Há alguns anos, organizadores de eventos precisavam cuidar dos detalhes das suas produções através de anotações em agendas ou em planilhas feitas manualmente. Hoje, com o auxílio de um software para eventos é possível realizar diversas atividades de maneira muito mais simples e rápida.
A tecnologia é uma grande aliada das empresas de diferentes segmentos. No setor de eventos, facilita a venda de ingressos, a coleta de dados dos participantes, a conferência de nomes no credenciamento e muito mais.
Na publicação de hoje falaremos sobre os motivos pelos quais os organizadores precisam de um software para eventos. Confira!
O que é um software para eventos?
No passado, para utilizar um software as empresas tinham apenas a opção de adquirir versões que precisavam ser instaladas localmente e que possuíam licenças caras. Isso tornava o acesso mais difícil, especialmente para pequenos negócios.
Nos últimos anos, foi popularizada uma tecnologia chamada SaaS (software as a service, em português, software como serviço). Com isso, para usar um programa desse tipo não é necessário realizar instalações em dispositivos, basta acessar pelo navegador através da internet e fazer o login com usuário e senha.
Dessa forma, tornou-se muito mais fácil ter acesso a um software para eventos. Através desses sistemas diversas etapas da organização de uma produção podem ser realizadas de modo automatizado, gerando praticidade para os organizadores e os participantes.
A plataforma Lets.events é um bom exemplo de software para eventos disponibilizado como um serviço. Para criar o seu evento basta acessar a página e seguir os passos apresentados de forma bastante intuitiva.
Principais recursos de um software para eventos
A seguir você irá conferir os principais recursos que um bom software para eventos possui e as vantagens que eles oferecem.
Criação de uma página personalizada para o seu evento
Em primeiro lugar, com um software para eventos você cria uma página personalizada da sua produção. Assim, ao acessarem para comprar ingressos ou saberem mais informações, as pessoas verão a identidade visual do evento e poderão entrar em contato para tirar outras dúvidas.
Venda de ingressos online
Mais um recurso importante do software para eventos é a venda de ingressos online. Esse serviço facilita muito a organização, pois as vendas são realizadas sem a necessidade de destinar uma equipe para fazer isso.
O pagamento é feito digitalmente, com possibilidade de escolher diferentes meios, como boleto ou cartão de crédito, e há opções de parcelamento. Com tantas facilidades é possível alcançar um público ainda maior!
Lista de convidados
É natural que algumas pessoas sejam convidadas para o evento sem a necessidade de comprar ingresso. Com o sistema dá para criar uma lista específica com esses nomes, evitando confusões e situações constrangedoras na entrada.
Campanha de doação
Já pensou em aproveitar para realizar uma campanha para apoiar uma causa social entre os participantes do seu evento? Através do sistema de eventos dá para criar campanhas e oferecer uma opção prática para aqueles que desejarem ajudar, através de pagamento online.
Formulário de inscrição personalizado
Juntamente à venda de ingressos, é solicitado aos participantes o preenchimento de um formulário. Com o sistema é possível personalizar os dados pedidos, incluindo informações úteis para preparar um evento impecável e que atenda as expectativas do público.
Ingressos com lugar marcado
Certos tipos de produção pedem que os lugares sejam vendidos com lugar marcado. E essa é mais uma facilidade que um software para eventos oferece. Dessa forma, os participantes compram o ingresso sabendo exatamente onde ficarão sentados, facilitando a movimentação no dia do evento.
Hotsite com todos os eventos organizados por você
Se você organiza vários eventos simultaneamente, pode ter o benefício de contar com um hotsite com todas as suas produções. Isso irá facilitar a sua divulgação e fazer com que pessoas interessadas em uma produção conheçam as outras, ampliando seu público.
Site responsivo
Não basta realizar a venda de ingressos pela internet para ter acesso às vantagens que isso oferece. É necessário que o site seja responsivo, o que significa ser acessado facilmente de qualquer dispositivo sem prejudicar a navegação.
Painel para acompanhar as vendas
O processo de venda de ingressos geralmente acontece semanas ou até meses antes do dia da produção. Durante esse período, é importante que o organizador acompanhe o volume de vendas para verificar se as ações de divulgação estão trazendo bons resultados ou se é necessário realizar alguma alteração.
Integrações de marketing
O ambiente digital oferece diversas facilidades para divulgar um evento e impulsionar as conversões. Através da integração de diferentes ferramentas, como Google Analytics, Facebook Pixel e Google Ads, dá para tornar as campanhas muito mais eficientes.
Sistema de afiliados
Um recurso bastante positivo de um software para eventos para impulsionar as conversões é o sistema de afiliados. Através dele são criados links específicos para cada promoter e acompanhar os resultados de cada um.
Inclusão manual de participantes
Embora a venda de ingressos digital seja mais utilizada atualmente, existem situações em que é válido ter também pontos de venda físicos. Nesse caso, o software permite a inclusão manual de participantes na lista.
Integração com aplicativos de vídeo
Os eventos online e híbridos estão se tornando cada vez mais comuns. Nesse caso, o software para eventos auxilia através da integração com aplicativos de vídeo. No caso do Lets.events, ainda há a ferramenta Lets.connect, que promove a interação e o engajamento dos participantes.
Check-in inteligente dos participantes
Quer que a etapa de credenciamento dos seus eventos aconteça sem estresse? O software Lets.events também ajuda nisso! Os responsáveis pela conferência de ingressos podem acessar a lista através de qualquer dispositivo. Assim, não é necessário realizar consultas demoradas em folhas de papel ou planilhas manuais.
Envio de certificados digitais aos participantes
Para quem produz eventos acadêmicos, workshops e cursos é importante fornecer certificados aos participantes. Além de transmitir mais credibilidade, esse documento pode servir para os estudantes contarem como horas complementares em cursos universitários.
Mais uma facilidade do Lets é a possibilidade de enviar os certificados digitalmente, de forma bastante simples.
Viu só como um software para eventos pode ser útil na organização de produções de diferentes tipos? Todos esses benefícios você encontra no Lets.events! Entre em contato para saber mais!
