Todo evento tem um número certo de convidados para sua execução. Quando ele é excedido, há uma série de problemas que podem ocorrer, entre eles: superlotação da casa, diminuição do conforto dos convidados, prejuízo do orçamento estimado, riscos de comes e bebes se esgotarem mais rapidamente, entre outros.
Uma das formas de ocorrer esse tipo de dilema é com a entrada de convidados extra, principalmente como acompanhantes da equipe técnica que está participando da produção.
Se isso ocorre frequentemente em seus eventos, confira o post que preparamos e veja como lidar com essa situação e evitar surpresas desagradáveis!
Quando é mais comum a presença de acompanhantes da equipe técnica?
A presença mais comum de acompanhantes da equipe técnica acontece na realização de shows, principalmente com bandas ou músicos. Normalmente tendem a convidar amigos, parentes, colegas e companheiros (as) para acompanharem a apresentação.
O problema é que, muitas vezes, os acompanhantes são chamados sem a autorização ou fora do limite estipulado pelo produtor.
Como evitar que isso aconteça?
Qualquer problema que ocorra deve ser lidado com bastante jogo de cintura. Isso porque, em primeiro lugar, é o seu nome como organizador que estará em xeque e discussões e brigas podem gerar uma má impressão sobre seu lado profissional.
A melhor forma de evitar é conversando francamente com a equipe técnica. Avise sobre questões como lotação máxima do local e expectativas de convidados e que por isso a entrada de convidados extra é vetada a fim de manter a qualidade do que está sendo realizado.
Ressalte a importância de que um evento bem-sucedido ajuda a manter o nome dos músicos em alta. Por estarem em maior evidência, problemas como desconforto, superlotação, entre outros, podem recair sobre eles, dando a impressão de que o show foi ruim devido a esses problemas.
É importante que essa conversa seja franca e direta, evitando possíveis mal-entendidos.
Como amenizar os imprevistos de convidados extra?
Se houver uma insistência por parte da equipe técnica (ou, em alguns casos, até mesmo uma exigência para que possa participar os acompanhantes para fecharem o contrato), pode-se pensar em formas de amenizar possíveis imprevistos que isso possa causar.
Estabeleça, se for o caso, um limite máximo de convidados extra que poderão entrar no evento, desde que devidamente avisados com antecedência. Peça para que enviem o nome até determinada data para que possa ser enviado para a organização e eles sejam acrescentados à lista de convidados.
Ressalte a importância de o convite ser pessoal e intransferível, para que não ocorram situações delicadas, tais como a venda das entradas para outras pessoas e essas lucrem indevidamente com isso (nos casos em que há comercialização de ingressos).
Quando for ocasiões mais formais, como casamentos, celebrações e comemorações, essa concessão não deve ser realizada. Esclareça que esse é um momento importante para aquelas pessoas e que, portanto, não é adequado a presença de pessoas estranhas a elas ali.
Pode-se até mesmo, em alguns casos, estabelecer no contrato de serviço essas questões. Estando devidamente documentadas, evita-se crises durante a execução do evento. Quanto mais puder prezar pela tranquilidade do que estiver produzindo, melhor.
Se houver insistência e desrespeito ao que foi previamente acordado, pode-se, em situações mais extremas, impedir a entrada dos acompanhantes da equipe técnica, prezando pela realização impecável do que foi planejado.
Problemas com convidados extra são passíveis de ocorrer em qualquer tipo de produção e é importante ficar atento para não permitir que isso possa prejudicar seriamente o evento.
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