Organizar eventos é um exercício de alinhamento de expectativas à realidade dos fatos. Muitas vezes, o motivo real que te afasta de realizar um evento dos sonhos é um planejamento que peca em estrutura, estratégias bem definidas e conceito.
O primeiro passo é estipular o conceito do evento, quais os objetivos que você quer alcançar e, na sequência, definir as metas que você quer atingir com a realização do evento.
Depois, é hora de dedicar atenção especial ao budget – que nada mais é do que a elaboração real do orçamento. Essa etapa é importantíssima para a organização interna da equipe e, principalmente, para verificar a viabilidade do projeto.
É durante o desenvolvimento de um orçamento detalhado que você analisa a relação custo-benefício dos produtos e serviços e mede os possíveis resultados.
Sabendo disso, reunimos algumas dicas importantes para facilitar a elaboração do seu orçamento. Olha só:
1 – Estipule a verba geral para a produção do evento
Quanto você quer gastar?
Quanto você pode gastar?
O que precisa ser quitado logo?
O que é possível pagar antes e após o evento?
Tudo isso precisa constar, detalhadamente, no seu orçamento. Afinal, para negociar bons descontos e conseguir as melhores ofertas é preciso ir a campo e saber exatamente quanto de verba você tem disponível para cada item do orçamento.
2 – Pesquise fornecedores e separe os dados por setor
Liste todos os produtos e serviços que serão necessários para a realização do evento e separe-os por setor, tais como: locação, limpeza, decoração, brindes, som, comunicação, alimentação, equipe, etc.
Para saber mais sobre brindes, leia também o nosso artigo: Brindes para Eventos: Por Que fazer Personalizados?
Se você ainda não conta com uma lista de fornecedores, crie uma – também identificada por área de atuação – e levante os custos. Pesquise bastante, compare e analise os dados para facilitar a tomada de decisão. Leve em consideração preço, prazo, formas de pagamento, vantagens e principalmente a qualidade dos produtos e serviços.
3 – Descubra se seu evento é viável
Para descobrir se o seu evento é viável, é preciso achar o ponto de equilíbrio entre investimento e lucratividade. Ou seja, a quantidade de ingressos que você terá que vender para bancar todos os custos. Para calcular o ponto de equilíbrio, basta comparar os gastos com o total de receitas geradas.
4 – Tenha caixa suficiente para gastos iniciais
Um conselho infalível para evitar dores de cabeça é ter dinheiro disponível para começar um projeto. A quantia ideal é a metade de todas as despesas mensuradas ou, pelo menos, o suficiente para pagar todos os custos que precisam ser quitados antes do dia do evento.
Planejamento e estratégia são duas palavras-chave no dia a dia de quem deseja investir em eventos. Lidar com o orçamento de forma clara e planejada dando foco para estratégias reais e executáveis é um exercício e tanto.
Aplicando cada uma dessas 4 dicas e criando um orçamento bem feito e detalhado você vai controlar os gastos e elevar as possibilidades do seu evento lucrar. Dedicar tempo ao planejamento orçamentário vai evitar problemas no grande dia e te posicionar profissionalmente no mercado.
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