Muitas vezes quando a gente pensa em produzir uma festa, a primeira coisa que vem à cabeça é: por onde eu começo?? Bom, estamos aqui para te ajudar nisso mesmo!

A lista de convidados é a parte mais importante e é exatamente por onde você deve começar a focar os seus esforços. Planejar local, quantidade de bebidas e comida, aluguel de mesas e cadeiras, etc., são importantes! Mas normalmente você precisa saber quantas pessoas terão na sua festa para orçar tudo isso. Então é melhor ser assertivo e começar pela lista!

Defina a quantidade de pessoas

É importante que você tenha um limite. Não precisa ser uma quantidade exata, pode ser uma média. Por exemplo: se eu decidi que vou fazer uma festa no meu apartamento e sei que lá cabem apenas 60 pessoas, então, vou colocar essa meta para a minha lista. Da mesma forma se você ainda não tem um lugar, mas sabe que não consegue pagar um lugar que comporte 2000 pessoas, mas consegue bancar um espaço para 500, então esse será o seu limite. Entendeu? Definindo o limite, você consegue se organizar um pouco melhor.

Pensando nesse número, veja quem realmente importa estar no evento que está produzindo. Em uma lista de um evento corporativo, você precisa priorizar aquelas pessoas que você precisa criar ou manter um relacionamento. Já em uma lista de casamento, você precisa filtrar as pessoas mais próximas e pessoas que façam parte daquele momento.

Um erro bem comum na hora de construir uma lista é das partes envolvidas a fazerem individualmente. Imagina só o noivo com uma relação de 600 pessoas e a noiva com outra de 600, para um limite combinado de apenas 500 convidados? Ou então, a debutante fazendo sua lista e seus pais outra? Ou, ainda, 3 sócios de uma balada convidando 50 pessoas cada, sendo que contabilizaram apenas 100 no total?

O ideal nos dois primeiros casos é fazer uma lista em conjunto. E no último caso, uma outra opção seria determinar a quantidade limite para cada sócio ou produtor. Assim, não tem erro e cada um pode administrar a sua, sem problemas!

Setorize a sua lista!

Se houver dificuldade em incluir ou eliminar pessoas, setorize a sua lista! Separe por quadros ou páginas. Se for um casamento ou aniversário, separe por família de 1º grau, como os pais, irmãos e filhos; família de 2º grau, como os avós, tios e primos; amigos íntimos e próximos; e colegas do trabalho, escola ou cursinho. Se for preciso, mais na frente corte pessoas, sem problemas!

Caso seja uma festa ou balada, você pode separar por frequentadores assíduos; vips; amigos próximos; pessoas estratégicas; àquelas que vão levar outras pessoas para a sua festa ou ajudar a divulgar. Sugiro aqui deixar uma quantidade separada para possíveis sorteios nas redes sociais, rádios ou entre seus apoiadores.

Se tiver em dúvida, ajuda também separa grupos que não precisa convidar. Assim como a gente escreve nomes que poderão ser cortados depois, fazemos o mesmo com a setorização da lista.

Revise sempre!

Já fez a lista? Deu a quantidade prevista? Perfeito! Mas vale uma revisão para ter certeza de que todos estão inclusos! Não deu a quantidade? Passou? Revise também!

Conseguiu chegar ao um número final, fez o orçamento de tudo e está tudo certo com a lista de convidados? Revise! Chegou ao número final e vai ter que cortar mais gente? Revise muito!

Pode ser que você já tenha cortado possíveis convidados, mas se precisar fazer de novo não sobra! Para esse sentimento de ter que cortar aquele promoter do primeiro evento ou aquela tia que aparece na foto de família, mas que nunca te liga no seu aniversário, você pode se fazer algumas perguntas. Elas servem para você dialogar consigo mesmo ou com os outros envolvidos da festa se vale a pena ou não manter certos nomes. São elas:

Por que essa pessoa está na lista?

Qual sua importância nessa história?

Ela precisa mesmo estar presente?

Você pode incluir mais, não tem problema! Mas você pode também ser ainda mais prático e aplicar um questionário onde as respostas serão apenas sim ou não. Esse segundo método vale para casamento, batizado, festas de aniversário e afins. E serve também para as pessoas mais indecisas. E não se ofenda caso você seja essa pessoa, eu também me encaixo nela!

Vejo esse pessoa com frequência?

Nos falamos sempre por telefone?

Nos falamos constantemente de texto?

Frequentarmos a casa uma da outra?

Saímos juntas nos últimos meses?

Trocamos mensagens de aniversário, natal e datas especiais?

Eu me sinto confortável ao lado dessa pessoa?

E assim vai…

Acredito que essas dicas vão te ajudar a montar uma lista impecável e de sucesso, mas como queremos mesmo que ela esteja perfeita, vou te dar mais 3 dicas de ouro.

Minhas 3 dicas extras, que são de ouro!

Deixe uma margem de segurança da sua lista para pessoas que surgirão longo do tempo. Isso vale tanto para um casamento, que é planejado com quase dois anos de antecedência, quando para aquela festa planejada de última hora.

Siga as dicas que tratamos anteriormente de listar, cortar, revisar e cortar… com antecedência. Mesmo deixando uma margem de erro nas suas contas, quanto mais cedo você se decidir e fechar a sua lista, melhor o seu planejamento geral.

E, por último, use plataformas eficientes e vão facilitar sua vida! O excel é um ótimo lugar para você fazer as suas listas. Lá você pode separar os convidados por aba, cores, ordem alfabética, etc. São infinitas as possibilidades. Mas nada de tê-lo como apoio também para controlar as confirmações. Facilite sua vida e não dependa de um telefonema para isso. Peça para que as pessoas confirmem a presença por uma lista online e acompanhe quando precisar. Assim você pode ocupar seu tempo com outros detalhes do evento e deixar com que plataformas automatizadas e seguras se preocupem com isso!

Ah! Não deixe de nos acompanhar por aqui! Sempre teremos muitas dicas para você.