Organização e gestão financeira é um dos pilares de qualquer empresa de sucesso, não é mesmo? E com seu evento não deve ser diferente.
Enxergar de forma ampla e organizada custos, despesas e receitas de um evento, além de te dar maior clareza sobre a saúde financeira do seu evento, te ajuda também a controlar o estresse quando o assunto é tudo que envolve entrada e saída de dinheiro. E, claro, obter seu lucro ao final de todo processo.
Controlar e organizar processos financeiros vai lhe render otimização de tempo e evitar imprevistos. Uma dica legal é a criação de uma planilha de orçamento para o controle do seu evento de forma prática.
Como fazer uma planilha de orçamento para controle de evento?
A planilha de orçamento pode ser feita no excel ou até na planilha do google drive, que pode ser compartilhada com demais pessoas envolvidas no processo. Pode ser uma planilha de orçamento bem simples, com datas, temas, valores, ou uma planilha de orçamento mais complexas com fórmulas e ferramentas para aqueles que são experts em excel.
Nesse sentido, independente de optar por uma planilha de orçamento simples ou complexa, ambas serão de grande valia para o controle do seu evento de forma prática.
A seguir algumas formas de utilizar planilha de orçamento para te ajudar no controle do seu evento de forma prática.
- Orçamento com fornecedores: essa planilha de orçamento você pode utilizar em dois momentos distintos: o primeiro quando estiver fazendo o levantamento dos orçamentos junto aos fornecedores. Ali pode constar o tipo de item, quantidade, nome e contato do fornecedor, valores e formas de pagamento e mais alguma informação importante sobre a negociação. Em um segundo momento, você pode utilizar a planilha de orçamento quando você já fechou o melhor orçamento para seu evento e agora quer uma planilha de custos com fornecedores, ela pode contar data da compra, nome do fornecedor, nome do vendedor, telefone de contato, valor a pagar, data de pagamento, e quaisquer outras informações que você julgue importante manter na planilha de orçamento;
- Cronograma: a planilha de orçamento para controle de evento pode ser utilizada também como cronograma. Nela você pode ter o controle das datas tanto de recebimentos, quanto de pagamentos, seja de fornecedores, pessoal e até mesmo tributos que envolvem o evento. Bem como as datas de recebimentos por parte de clientes e demais pessoas envolvidas no processo;
- Organograma: a gestão de pessoas é muito importante para um evento de sucesso, utilizar uma planilha de orçamento para você ter controle dos custos com capital humano é uma forma prática de visualizar tanto os valores a serem pagos, como a forma e as datas para os pagamentos serem executados. Ela também te ajudará a ter clareza da quantidade de pessoas envolvidas no processo e poderá te ajudar no gerenciamento de pessoas no decorrer da organização, execução e pós-evento;
- Custos: todas as contas a pagar e a receber devem estar concentradas em uma planilha de orçamento de controle do seu evento de forma prática. Ela deve conter data, nome da empresa (fornecedor ou cliente), valores e observações sobre negociações, prazos de pagamento e recebimento também. Lembre-se, custos com combustível, alimentação e demais despesas do dia a dia, antes, durante e após o evento, devem ser descritas nessa planilha.
- Controle de clientes: uma outra forma para utilizar a planilha de orçamento de forma assertiva é fazendo o controle de clientes. Ali você pode manter uma planilha com nome, email, telefone, forma de pagamento, se o pagamento já foi efetivado. Ele lhe dará maior clareza em momentos de fechamento de caixa e possíveis posteriores cobranças.
Vantagens de utilizar planilha de orçamento:
- Maior clareza da saúde financeira do evento
- Controle de contas a pagar
- Controle de contas a receber
- Facilidade no pagamento junto a fornecedores e demais despesas do evento
- Facilidade no recebimento junto a clientes e demais pessoas envolvidas no evento
- Auxilia na gestão de pessoas
- Comparativo com custos de eventos passados e futuros
- Auxilia na confecção de relatórios
- Fornece dados para confecção de propostas mais assertivas
- Informações que te dão suporte para negociação com futuros fornecedores.
- Lucro real do evento
É muito importante que ao final do seu evento, você faça um relatório detalhado contando com as informações obtidas através da planilha de orçamento. Ela te ajudará a fazer comparativos dos próximos eventos, e manter a saúde financeira da sua empresa em dia. Além disso, você terá noção ampla dos aumentos e descontos praticados pelos fornecedores bem como os outros custos, e a forma mais inteligente para um posterior repasse ao cliente final.
Com o passar do tempo, você pode ir aprimorando sua planilha e criando diferentes finalidades e estratégias para a utilização da planilha de orçamento e, com certeza, ela se tornará uma grande aliada na organização do seu evento.
Gostou dessa dica de como fazer planilha de orçamento? Navegue pelo nosso blog que temos conteúdos exclusivos sobre eventos. Boa leitura!
