Você sabe qual é a importância da programação de eventos para as suas produções serem bem sucedidas? Afinal, não basta ter as melhores atrações, elas precisam ser ordenadas da forma certa para a experiência fazer sentido.
Qual é o melhor horário para a palestra principal? Quais atividades incluir entre uma apresentação e outra? Quanto tempo devo destinar para cada parte do evento? As respostas para essas e outras perguntas você confere ao longo do post. Vamos lá?
Importância da programação de eventos
A programação de eventos é o cronograma com os horários de cada atração e não pode ser definida aleatoriamente. A ordem deve ser escolhida estrategicamente, considerando as particularidades da produção.
Se, por exemplo, um festival de música começar com a atração principal, os artistas que ficarem para o final poderão ter um público reduzido, já que muitos irão embora. Além disso, os participantes que se atrasarem irão perder parte da apresentação.
Por esses e outros motivos, a programação precisa ser pensada de acordo com o tipo de evento, o perfil do público, as atrações, entre outros aspectos. Assim, você irá proporcionar aos participantes uma experiência completa e memorável.
Vantagens de uma programação de eventos estratégica
Veja quais são as vantagens de ter a programação do seu evento definida estrategicamente.
- Redução de atrasos;
- Mais facilidade para coordenar a programação à agenda das atrações;
- Proporcionar uma experiência completa ao público;
- Possibilidade de intercalar atividades em meio às apresentações;
- Gerar expectativa para a atração principal;
- Evitar que um evento acadêmico fique muito cansativo.
Como fazer a programação de um evento?
Se deseja obter as vantagens mencionadas anteriormente, ao definir a programação dos seus eventos, considere os tópicos a seguir.
1. Defina a duração total do evento
Primeiramente, é preciso definir qual o tempo total que tem para encaixar todas as atrações. Lembrando que existem eventos com apenas um dia de duração, enquanto outros podem seguir por vários dias.
2. Liste todas as atividades do evento
Para facilitar a montagem da programação do evento, liste todas as atividades a serem realizadas. Dessa forma, será mais fácil definir a ordem encaixando cada peça como em um quebra-cabeças, sem se esquecer de nada.
Lembre-se de incluir tudo na lista, até mesmo apresentações e exposições dos patrocinados. Tudo deve estar descrito no cronograma para que você tenha uma visão completa da produção.
3. Comece agendando as atrações inegociáveis
Conseguiu um palestrante super concorrido para se apresentar no seu evento? Então, comece definindo o horário dessa apresentação para, em seguida, encaixar as demais. Afinal, se é uma figura importante, servirá como atrativo para vender mais ingressos.
4. Defina o tempo de cada atração
Para garantir a organização e evitar atrasos, todas as atrações devem ter um tempo máximo de apresentação. Veja alguns exemplos:
- Talk: nome dado para palestras de curta duração, geralmente de 20 minutos;
- Palestra: 1 a 2 horas;
- Seminário: 30 minutos para cada apresentação;
- Shows musicais: 90 a 150 minutos;
- Stand up comedy: 70 a 80 minutos;
- Workshop: embora possa haver uma grande variação, dependendo do tema do workshop, a duração costuma ser de 6 a 8 horas.
5. Considere os atrasos
Por mais organizada que seja a programação de eventos, atrasos acabam acontecendo. Por isso, se esforce ao máximo para evitá-los, mas lembre-se de incluir uns minutos de segurança para evitar que os participantes fiquem entediados.
6. Programe os intervalos
Os intervalos devem ser incluídos na programação de eventos e são importantes para os participantes descansarem. Em festivais de música, os intervalos costumam ser entre um show e outro. Já em eventos acadêmicos, as pausas podem acontecer a cada duas ou três horas de apresentação.
Importante: não é indicado que os intervalos sejam meras pausas. Por isso, inclua opções como coffee break, praça de alimentação e estimule o networking em eventos com foco em carreiras.
7. Mescle as atrações estrategicamente
Com todas as informações definidas, é hora de montar, de fato, a programação do evento. Para ter um bom resultado, o ideal é mesclar as atrações estrategicamente.
Se for um evento acadêmico, alterne palestras com atividades mais dinâmicas, que dependam da participação ativa das pessoas. Isso tornará a experiência mais interessante, evitando que o público passe horas seguidas apenas assistindo.
Para shows, as apresentações devem ser ordenadas conforme o estilo de cada um. Artistas de gêneros musicais mais calmos costumam se encaixar melhor no dia, enquanto bandas de rock podem fazer mais sentido após escurecer.
8. Inclua os subeventos
Dentro de um evento podem acontecer os chamados subeventos, que são experiências menores, geralmente associadas aos patrocinadores. Em um festival de música, por exemplo, pode incluir a apresentação de artistas em um palco diferente das atrações principais.
Embora esses subeventos não sejam parte do projeto inicial, compõem a experiência. Desse modo, é importante serem incluídos na programação, até mesmo para os participantes terem acesso a tudo o que poderão conferir no dia do evento.
9. Faça alterações quando achar necessário
A criação da programação do evento não precisa ser feita uma vez e nunca mais alterada. Ao longo das etapas da organização, pode surgir a necessidade de mudar horários, por isso, deixe para divulgar o cronograma quando as chances de alteração forem reduzidas.
10. Divulgue a programação do evento
Após criar uma agenda de sucesso para o seu evento, divulgue a programação para o público nas redes sociais e na página de venda de ingressos. Assim, além de se programarem para todas as apresentações que irão querer acompanhar, isso servirá como atrativo para que mais pessoas se interessem.
Conclusão
A programação de eventos deve ser pensada estrategicamente para proporcionar uma experiência completa. Detalhes como a ordem das apresentações, a duração de cada uma e os intervalos fazem toda a diferença para que os participantes se mantenham energizados e não achem o evento cansativo.
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