Planejar um congresso científico pode ser uma tarefa desafiadora, mas com uma boa organização, é possível realizar um evento de sucesso. Para te ajudar, preparamos um passo a passo com dicas para seguir desde as fases iniciais do projeto até a sua realização.
Continue a leitura e confira como entrar nesse nicho e realizar um trabalho de excelência!
O que é um congresso científico?
Um congresso científico é um evento que reúne pesquisadores, acadêmicos, profissionais e estudantes de determinada área. Seu objetivo é discutir e apresentar estudos, pesquisas, projetos e avanços relacionados a um tema central.
Geralmente, essas produções contam com uma programação que inclui palestras, mesas-redondas, sessões de pôsteres e workshops que abordam tópicos relevantes para o campo de estudo em questão.
Os congressos são importantes para a troca de conhecimentos e experiências, a divulgação de novos estudos e técnicas, o estabelecimento de novas parcerias e o fortalecimento da comunidade científica. Muitas vezes, os trabalhos apresentados são posteriormente publicados em revistas científicas ou coletâneas de artigos.
O que preciso para organizar um congresso científico?
Organizar um evento científico possui diversos pontos semelhantes a qualquer outro tipo de produção. No entanto, existe o diferencial de ser um projeto relacionado ao conhecimento e do qual os participantes sairão com um certificado. Por isso, a credibilidade é um fator fundamental.
Contar com o apoio de uma instituição científica, como uma universidade, é uma forma de mostrar ao público que se trata de um evento sério. Esse suporte pode ser dado de diversas formas, como:
- Realização do congresso no auditório da universidade;
- Ter entre os palestrantes professores da instituição;
- Patrocínios.
Essas parcerias fazem com que o seu congresso tenha o respaldo de uma organização ligada à ciência. Assim, mais pessoas irão confiar que se trata de um projeto que irá realmente oferecer valor e comprar os ingressos rapidamente para garantir sua vaga.
Como organizar um congresso científico? Confira os passos!
Um congresso científico é um tipo de evento no qual as pessoas vão para compartilhar e adquirir conhecimento. Por isso, deve haver um cuidado extra durante os processos de organização, a fim de oferecer conteúdos de qualidade ao público.
Veja, a seguir, o passo a passo para seguir ao organizar uma produção desse tipo.
1. Defina um tema e objetivo claro para o evento
É importante ter um tema central para o congresso, assim como definir objetivos claros e realistas a serem alcançados durante o evento. Isso ajuda a manter o foco durante todo o processo de planejamento e execução, além de atrair o público certo.
Existem grandes congressos científicos que possuem caráter generalista, enquanto outros se concentram em temas mais específicos. Defina a opção que for mais adequada de acordo com os objetivos e o público a ser alcançado.
2. Escolha um local apropriado
Escolha um local adequado para o tamanho do evento e ofereça comodidades para os participantes, como salas de conferência, espaços para exposições, networking, exposição de pôsteres, entre outros. Também leve em consideração a acessibilidade e a localização.
A acessibilidade é fundamental para que o congresso possa receber todos os participantes sem qualquer distinção. Além disso, a localização facilitará para que todos os interessados compareçam.
3. Estabeleça uma equipe de organização
A organização de um congresso científico exige uma equipe de organização experiente e dedicada, capaz de lidar com todas as etapas do evento. Defina responsabilidades específicas para cada membro da equipe e trabalhe com eles para garantir que tudo corra bem.
4. Planeje com antecedência
Comece a planejar o evento o mais cedo possível, com pelo menos alguns meses de antecedência. Isso permitirá que tenha tempo suficiente para selecionar o local, contratar fornecedores e planejar a programação sem pressa.
A antecipação é importante porque permite ao organizador realizar adaptações no projeto conforme necessidade. Se um dos principais palestrantes tiver um problema e não puder comparecer no dia ou horário marcado, por exemplo, a antecedência irá facilitar a busca por uma solução.
5. Crie uma programação atraente
A programação deve incluir palestrantes relevantes e interessantes, sessões interativas e oportunidades de networking para os participantes. Considere também oferecer atividades extras, como workshops e apresentações artísticas, para tornar o evento mais atrativo.
É comum que grandes congressos, que possuem vários dias de duração, encerrem com um show musical. Assim, os participantes podem confraternizar e encerrar a experiência com uma visão positiva, aumentando as chances de participarem de edições futuras.
6. Invista em tecnologia
Utilize a tecnologia para facilitar o relacionamento com os participantes, como através de um aplicativo do congresso e de uma plataforma online para inscrições e compra de ingressos.
Também considere a transmissão ao vivo do evento para os participantes que não puderem estar presentes. Optar pelo formato híbrido permitirá que alcance dois públicos distintos, o presencial e o digital.
7. Forneça boas opções de alimentação e acomodação
Os congressos geralmente duram vários dias, então, é válido oferecer boas opções de alimentação e acomodação para facilitar a vida dos participantes que precisarão se deslocar até a cidade do evento.
Se possível, monte uma área de alimentação no local. Ou se o evento for realizado em uma universidade, veja como a lanchonete ou restaurante da instituição pode se preparar para o aumento da demanda.
Em relação às acomodações, é interessante fazer parcerias com hotéis próximos, oferecendo descontos para quem for ao evento.
8. Promova o evento
Promova o congresso científico para atrair o público certo. Utilize mídias sociais, e-mail marketing e outras ferramentas de marketing digital para divulgar o evento e aumentar a visibilidade.
Como já mencionado, o estabelecimento de parcerias com as instituições de ensino e empresas relacionadas ao tema do evento poderá impulsionar a divulgação. Então, quanto mais pessoas souberem, mais interessados irão aparecer.
Conclusão
Organizar um congresso científico pode ser um desafio, mas seguindo esses passos, é possível garantir um evento bem-sucedido e memorável para todos os participantes. Afinal, eles sairão da experiência com uma ampla bagagem de conhecimento sobre o tema abordado.
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