Embora seja um grande desafio, não é impossível realizar um evento sozinho. No entanto, contar com o auxílio de uma comissão na organização de eventos pode fazer uma grande diferença. Essa é uma maneira de contar com diferentes forças e expertises e chegar a um resultado ainda mais satisfatório.
Vamos entender melhor o papel dessa comissão na realização do projeto? Continue lendo para saber mais e conferir dicas de como gerenciar seu staff.
O que é uma comissão na organização de eventos?
A palavra comissão tem como significado um conjunto de pessoas escolhidas para estudar sobre determinado assunto. No setor de eventos, é a equipe que irá trabalhar diretamente na execução de um projeto ou acompanhar o trabalho da equipe contratada.
Esse termo costuma ser mais utilizado em eventos corporativos e formaturas, em que é montada uma comissão com representantes de todos os setores e turmas. Assim, os membros do time irão auxiliar o organizador durante todo o processo, assumindo funções gerenciais ou, em alguns casos, colocando a mão na massa.
Nas empresas, a função de cada membro da comissão costuma variar de acordo com o projeto e os objetivos da organização. Já em formaturas, a comissão tem o papel de solicitar orçamentos, contratar fornecedores, acompanhar a realização dos trabalhos e gerenciar as finanças.
Vantagens e desvantagens da comissão de eventos
Quem trabalha com organização de eventos e irá lidar diretamente com uma comissão formada por membros da instituição contratante, poderá encontrar algumas vantagens e desvantagens. Conheça esses dois lados a seguir.
Vantagens
- Contar com pessoas com visões diferentes para agregar ao projeto;
- Ter especialistas em várias frentes;
- Divisão das tarefas, evitando a sobrecarga de atividades;
- Mais clareza sobre as expectativas do contratante sobre a produção.
Desvantagens
Ao ler as desvantagens, você verá que são problemas que podem acontecer, ou seja, não significa que sempre irão ocorrer. Contudo, é importante conhecê-los para iniciar a relação já pensando em evitá-los.
- Dificuldade para chegar em um consenso entre todos os membros da comissão, podendo ter que lidar com pessoas autoritárias;
- Dificuldade de comunicação com todo o grupo;
- Lidar com pessoas muito diferentes;
- Excesso de reuniões para debater temas que poderiam ser tratados de modo mais prático.
8 Dicas para lidar com a comissão na organização de eventos
Agora que já explicamos o papel da comissão em uma organização de eventos, veja dicas de como lidar com ela da melhor maneira. Adotando a postura certa é possível alcançar as vantagens e evitar as desvantagens que citamos anteriormente.
1. Defina os termos da sua forma de trabalho desde o início
Para evitar problemas com a comissão na organização de eventos é preciso definir os termos da sua forma de trabalho desde o início. Isso irá evitar problemas futuros, como divergências de opiniões e outros tipos de atrito.
Atenção: o ideal é que esse acordo inicial seja feito também por escrito. Assim, ninguém poderá afirmar que não estava ciente.
2. Assuma uma postura de líder
Por mais que a comissão tenha um papel importante, se você foi contratado como organizador do evento, deve assumir uma postura de líder. Vale chamar a atenção para a palavra que utilizamos, pois um líder é aquele que delega tarefas, orienta e inspira a equipe. Então, evite gerenciar através do autoritarismo.
3. Converse individualmente com cada membro da comissão
No início do projeto, é válido conversar individualmente com os membros da comissão. Assim, saberá um pouco mais sobre cada um deles, suas expectativas e expertises. O acesso a essas informações dará a você confiança para delegar tarefas com maiores chances de sucesso, além de criar uma conexão que facilitará o relacionamento com eles.
4. Delegue as tarefas de acordo com as expertises de cada um
Delegar tarefas não significa apenas distribuí-las entre os membros da equipe sem qualquer critério. A dica anterior fará toda a diferença aqui, pois conhecerá os pontos fortes de cada um e poderá usá-los a favor do projeto.
Não faz sentido colocar uma pessoa ótima com números e mais reservada para cuidar da comunicação do evento, por exemplo. Saiba extrair o melhor das pessoas e garanta não apenas bons resultados como também um grupo engajado e motivado.
5. Utilize um sistema de gestão online
A tecnologia é uma grande aliada dos organizadores de eventos, então, se ainda não a utiliza em suas produções, repense isso. Contar com um sistema de gestão de projetos online irá facilitar o relacionamento com a comissão. Afinal, todos poderão consultar o andamento das etapas e se manterem inteirados de tudo.
6. Crie um cronograma de reuniões
Anteriormente citamos como desvantagem o excesso de reuniões que costumam acontecer por iniciativas de comissões de eventos. Se deseja otimizar seu tempo e evitar encontros desnecessários, crie um cronograma de reuniões. Dessa forma, todos irão se planejar para tratar de todos os assuntos de uma só vez.
7. Acolha as ideias dos membros da comissão
Quando um grupo de pessoas embarca em uma missão, é natural que várias delas apresentem ideias. Mesmo que não seja possível e nem viável aplicar todas, é importante ouvi-las. Às vezes, a ideia de um pode ser uma semente para outro complementar e criar algo incrível.
8. Mantenha um bom fluxo de comunicação
A boa comunicação entre organizador e comissão é indispensável para o sucesso do evento. Então, defina previamente como irá acontecer. Uma forma prática é criar um grupo em um aplicativo de mensagens.
No entanto, deve ser feito um acordo inicial para evitar o excesso de mensagens. A ideia é trocar informações relevantes e manter todos cientes das etapas realizadas.
O bom relacionamento com a comissão de eventos é fundamental!
Para concluir, procure sempre enxergar a comissão de eventos como aliada e não inimiga. Por mais que, em certas situações, possa parecer desafiador lidar com um grupo de pessoas, muitas vezes inexperientes na organização de eventos, em outras pode ser muito positivo.
Coloque as dicas que compartilhamos em prática desde o início e entre com o pé direito nessa empreitada. Mesmo que problemas possam acontecer, pois são naturais, o bom relacionamento irá facilitar a aplicação das soluções.
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