A comunicação é essencial para um evento de sucesso. Nesse sentido, o release é um excelente aliado para te auxiliar na comunicação do seu evento, com o intuito de conseguir publicação espontânea e visibilidade midiática. Mas primeiramente, vamos contextualizar o que é um release:
Release é um texto jornalístico padrão, que tem como objetivo fornecer informações importantes sobre determinado assunto relacionado a apresentações, entrevistas, lançamentos e outros tipos de eventos. Nele podem constar conteúdos sobre o evento, assim como resumos, biografias, dados e até mesmo aspas de pessoas responsáveis e especialistas. Além disso, o release reforça data, horário, local do acontecimento e ainda fornece informações e detalhes sobre a inscrição do evento. O release é enviado para jornalistas de forma estratégica, com o objetivo de ser divulgado nos veículos de comunicação de forma espontânea, ou seja, sem custo e contrapartidas.
Um release é produzido pelo assessor de imprensa, que na maioria das vezes é um jornalista ou relações públicas. Caso você não tenha um assessor de imprensa para seu evento, você pode contratar um especificamente para tal finalidade, assim como contratar uma agência de assessoria especializada em eventos. Porém faça isso com, no mínimo, três meses de antecedência.
O texto de release deve ser atrativo, bem construído, chamar a atenção da mídia. E por isso, vamos te dar dicas para fazer corretamente um release de evento. O release se assemelha muito com uma matéria escrita de jornal impresso e sites, então deve respeitar algumas premissas básicas:
- Título atrativo: pense em como impressionar e chamar atenção dos veículos de comunicação logo no título. Lembre-se que as redações recebem inúmeros releases por dia, e a sua pauta deve ser de interesse público e atrativa aos olhos dos editores, mesmo que o evento seja destinado a um público específico. Seja intencional e ache o gancho ideal para a publicação;
- Subtítulo: um pequeno texto de duas linhas para explicar, de forma rápida e sucinta, o título. Use a criatividade e capriche também nesse espaço, ele é peça importante para o leitor se interessar pelo restante do texto;
- Texto do release: como se trata de um texto jornalístico, o primeiro parágrafo, chamado lead, deve responder a cinco perguntas: O que? Quem? Quando? Onde? Por quê? de forma breve. No decorrer do texto essas cinco perguntas devem ser desmembradas de forma explicativa. Você pode utilizar aspas de um especialista envolvido no evento, assim como dados e retrospectivas. Esses itens garantem, ao jornalista, as fontes e informações necessárias para serem publicadas em seus veículos. Não faça um texto muito longo, com muitas explicações, uma lauda é o suficiente para fazer um bom release de evento;
- Fechamento: ao terminar o texto, reforce as informações pontuais sobre o evento: Nome do evento, local, endereço, data, horário, público alvo, informações sobre a inscrição, valores (se for o caso), telefone para os participantes tirarem dúvidas e link para informações e inscrições. No rodapé é importante o nome da pessoa responsável pelo release, assessor de imprensa (se for o caso) e telefone para contato.
O release de evento pode ser enviado por e-mail para uma base de jornalistas que cobrem a editoria, a qual faz parte o evento, ou enviada por WhatsApp para produtores e jornalistas e até mesmo em grupos de comunicação. Assessores de imprensa possuem mailing list de imprensa e fazem o disparo em massa, conforme a editoria de interesse. Vale lembrar que existem ferramentas de mailing de imprensa e disparo de release também, que auxiliam na agilidade da distribuição dos releases para os veículos de interesse.
Existem duas formas dos veículos utilizarem o release de evento. A primeira é a publicação do release na íntegra, por isso a importância da estrutura jornalística nesse texto. A segunda é o veículo partir para uma checagem direta de informações, junto a assessoria, reescrevendo o conteúdo, bem como solicitando entrevista com a fonte, no caso o especialista ou responsável pelo evento. Assim o assessor deve estar sempre atento aos e-mails, mensagens e telefonemas, para garantir a agilidade no atendimento à imprensa após o envio do release.
Vantagens de fazer um release de evento
Ao produzir um release de evento e disparar entre os veículos de comunicação, você aumenta as chances de visibilidade do mesma. Já imaginou ter seu evento divulgado em sites, portais, jornais, TVs, rádios e redes sociais influentes?
Ao ser publicado em um veículo de comunicação, o seu evento torna-se de conhecimento público e aumenta o interesse por ele. Mesmo que ele seja voltado para um público específico, como por exemplo um congresso médico, o evento sendo publicado na mídia em geral, ganha visibilidade e deixa as pessoas informadas sobre a contribuição dele para a sociedade.
Além disso, quando seu release é publicado, ou mesmo se ele vira pauta para algum veículo de comunicação, chamamos isso de mídia espontânea, que é a exposição, sem custo, do seu evento na mídia. Dentro da assessoria de imprensa existe o que chamamos de centimetragem, que calcula quanto custaria essa exposição caso ela fosse paga, e assim você tem uma ideia do retorno sobre a ação do disparo de release de evento.
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