Um evento memorável é aquele que produz uma experiência inesquecível para os participantes. Certamente, esse é o resultado esperado pelos organizadores de eventos em seus diferentes projetos. Mas, como obter esse resultado? Continue lendo para saber quais são os elementos essenciais.
Conheça os elementos essenciais para criar um evento memorável
Organizar um evento que será lembrado por muito tempo é um dos principais desejos de quem atua nesse setor. Mas, o que faz com que uma produção se torne memorável?
Em primeiro lugar, uma boa organização que garantirá o bom funcionamento de tudo. Além disso, também é importante que o organizador foque em oferecer encantamento para o seu público.
A seguir listamos os elementos essenciais para organizar um evento inesquecível que impactará positivamente os participantes.
1. Orçamento
O conhecimento do orçamento é determinante para iniciar a organização do seu projeto. Com esse dado é mais simples distribuir as verbas de cada setor. Quando não se tem conhecimento do teto orçamentário pode acontecer de estourar o valor limite em algum setor.
Um planejamento que não se baseia na realidade dos números pode gerar experiências desastrosas para os participantes. Ter um valor menor do que o esperado para algum setor estrutural pode fazer com que o atendimento seja prejudicado.
2. Comunicação clara e eficiente
Para um evento ser memorável, é fundamental ter uma comunicação clara e eficiente. Os participantes devem ter acesso a todas as informações relevantes, até mesmo aquelas que podem eventualmente se esquecer de pesquisar.
O bom processo comunicativo tem início com as informações no site de inscrição que devem incluir:
- Local do evento;
- Horários do evento;
- Programação;
- Atrações;
- Lembretes importantes.
Após essa fase de pré-evento é essencial manter a comunicação eficiente, organizando e fornecendo as informações mais relevantes. O fato de receber atualizações sobre atrações, sobre novidades e até mudanças que ocorram faz com que o evento ganhe mais credibilidade.
Uma dica para tornar esse processo de comunicação e venda de ingressos mais claro é utilizar a plataforma da Lets.Events. Nela é possível criar e gerenciar o seu evento, disponibilizando a venda dos ingressos. Os clientes têm um ambiente virtual seguro e de fácil navegação para buscar informações.
3. Promoção da interação
Eventos, de forma geral, têm como um dos seus objetivos promover interação, seja entre os próprios participantes ou entre os participantes e uma marca. Então, para criar uma experiência memorável, é preciso pensar em mecanismos práticos que incentivem a troca de contatos.
Os stands do evento podem oferecer ativações com as marcas participantes, pode ter uma área especial para networking, entre outros. Considere o público do seu evento e, de acordo com esse perfil, defina soluções para estimular esse tipo de interação. Quanto mais as pessoas interagirem, mais lembranças terão do evento.
4. Ações de engajamento
O engajamento caminha lado a lado com a interação para tornar um evento memorável. Isso significa que é importante investir nesse tipo de ação para oferecer experiências inesquecíveis.
Algumas estratégias para gerar engajamento incluem:
- Áreas para fazer check-in no evento;
- Espaços instagramáveis;
- Stands com ativações;
- Oferta de brindes;
- Espaços para relaxamento com estações para carregar o celular;
- Áreas para competições e gincanas, entre outros.
5. Escolha estratégica de data e horário
Para que seu evento seja um grande sucesso, é muito importante focar na escolha da melhor opção de data e horário para o público-alvo. A adesão à proposta depende da adequação dessa escolha às necessidades dos interessados.
Além de se basear nas necessidades do público, é preciso observar se as datas não coincidem com outros eventos, como:
- Carnaval;
- Páscoa;
- Dia dos Namorados;
- Black Friday;
- Natal;
- Eventos semelhantes ao seu, entre outros.
O agendamento de um evento próximo a uma data comemorativa, como o Natal, por exemplo, pode reduzir o número de adesões. Já no caso de um agendamento próximo a outro evento semelhante, há sempre o risco de que a maior parte do público prefira o concorrente.
6. Escolha do local
No caso dos eventos presenciais, para criar uma experiência memorável, o organizador deve buscar um espaço que impacte positivamente os participantes. A escolha deve se basear nas necessidades e anseios do público-alvo do seu evento. Os pontos mais importantes variam conforme o público.
Confira abaixo alguns tópicos que devem ser levados em consideração para escolher o local:
- Fácil localização (o público, em sua maioria, depende do transporte público ou irá com o carro próprio?);
- Estacionamento (avalie qual é a estimativa para pessoas com veículo próprio);
- Tamanho (está adequado para o número de participantes esperado? Cuidado com espaços muito pequenos ou muito grandes);
- Ventilação (as pessoas precisam se sentir confortáveis no seu evento).
7. Escolha da plataforma (eventos online)
Os eventos online se tornaram mais populares após a pandemia e muitos descobriram nesse modelo a oportunidade de ampliar seus horizontes. Embora não demandem um espaço físico, essas produções também exigem a observação de algumas necessidades.
O ponto-chave é escolher uma plataforma de transmissão adequada ao seu público. Também é fundamental alinhar a identidade visual dos diferentes palestrantes. A qualidade de áudio e de imagem deve ser semelhante entre os profissionais. O acesso deve ser fácil e amplamente explicado pelos organizadores.
8. Ofereça um diferencial em seu evento
O que torna um evento memorável? Uma das respostas possíveis para essa pergunta é “ter algo diferente para oferecer”. Isso significa pensar e desenvolver algo que nenhuma outra produção terá para impactar os participantes positivamente. Busque um diferencial para que seu evento seja bem posicionado no mercado.
Analise o seu público-alvo e considere o que é relevante para essas pessoas. O que as impressionaria e as faria desejar voltar em uma próxima edição? Um diferencial é tudo aquilo que move as pessoas voltarem por ser algo considerado impressionante. Um bom evento é aquele que entrega o esperado e o inesperado, tornando-se assim inesquecível.
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