou cursinho. Se for preciso, mais à frente corte pessoas, sem problemas!
Caso seja uma festa ou balada, você pode separar a lista por frequentadores assíduos; vips; amigos próximos; pessoas estratégicas; aquelas que vão levar outras pessoas para a sua festa ou ajudar a divulgar. Sugerimos aqui deixar uma quantidade separada para possíveis sorteios nas redes sociais, rádios ou entre seus apoiadores.
Se tiver em dúvida, ajuda também separar grupos que não precisa convidar. Assim como a gente escreve nomes que poderão ser cortados depois, fazemos o mesmo com a setorização da lista.
3. Revise sempre
Já fez a lista? Deu a quantidade prevista? Perfeito! Mas vale uma revisão para ter certeza de que todos estão incluídos! Não deu a quantidade? Passou? Revise também!
Conseguiu chegar a um número final, fez o orçamento de tudo e está tudo certo com a lista de convidados? Revise! Chegou ao número final e vai ter que cortar mais gente? Revise muito!
Pode ser que você já tenha cortado possíveis convidados, mas se precisar fazer de novo não sofra! Para esse sentimento de ter que cortar aquele promoter do primeiro evento ou aquela tia que aparece na foto de família, mas que nunca te liga no seu aniversário, você pode se fazer algumas perguntas.
Esses questionamentos servem para você dialogar consigo mesmo ou com os outros envolvidos da festa e verificar se vale a pena ou não manter certos nomes. São elas:
- Por que essa pessoa está na lista?
- Qual sua importância nessa história?
- Ela precisa mesmo estar presente?
Você pode incluir mais perguntas, não tem problema! Mas você pode também ser ainda mais prático e aplicar um questionário onde as respostas serão apenas sim ou não. Esse segundo método vale para casamento, batizado, festas de aniversário e afins. E serve também para as pessoas mais indecisas. Acompanhe as questões:
- Vejo essa pessoa com frequência?
- Nos falamos sempre por telefone?
- Nos falamos constantemente por mensagem de texto?
- Frequentarmos a casa uma da outra?
- Saímos juntas nos últimos meses?
- Trocamos mensagens de aniversário, natal e datas especiais?
- Eu me sinto confortável ao lado dessa pessoa?
4. Deixe uma margem de segurança
Deixe uma margem de segurança da sua lista para pessoas que poderão surgir ao longo do tempo. Isso vale tanto para um casamento, que é planejado com quase dois anos de antecedência, quanto para eventos corporativos produzidos em menos tempo.
Nunca se sabe quando uma nova pessoa irá entrar na sua vida, seja pessoal ou profissional. Com a margem de segurança fica mais simples incluir alguém sem grandes problemas com o orçamento.
5. Monte a lista com antecedência
Siga as dicas que tratamos anteriormente de listar, cortar, revisar e cortar com antecedência. Mesmo deixando uma margem de erro nas suas contas, quanto mais cedo você se decidir e fechar a sua lista, melhor será o seu planejamento geral.
Deixar as coisas para a última hora nunca é uma boa ideia. O melhor é adiantar tudo o que for possível para ter mais tempo para realizar as alterações que forem necessárias.
6. Utilize uma plataforma de eventos
Por último, use plataformas eficientes e vão facilitar sua vida! O excel é um ótimo lugar para você fazer as suas listas. Lá você pode separar os convidados por aba, cores, ordem alfabética, etc, são infinitas as possibilidades. Mas nada de tê-lo como apoio também para controlar as confirmações.
Facilite sua vida e não dependa de um telefonema para isso. Peça para que as pessoas confirmem a presença por uma lista online e acompanhe quando precisar. Assim, você pode ocupar seu tempo com outros detalhes do evento e deixar com que plataformas automatizadas e seguras se preocupem com isso!Ah! Não deixe de nos acompanhar por aqui no Lets Blog! Sempre teremos muitas dicas sobre as últimas novidades e tendências do setor de eventos. Fique ligado!
