Por trás dos eventos de sucesso há sempre muito trabalho de pessoas que estão envolvidas na produção para que tudo saia como o planejado. Esses profissionais lidam com cada etapa da organização com maestria, incluindo a resolução de problemas que surgem no meio do caminho.
Para que você se torne um desses profissionais e saiba como organizar eventos de sucesso, leia agora mesmo os 5 passos que indicamos abaixo!
1. Faça um projeto detalhado
Antes de colocar a mão na massa, faça uma reunião de planejamento para definir pontos importantes, como o tipo de evento, público-alvo, orçamento e estratégias de divulgação, entre outras coisas.
Seguindo essa dica, você tem um projeto em mãos que é capaz de orientar como sua organização deve ser conduzida, ajudando a escolher os melhores caminhos para sua produção. Você evita, por exemplo, gastos excessivos e desvios do seu objetivo inicial.
2. Escolha o horário e o local mais adequado
Antes de definir o horário de início do seu evento, você deve ter em mente a disponibilidade de seu público e o gênero da produção. Se você está promovendo um show, por exemplo, o ideal é escolher dias de folga, como feriados e fins de semana, e o horário noturno. Aos domingos, dê preferência a shows no fim da tarde, pois muitas pessoas devem trabalhar na segunda-feira.
O local deve comportar a quantidade de pessoas que você pretende receber de modo confortável e também deve oferecer a estrutura necessária para o tipo de evento que você está organizando. Além disso, você deve pensar em questões como acesso a transporte e segurança das redondezas para evitar problemas para seu público.
3. Planeje sua divulgação com antecedência
É a partir da divulgação que seu público vai ter conhecimento sobre seu evento. Por isso, é fundamental planejar essa etapa da produção com antecedência para que ela seja a mais eficiente possível, atingindo um grande número de pessoas.
Em seu planejamento, leve em consideração as características do público-alvo para criar o material gráfico com a linguagem mais adequada. Além disso, conhecer seu público vai ajudar a definir os meios mais indicados para veicular suas propagandas. Quando você quiser falar com os jovens, por exemplo, use uma linguagem descolada e faça a divulgação em redes sociais.
4. Capriche na programação
Para que as pessoas se animem para sair de casa e participar de seu evento, é imprescindível ter uma programação atraente e diferenciada. Sabendo disso, invista em novidades e ofereça atrações e temas que são do interesse de seu público-alvo.
Se não souber quais são essas atrações, faça pesquisa de interesse nas redes sociais, analisando quais são as tendências do momento antes de definir sua programação. Você pode até mesmo usar sua página para perguntar às pessoas que tipo de espetáculo elas gostariam de ver.
5. Contrate bons fornecedores
Boa parte do sucesso de seu evento estará nas mãos dos fornecedores que você contratar. Por isso, escolha empresas de confiança e que oferecem serviços de qualidade para não ter dores de cabeça.
Uma dica valiosa é pedir indicação de fornecedores a conhecidos que trabalham com organização de eventos ou pesquisar a reputação da empresa na internet, em redes sociais ou sites como o Reclame Aqui, que recebe registros de reclamações de clientes.
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