Quem é produtor sabe: escolher o local é um dos momentos mais estratégicos, e decisivos, de toda a produção. Afinal, é onde a mágica vai acontecer!
O espaço não é só um cenário, ele impacta diretamente a experiência de quem comprou o ingresso e a percepção que o público terá.
Não importa o tamanho do seu evento, dedicar um tempo de qualidade a essa seleção é essencial para garantir o sucesso.
Continue a leitura e veja o que considerar antes de fechar o contrato, os critérios mais importantes e dicas para acertar na escolha!
O que considerar antes da escolha?
Antes de sair visitando mil lugares, você precisa fazer o dever de casa. O espaço ideal é aquele que está 100% alinhado com o propósito da sua programação e com quem é o seu público-alvo.
Pense nestes dois pontos principais:
- Objetivo do evento: é para entretenimento, networking, capacitação ou divulgação?
- Perfil do público-alvo: qual a faixa etária, estilo de vida e, principalmente, as necessidades deles?
Lembre-se: um show de grande porte exige palco e acústica adequados. Enquanto um congresso prioriza detalhes como tecnologia audiovisual e conforto.
Critérios essenciais na escolha do local
Use a lista a seguir para guiar sua busca pelo espaço ideal:
1. Capacidade e quantidade de ingressos
A capacidade do espaço deve corresponder à quantidade de ingressos que você planeja vender.
- Congressos e palestras (sentados): conte 1 m² por pessoa.
- Feiras e exposições: considere 3 a 5 m² por estande, além do espaço de circulação.
- Shows e festivais: o cálculo é baseado na lotação máxima de segurança.
2. Localização e acessibilidade
A localização influencia diretamente a adesão do público. Avalie:
- Proximidade de transportes públicos.
- Opções de estacionamento.
- Acessibilidade universal (rampas e banheiros adaptados).
3. Infraestrutura e serviços
A estrutura precisa dar suporte à sua operação. Verifique:
- Banheiros em número suficiente para o público.
- Som e iluminação profissionais.
- Equipe técnica e de apoio disponível.
4. Proteção contra mudanças no clima
Se o evento for aberto, ter um Plano B é indispensável. Tendas, coberturas ou áreas fechadas integradas proporcionam conforto e segurança, evitando que chuvas inesperadas atrapalhem o sucesso do evento.
5. Adequação ao público-alvo
O espaço precisa ser adequado ao público, confira alguns exemplos:
- Eventos de negócios: busque espaços sofisticados e formais.
- Shows e festivais: priorize áreas amplas e dinâmicas.
- Cursos e workshops: auditórios funcionais e bem equipados.
6. Localização ideal
Pense na logística do seu público:
- Se o evento atrai pessoas de fora, a proximidade de aeroportos, rodoviárias e hotéis é crucial.
- Para produções locais, considere o acesso por transporte público e facilidade no deslocamento.
7. Necessidades específicas
Mostrar esse cuidado faz a diferença!
- Famílias precisam de estrutura para crianças, trocadores e banheiros acessíveis.
- Idosos precisam de acessibilidade e cadeiras confortáveis.
- O público de shows e festivais precisa de segurança reforçada, banheiros em quantidade suficiente e acesso fácil a alimentação e hidratação.
8. Layout flexível
Espaços moduláveis facilitam a personalização de palcos, lounges e divisórias, adaptando-se ao formato do seu evento.
Aspectos que influenciam a decisão final
Vamos aos fatores que evitam sustos no orçamento:
Orçamento disponível
Inclua locação, taxas obrigatórias e equipamentos. Compare sempre pacotes completos com a contratação de serviços adicionais separadamente.
Data e disponibilidade
Locais disputados, como centros de convenções ou arenas, exigem reserva com uma antecedência maior. Planeje-se para garantir a data estratégica.
Histórico de eventos
Pesquisar avaliações e cases de eventos anteriores ajuda a verificar a qualidade da estrutura e o preparo da equipe do local.
Como a infraestrutura impacta o sucesso do evento?
Uma boa infraestrutura é a base para que tudo funcione sem imprevistos. Ela sustenta a operação e garante que o público viva uma experiência positiva do início ao fim.
Quando som, luz ou estrutura falham, não é só o evento que sofre: a reputação da produção e a satisfação dos participantes ficam em risco.
Checklist rápido para escolher o local ideal
- Capacidade compatível com a venda de ingressos.
- Localização acessível e estratégica.
- Estrutura técnica robusta (som, luz e outros recursos).
- Flexibilidade de layout.
- Custos transparentes e compatíveis com o orçamento.
- Histórico positivo em eventos anteriores.
Foco na experiência do público e próximos passos
A escolha do local é uma decisão que influencia diretamente a experiência do público e o retorno financeiro da sua produção. Mas, para que essa escolha seja 100% acertada, ela precisa de dados confiáveis!
É crucial que a capacidade do espaço seja compatível com a venda de ingressos que você planeja. Uma plataforma completa se torna essencial nesse momento, pois ela te dá o controle necessário para tomar essa decisão.
Com a Lets você acompanha relatórios em tempo real das vendas e inscrições. Assim, tem controle sobre o público e consegue confirmar se o local escolhido está alinhado ao planejamento.
Enquanto você se concentra em preparar o espaço para receber o público, a Lets simplifica o processo de vendas e o check-in, garantindo uma experiência incrível para todos.
FAQ: principais dúvidas sobre a escolha do espaço ideal para eventos
Ainda com dúvidas sobre como escolher o espaço ideal para eventos? A gente responde abaixo!
1. Como calcular a capacidade ideal de um local para o evento?
Some o número de convidados previstos com a equipe de apoio e considere pelo menos 1,2 m² por pessoa em eventos de pé ou 0,8 m² por assento em eventos sentados.
2. O que é mais importante: localização ou infraestrutura?
Ambos são cruciais, mas a infraestrutura pesa mais se o evento exige recursos técnicos. Já para eventos que não dependem tanto da estrutura, a localização pode ser decisiva para garantir a presença do público.
3. Posso confiar apenas em fotos online para escolher o local?
Não. Fotos ajudam, mas a visita presencial é indispensável para avaliar acústica, conforto, iluminação e clima do espaço.
4. Quais erros devo evitar ao escolher o local do evento?
Ignorar o perfil do público, não verificar acessibilidade, esquecer custos extras e deixar para reservar o espaço em cima da hora.
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