Existem alguns detalhes que não podem faltar na recepção de eventos, afinal, a primeira impressão é a que fica! Se deseja proporcionar uma experiência única aos participantes, precisa começar pensando na chegada deles ao local.
No post de hoje vamos falar sobre detalhes que ajudarão a recepcionar o público da melhor forma, com ideias para aplicar em vários formatos de eventos. Assim, você poderá selecionar as opções de acordo com o estilo de cada projeto. Vamos lá?
7 Ideias para uma recepção de eventos impecável
Confira ideias para oferecer ao seu público uma recepção de eventos organizada, agradável e memorável.
1. Envio prévio de informações aos participantes
Uma recepção impecável começa antes mesmo do dia do evento, com o envio de informações sobre o credenciamento aos participantes. Assim, eles chegarão ao local sabendo exatamente para onde devem ir, o que evita tumultos e facilita o trabalho da equipe.
Inclusive, essas informações podem ser compartilhadas nas redes sociais oficiais do evento, através de um vídeo com uma pessoa mostrando o passo a passo. Além de orientar, o conteúdo ajudará a aumentar as expectativas do público.
2. Credenciamento organizado
No dia do evento, a recepção começa com o credenciamento, que deve ser o mais organizado possível. Para isso, é importante contar com uma ferramenta que facilite a conferência dos ingressos.
Com o Lets.events a sua equipe conseguirá realizar o check-in dos participantes utilizando qualquer tipo de dispositivo. Com o mesmo aplicativo é possível controlar a entrada de pagantes e convidados, por busca de nomes ou leitura de QR code.
Acesse o site para saber mais sobre todas as funcionalidades e consultar taxas.
3. Estacionamento e serviço de vallet
Dependendo do tipo de evento e do perfil dos participantes, é importante oferecer estacionamento e serviço de vallet. Dessa forma, ninguém correrá o risco de perder as atrações iniciais por ter passado muito tempo procurando vaga para estacionar.
Mas vale o alerta de buscar uma empresa de vallet de confiança. Afinal, os profissionais ficarão responsáveis por estacionar os veículos dos participantes. Então pesquise bem antes de selar a parceria.
4. Welcome drink ou welcome coffee
Ser recebido com um drink ou uma deliciosa mesa de café da manhã é incrível e contribui para que a experiência comece de forma especial. Embora não sejam opções adequadas para todos os formatos de evento, são bastante interessantes e podem ser adaptadas.
O welcome drink pode ser uma opção interessante para jantares, área VIP de shows e outras produções de entretenimento. Já o welcome coffee é ideal para eventos que iniciam pela manhã e se estendem ao longo do dia.
5. Profissionais para oferecer informações
Além do fornecimento de informações previamente aos participantes, a equipe de credenciamento deve estar preparada para orientar as pessoas que tiverem dúvidas.
Por isso, todos os profissionais precisam passar por um treinamento, incluindo o conhecimento de tudo o que o público poderá perguntar, além da postura para realizar o atendimento.
6. Preparo para lidar com problemas
O preparo da equipe do evento também deve incluir medidas de prevenção e resolução de problemas. Assim, os profissionais conseguirão lidar bem com situações mais problemáticas, mantendo a calma e o profissionalismo.
7. Entrega de materiais relacionados ao evento
A chegada dos participantes ao evento é, também, o momento mais oportuno para a entrega de materiais relacionados ao evento, como bloco de anotações, apostilas e outros.
Para facilitar o processo, em muitas produções são entregues ecobags com a logomarca do evento e os itens em seu interior. Assim, aquele brinde poderá ser usado pelas pessoas em seu dia a dia, ajudando a fortalecer a marca do evento.
Recepcionista de eventos: profissional fundamental para uma recepção impecável
Não dá para falar sobre recepção de eventos sem mencionar o papel do recepcionista, profissional que realiza essa função. Confira as principais características para realizar essa função com maestria.
Excelente comunicação
Um bom recepcionista de eventos deve ter excelentes habilidades de comunicação. Isso significa ser capaz de falar claramente e com confiança, ouvir atentamente e transmitir informações de forma clara e eficaz.
Lembrando que esse profissional é a personificação da empresa organizadora do evento, pois é com ele que os participantes terão contato. Então, capriche na seleção, observando sempre fatores como paciência, autoconfiança e simpatia.
Habilidade de multitarefa
Por mais que a principal função do recepcionista seja receber os participantes, existem várias tarefas relacionadas, como: tirar dúvidas, conferir ingressos, resolver problemas e lidar com outras necessidades que surgirem de última hora. Para se dar bem nessa profissão é preciso ter perfil proativo e gostar de lidar com o público.
Flexibilidade
Para lidar com pessoas é importante ser flexível, principalmente em eventos, pois diversos imprevistos podem acontecer. Através dessa habilidade, o recepcionista conseguirá se adaptar rapidamente a mudanças de última hora, como atrasos ou cancelamentos.
Boa apresentação pessoal
Além de habilidades, um bom recepcionista de eventos deve cuidar da sua apresentação pessoal. Isso envolve desde hábitos de higiene até as roupas, lembrando sempre de que se trata de uma situação profissional.
A organização da produção pode distribuir uniformes ou orientar os membros da equipe a usarem roupas em uma cor específica, como o preto.
Habilidade de trabalho em equipe
O recepcionista de eventos não trabalha sozinho, pois, dependendo do porte da produção, são vários profissionais oferecendo suporte aos participantes na entrada. Por isso, é preciso trabalhar bem em equipe, além de colaborar com outros funcionários, como organizadores e seguranças.
Empatia
A empatia é muito importante em relacionamentos em geral e a base de um bom atendimento ao público. O recepcionista deve ser capaz de se colocar no lugar do convidado, antecipando suas necessidades e desejos para oferecer um excelente atendimento.
Conhecimento do evento
Por fim, é preciso estar bem informado sobre o evento, incluindo o cronograma, os participantes e outras informações importantes. Desse modo, conseguirá responder às perguntas dos participantes com precisão.
Quer conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos? Navegue por outras postagens do Lets.blog e aproveite!
