Criar experiências memoráveis para as pessoas é a base do trabalho do analista de eventos. Quem gosta de organizar confraternizações, solenidades, festas, entre outros, pode considerar essa profissão. Trata-se de um especialista que atua na organização e realização de diferentes produções.
O trabalho deste profissional abrange desde a organização até a mensuração dos resultados alcançados, passando pela realização dos eventos. Na postagem a seguir iremos explicar melhor qual é o papel desse especialista e qual é a sua importância. Boa leitura!
O que faz um analista de eventos?
Em linhas gerais, o analista de eventos é o profissional responsável por criar ações comemorativas, como solenidades, festas e lançamento de produtos. O objetivo central dessas produções é o de levar a cultura organizacional da empresa para o público final ou colaboradores.
Esse profissional pode trabalhar internamente nas empresas ou em agências do setor, atuando em parceria com o departamento de marketing corporativo. O dia a dia de um analista de eventos demanda que ele seja multitarefas, afinal, lida com diferentes etapas de uma produção.
Cabe a ele planejar e executar o evento, além de mensurar e avaliar os resultados após sua realização. Pode trabalhar em projetos voltados para o público interno ou externo como, por exemplo:
- Feiras;
- Confraternizações;
- Lançamentos de produtos;
- Exposições;
- Shows.
Analista de eventos: conhecendo suas atribuições
Anteriormente explicamos qual é o papel de um analista de eventos no contexto corporativo. A seguir iremos apresentar as atividades mais recorrentes do seu dia a dia. Assim ficará mais simples ter uma compreensão mais ampla do que esse especialista faz.
Elaboração do projeto do evento (planejamento)
Para que um evento aconteça e seja bem-sucedido, é essencial haver um bom planejamento. Uma das principais atribuições de um analista de eventos é justamente pensar em como tirar a celebração do papel.
Esse especialista é quem elabora a proposta do projeto do evento, definindo pontos como:
- Quais são as metas do evento;
- Quem é o público-alvo desse evento;
- Qual será a estrutura utilizada para o evento, como sistemas de som e iluminação;
- Definição do limite de pessoas;
- Quais serão as atrações;
- Definição do buffet;
- Como será feita a recepção dos convidados.
Também fica a cargo do analista de eventos definir como será realizada a divulgação do evento e como o setor de marketing deverá contribuir. Esse analista pode oferecer boas contribuições porque conhece efetivamente o público-alvo. A partir desse conhecimento, sabe como atraí-lo mais efetivamente.
Gestão da produção
A gestão de produção do evento é outra responsabilidade desse especialista. O objetivo é garantir que todos os passos definidos na etapa de planejamento sejam colocados em prática de forma eficiente. Entre as atividades que são de responsabilidade desse analista estão:
- Contatar fornecedores;
- Acompanhar todo o processo de venda e retirada de ingressos para os eventos;
- Contatar os artistas ou palestrantes que farão parte da atividade;
- Conferir o cronograma do buffet e demais elementos essenciais.
Trabalho de suporte durante a execução do evento
O analista de eventos tem um papel fundamental na organização e gestão do evento antes de ele acontecer, no entanto, seu trabalho não para por aí. Cabe ao especialista prestar suporte durante a execução da produção.
O profissional deve se reunir com toda a equipe envolvida para alinhar as tarefas de todos. Esse direcionamento é fundamental para que todos estejam seguros do que precisam fazer. É importante que essa reunião aconteça antes de abrir as portas para receber o público.
Também é essencial que esse profissional esteja por perto para gerenciar a solução de possíveis crises. Os problemas que eventualmente surgem devem ser solucionados com tranquilidade e o mínimo de estresse. A experiência dos participantes e convidados não pode ser afetada.
Mensuração dos resultados alcançados pelos eventos
Depois que a festa ou evento é encerrado, o trabalho do analista de eventos continua. Esse profissional deve analisar os resultados alcançados pela ação realizada e verificar se as metas estabelecidas no planejamento foram cumpridas.
Para ter uma resposta efetiva, é preciso que o profissional tenha bons indicadores para avaliar o nível de satisfação dos participantes através da coleta de feedbacks. É também o momento de rever o orçamento inicial para entender se a produção trouxe lucro ou estourou o teto predeterminado.
O briefing inicial do projeto do evento deve ser avaliado para se ter uma ideia concreta de que se manteve consistente. Assim, é possível identificar os pontos de acerto e de melhoria para empregar nas próximas produções. Outros tópicos que devem ser analisados é o número de leads conquistados, aumento de conversões etc.
Como se tornar um analista de eventos?
Os interessados em trabalhar como analistas de eventos devem buscar especialização nessa área. Embora não seja obrigatório ter uma graduação para exercer essa profissão, há vários cursos com esse foco.
É interessante que esses profissionais se especializem em gerenciamento de processos. Há também conhecimentos específicos importantes para as diferentes etapas do trabalho relacionado a eventos.
Para ter bons resultados nessa atividade, é recomendado que o interessado procure qualificação em:
- Estruturação e elaboração de projetos;
- Gerenciamento de contratos e prestação de serviços;
- Conhecimento em documentações e protocolos relacionados à organização de eventos;
- Relacionamento com o público;
- Elaboração de planejamento de diferentes tipos de eventos;
- Gerenciamento do tempo;
- Gestão de pessoas.
Características pessoais positivas para analistas de eventos
Uma característica pessoal interessante para quem deseja trabalhar como analista de eventos é ser organizado. Afinal, para realizar uma série de tarefas em sequência e manter tudo funcionando devidamente, é essencial estar no controle do que está acontecendo.
Outro tópico importante é ter uma boa visão geral, ou seja, conseguir identificar um possível problema antes que ele aconteça. O bom relacionamento interpessoal também é fundamental para ser bem-sucedido nesse setor. Contar com o engajamento e motivação da equipe faz toda a diferença.
Por fim, também podemos mencionar gostar de números e ser detalhista. Estar atento para que tudo se desenrole como o esperado é determinante para que o evento tenha os resultados esperados.
Gostou de saber mais sobre a profissão de analista de eventos? Para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor, acesse outras postagens do Lets.blog e aproveite!
