Para produzir eventos online e outros tipos de conteúdo digital, contar com um roteiro é essencial. Ele funcionará como um lembrete de todos os detalhes que precisam ser observados e tarefas a serem realizadas.
Sem uma roteirização dos passos para a realização do evento online a desorganização pode tomar conta. Como consequência, pontos importantes poderão ser esquecidos, atrasos irão acontecer e o resultado irá deixar a desejar.
Eventos online, mesmo que sejam mais práticos do que os presenciais, devem ser organizados de forma responsável para que os participantes tenham uma experiência positiva.
Continue a leitura para conferir as dicas do Lets para fazer um roteiro para eventos online.
Por que o roteiro para eventos online é importante?
A palavra roteiro está bastante associada ao universo do turismo. As pessoas fazem roteiros com os destinos que desejam visitar e assim conseguem aproveitar melhor os dias de viagem.
No mundo dos eventos, o roteiro tem uma função parecida. Ele irá conter a lista de tarefas que devem ser realizadas para que o objetivo seja alcançado e a produção seja um sucesso.
Realizar um evento online envolve muito mais do que iniciar uma transmissão e começar a falar. Para que tudo aconteça da forma certa é necessário ter todas as etapas previamente definidas.
Com um bom planejamento será mais fácil organizar a equipe e delegar as tarefas respeitando os prazos e as aptidões de cada colaborador. Já nos casos em que for realizar as etapas sozinho, o roteiro também ajudará no gerenciamento de tempo.
10 Dicas para fazer um roteiro para eventos online
Agora que você já conhece a importância do roteiro para eventos online vai gostar de conferir as dicas que preparamos com ações práticas para criar o seu. Vamos lá?
1. Liste todas as tarefas que precisa realizar
O primeiro passo para um bom roteiro para eventos online, e que vale para os presenciais também, é listar todas as tarefas que precisam ser realizadas. Essa lista irá nortear as ações ao longo de toda a preparação até chegar o grande dia.
Como geralmente organizar um evento envolve uma série de tarefas, é válido categorizá-las para ficar mais fácil realizar todas elas.
2. Defina prazos para cada atividade
Apenas fazer uma lista com as tarefas que devem ser realizadas não é o suficiente. Lembra que comparamos a um roteiro de viagem? Para visitar todos os destinos é necessário ter datas para isso.
Voltando para o mundo dos eventos, é fundamental definir prazos para cada atividade. Assim, conseguirá cuidar de todos os detalhes com tranquilidade, evitando ter que correr contra o tempo nos dias anteriores.
3. Delegue as tarefas
Se você tiver uma equipe que te ajude, aproveite para já incluir no roteiro quem será responsável por cada tarefa. Deixar as atividades sem um “dono” não é o ideal, pois há o risco de mais de uma pessoa se concentrar em um mesmo conjunto de atividades, deixando outras de lado.
A delegação de tarefas, além de contribuir para uma produção mais organizada, é uma forma de manter a equipe engajada.
4. Crie o roteiro em uma ferramenta visível para toda a equipe
Um ponto fundamental sobre o roteiro para eventos online é que ele deve ser criado em ambiente digital. Independentemente se for cuidar de todos os detalhes pessoalmente ou contar com uma equipe, ter essas informações acessíveis em diferentes dispositivos é muito mais prático.
Agendas de papel podem ser perdidas e você pode não tê-las à mão em um momento que precisar. Se ainda não digitalizou os seus processos, aproveite para fazer isso agora.
5. Inclua testes no roteiro
Testar os equipamentos e softwares que irá utilizar é sempre muito importante. Assim, poderá tirar dúvidas quanto ao funcionamento, verificar falhas e tomar as atitudes necessárias para que no dia do evento tudo aconteça como o planejado. Acredite, eventos online não estão livres de imprevistos.
6. Crie planos alternativos para lidar com imprevistos
Por falar em imprevistos, é sempre válido contar com planos alternativos para lidar com os problemas com mais rapidez. Esse planejamento pode incluir: um segundo sinal de internet caso o primeiro falhe, um fundo no orçamento para custos inesperados, um substituto para palestrantes ausentes e assim por diante.
7. Elabore roteiros para as apresentações
Como o tema deste post é roteiro, devemos nos lembrar do esquema que precisa ser feito para as apresentações. Nele, devem ser incluídos as falas principais, como de apresentação e fechamento, além dos horários e tópicos que serão mencionados.
O roteiro é necessário também para conteúdos gravados. Ele proporciona mais confiança para a pessoa que irá se apresentar e evita que esqueça de informações importantes que precisam ser passadas.
8. Defina a programação do evento
A programação do evento é mais uma etapa fundamental e deve ser divulgada na campanha de venda de ingressos. É através das informações dela que as pessoas verão se podem participar por conta dos horários.
Além disso, se houverem apresentações simultâneas, os participantes precisarão escolher os temas que mais lhe interessarem. Então, a programação irá ajudá-los nesse sentido.
9. Oriente corretamente os palestrantes
De nada adianta criar um roteiro impecável para o seu evento se os palestrantes não tomarem o mesmo cuidado. Eles deverão estar preparados para falar durante o tempo que têm para tal, sem reduzir ou se exceder. Portanto, não se esqueça de alinhar isso com todos eles.
10. Capriche no encerramento tanto quanto na abertura
Voltando à comparação com o roteiro de uma viagem, o final da experiência deve ser tão interessante quanto o início. Por isso, capriche no encerramento tanto quanto na abertura.
Escolha uma apresentação que surpreenda e chame a atenção dos participantes. Assim, o evento irá acabar e deixar todos com uma ótima lembrança, servindo como um gancho para retornarem em edições futuras.
Inclusive, mais uma ação importante a ser realizada depois do evento é enviar uma pesquisa de satisfação aos participantes. As respostas enviadas por eles poderão ser usadas para aperfeiçoar os roteiros das suas próximas produções.
Seguindo essas dicas você irá fazer um bom roteiro para os seus eventos online e obter excelentes resultados!
