O trabalho de um organizador de eventos envolve uma extensa lista de tarefas a cumprir. Encontrar formas de gerenciá-las é importante para se manter produtivo e dar conta de tudo. O workflow é uma estratégia bastante interessante nesse sentido.
Essa metodologia de gerenciamento de tarefas é utilizada em empresas e na realização de projetos. Auxilia no mapeamento das atividades e na delegação delas para a equipe.
Quer saber mais sobre workflow e entender se esse método pode te auxiliar na organização dos seus eventos? Continue lendo e acompanhe!
O que é workflow?
Em português, workflow significa fluxo de trabalho. O principal objetivo desse método é organizar as etapas necessárias para se chegar a uma meta. Em se tratando de um evento, são os conjuntos de tarefas que devem ser executadas em sequência para concluir uma atividade.
Assim, são feitos esquemas em que é possível visualizar todas as etapas envolvidas em cada fase da produção de um evento. Esses esquemas são representações gráficas do fluxo de trabalho, ou seja, o workflow.
É a estratégia ideal para projetos em que há várias pessoas envolvidas. Desse modo, fica mais simples para cada membro ter conhecimento sobre como as coisas devem ser feitas, evitando que cada um realize as atividades de um jeito e os resultados sejam comprometidos.
Para ficar mais claro, acompanhe um exemplo de workflow de um evento:
- Primeiro contato com um fornecedor em potencial;
- Solicitação de orçamento;
- Realização do pedido;
- Entrega do pedido;
- Prazo de X dias para realizar o pagamento.
Benefícios do workflow para a gestão de projetos
Veja quais são os principais benefícios que o workflow pode proporcionar para a gestão de projetos em uma empresa de organização de eventos.
Padronização de processos
A padronização é fundamental para manter um padrão de qualidade. Com o workflow os processos passam a ser feitos sempre da mesma maneira, garantindo que os resultados obtidos sejam sempre satisfatórios.
Mais facilidade para identificar ineficiências
Quando há padronização na realização de atividades é possível identificar gargalos e pontos que podem ser melhorados. Por outro lado, quando não há essa uniformidade na forma de realizar tarefas, os problemas podem ficar ocultos e passar despercebidos.
Redução de custos e aumento da eficiência
O fato de as tarefas serem realizadas de forma padronizada possibilita a redução de custos e o aumento da eficiência. Assim, você e sua equipe conseguirão realizar todas as etapas da organização de um evento com mais agilidade.
Clareza sobre os processos
Para manter a sua equipe engajada é necessário que todos os envolvidos tenham clareza sobre os processos. Dessa maneira, cada uma saberá exatamente o que precisa fazer e de que forma, evitando a desmotivação e os desentendimentos entre os membros do time.
Eliminação do microgerenciamento
Embora o organizador de eventos tenha um papel importante sobre a produção, ele deve saber delegar tarefas e evitar o microgerenciamento. Isso significa não ser do tipo que deseja abraçar o mundo e saber confiar as funções aos colaboradores.
O workflow auxilia nesse sentido, pois a padronização para realizar tarefas dá mais segurança ao gestor e aos funcionários. Afinal, os passos estão todos descritos, basta segui-los para chegar ao resultado esperado.
Aproveitamento dos pontos fortes de cada membro da equipe
Quanto mais clareza se tem sobre os processos, mais fácil se torna aproveitar os pontos fortes de cada membro da equipe. Assim, as tarefas são delegadas de acordo com as afinidades de cada profissional, impulsionando a produtividade e a motivação geral.
Melhora da comunicação
A comunicação é tudo para que um projeto seja realizado com sucesso. O workflow é uma ótima base para isso, pois já traz grande parte das informações necessárias. Com isso, torna-se mais prático sanar outras dúvidas que surgirem durante a realização das atividades ligadas ao evento.
7 Dicas para aplicar o workflow em eventos
Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens do workflow, confira dicas de como aplicar a metodologia nos seus eventos.
1. Documentar os processos
A primeira ação que deve ser realizada é a documentação dos processos. Todos os passos da organização de um evento devem ser registrados em ordem cronológica. Assim, esse material deverá ser disponibilizado para toda a equipe consultar e acompanhar.
2. Analisar os processos
Após a documentação dos processos, é válido fazer uma análise para, de imediato, verificar se existe algum detalhe que pode ser aperfeiçoado. Se não houver, tudo bem, o mais comum é que isso seja notado no dia a dia.
3. Registrar as informações com clareza
As informações devem ser registradas no workflow com a máxima clareza. Afinal de contas, a ideia é que todos os envolvidos na organização de eventos consigam entender os fluxos de trabalho.
4. Pedir para a equipe sugerir melhorias
Como falamos anteriormente, é no dia a dia que serão identificados pontos dos processos que podem ser melhorados. Para impulsionar esse movimento é importante pedir para a equipe dar sugestões sempre que julgarem pertinente.
5. Criar listas de verificação com as tarefas
As listas de verificação são grandes aliadas da realização de projetos em geral. A cada etapa cumprida deve ser riscado um item, seguindo até que todas sejam concluídas. Lembre-se de inserir prazos na frente de cada atividade para facilitar a organização do tempo.
6. Acompanhar a realização das tarefas delegadas
Delegar não significa “deLARGAR”, é preciso acompanhar os resultados obtidos pela equipe. Nesse sentido, a qualidade e a eficiência são mantidas, e os colaboradores se sentem apoiados pelo líder do projeto.
7. Utilizar as falhas para aperfeiçoar o workflow
Por mais organização que se tenha, é natural que falhas aconteçam ao longo do caminho. Nesse caso, o que se deve fazer é aprender com a situação e utilizar os erros para aperfeiçoar o workflow. Dessa maneira, os eventos irão se tornar cada vez melhores.
Agora que você já sabe o que é e como aplicar o workflow em eventos já pode utilizar esse método nos seus projetos. Se quiser conferir mais conteúdos e dicas sobre o setor de eventos, navegue pelo Lets.blog!
