Faça um briefing para eventos.

Parece estranho começar um conteúdo assim. Também parece estranho perceber como palavras estrangeiras tomaram conta da rotina, principalmente em algumas profissões. Mas o fato é, um briefing, palavra estrangeira que já ganhou espaço no Brasil, é realmente essencial na hora de planejar um evento. Tão importante que provavelmente você já fez um briefing, mas de forma inconsciente.

Mas, o que é um briefing?

De forma bem resumida, trata-se de um documento que servirá como um guia para a execução de um projeto. Ou seja, nele os profissionais envolvidos conseguirão encontrar informações que servirão como diretrizes na execução dos seus respectivos trabalhos.

Imagine um filme sem roteiro, sem as orientações de como cada etapa deve ser cumprida. Imaginou? Pois este é o dia-a-dia de um produtor de eventos sem o seu briefing. Ele fica sem prioridades, sem noção do processo como um todo.

O briefing é um documento no qual o produtor do evento encontra todas as particularidades do cliente. São dados disponibilizados pelo próprio cliente e que no decorrer da produção do evento se transformarão em uma solução criativa para chegar aos resultados esperados.

A proposta é que o briefing funcione como um material de consulta para toda a equipe, não só para o produtor. Uma vez preenchido, ele estará à disposição para quem precisar de uma informação específica.

Vantagens em trabalhar com um briefing

  • Planejamento: é através do briefing que o produtor conseguirá definir os prazos de cada etapa do evento. Logo, o planejamento ficará mais completo e assertivo.
  • Organização: como o material é organizado por temas, ou áreas do evento, todos conseguem buscar as informações sobre suas respectivas áreas, identificando possíveis gaps (que são buracos, ou seja, uma tarefa que não estava listada, mas que é importante para a realização do evento).
  • Integração: com um briefing em mãos, toda equipe fica alinhada das necessidades do cliente. Em um evento, por exemplo, o cliente deixa claro suas expectativas, seus desejos, o que não gosta, o que pode ou não faltar. Produzir um evento é proporcionar entretenimento, distração ao cliente e seu público, portanto, todos os envolvidos nesta produção precisam estar alinhados das expectativas.

Dicas de como solicitar um briefing perfeito ao cliente

Certamente, o sucesso de um briefing está em fazer as perguntas certas ao cliente. Se o produtor apenas pede esse documento, mas não dá as diretrizes do que colocar no material, o cliente certamente vai se perder e entregar algo completamente diferente do esperado. Ou, pior ainda, o trabalho todo será executado e não estará de acordo com o que o cliente deseja.

Lembrando que o cliente acima é uma situação, considerando uma produtora contratada para realizar um evento. Caso você mesmo seja responsável pela produção, considere-se o responsável pela elaboração do briefing para orientar toda a sua equipe.

Partindo deste fato, é hora de saber como estruturar o briefing ideal. Lembrando que não é só entregar um arquivo e aguardá-lo preenchido, é preciso trabalhar esta construção junto do cliente (ou de sua equipe), orientando o que é essencial, e o que é irrelevante para constar no material.

  1. Faça uma pesquisa sobre o cliente: seja em canais digitais ou em conversas com o cliente, ouça, leia e pesquise tudo sobre ele. Isso te ajudará a focar em perguntas assertivas no seu briefing.
  2. O objetivo do briefing é entender o que cliente já oferece hoje, e o que ele pode oferecer em um cenário ideal. Portanto, utilize o briefing para buscar o máximo de informações possíveis e suas experiências em eventos anteriores.
  3. Meta do cliente, tipos de vendas, processo de vendas online, volume de vendas atual, Ticket Médio, dentre outros. Estas informações são essenciais para você ter parâmetros na hora de colocar a mão na massa.
  4. Perguntinhas básicas e indispensáveis em qualquer briefing:
  • O quê? - O que é o evento.
  • Porquê? Porque você está organizando? Qual o seu objetivo?
  • Como? Como ele ocorrerá? Quais serão as atrações? Como será feita a divulgação?
  • Onde? Local de realização.
  • Quando? Data e horário em que ocorrerá.

5.   Seja objetivo, simples e prático. Nada de um briefing extremamente longo e sem foco, isso não contribuirá para a equipe. É preciso trabalhar nos pontos estratégico e trazer dúvidas pertinentes.

E aí, pronto para estruturar o briefing para seu próximo evento?

Se você sente que precisa de um algo a mais neste processo de elaboração do briefing e, claro, de uma mãozinha na gestão dos participantes, fique tranquilo(a)! Há várias plataformas digitais especializadas em eventos.

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