A organização de um evento de sucesso passa invariavelmente pela boa relação com fornecedores. Eles são o elo mais importante entre o organizador e a correta execução de cada detalhe. Afinal, um evento não acontece sem som de qualidade, iluminação, espaço adequado e mais uma série de itens que variam de acordo com o tipo de produção.
Sabemos que bons relacionamentos não são construídos do dia para a noite e que é necessário adotar as atitudes certas para que isso aconteça. É exatamente sobre isso que falaremos no post de hoje.
Quer saber como manter uma boa relação com fornecedores e garantir que o seu evento seja um sucesso? Continue a leitura para conferir as dicas!
A boa relação com fornecedores: uma via de mão dupla
Todo organizador de eventos deseja ter uma boa carteira de fornecedores, com empresas que oferecem qualidade, bom preço e cumprimento de prazos. Contudo, uma parcela significativa deles não se questiona se é um bom cliente para esses empreendimentos.
Toda relação é formada por duas ou mais partes, nesse sentido, além de exigir qualidade dos fornecedores é preciso se esforçar para seguir a mesma postura. Quer que a empresa seja pontual na entrega? Faça o pedido com a antecedência necessária, forneça as informações que forem solicitadas, efetue o pagamento na data certa, cumpra sua parte.
É claro que ser um bom cliente não é garantia de que terá bons fornecedores. Entretanto, ao agir de forma correta, terá mais poder para exigir que a outra parte faça o mesmo. Lembre-se sempre que parcerias são boas quando ambas as partes são beneficiadas.
Como manter uma boa relação com fornecedores?
Em vez de simplesmente esperar que os fornecedores cumpram sua parte, escolha agir e contribuir para a construção de boas relações com essas empresas. Confira as dicas!
1. Verifique o histórico das empresas antes de contratá-las
Para construir uma boa relação com fornecedores é preciso selecionar bem as empresas que serão suas parceiras. Assim, é fundamental que verifique o histórico de cada fornecedor antes de fechar contrato.
Sugerimos que leia outra publicação do nosso blog em que damos dicas de como escolher o fornecedor ideal. Embora um bom histórico não seja garantia de que problemas não irão acontecer, certamente é uma forma de reduzir os riscos.
2. Leia os contratos com atenção antes de assinar
O contrato é o documento que oficializa a relação entre você, produtor de evento, e os fornecedores. Dessa forma, é crucial que todos os detalhes envolvidos estejam descritos com clareza. Jamais deixe de formalizar a contratação de uma empresa, pois isso pode gerar problemas futuros.
Lembre-se de ler absolutamente tudo, especialmente as partes que ficam em menor destaque e letras miúdas. Caso tenha dúvida sobre algum trecho ou termo, vale a pena contar com a consultoria de um profissional da área jurídica.
3. Mantenha uma comunicação clara e objetiva
A boa comunicação é essencial para relações positivas com os fornecedores. É necessário contar com um canal direto para a troca de informações, com prazos para obter resposta. Esse cuidado evita divergência nas entregas e garante que ambas as partes se mantenham conectadas e alinhadas.
4. Realize os pagamentos em dia
Parece óbvio sugerir que pague seus fornecedores em dia, entretanto, esse é um ponto fundamental para que a relação seja positiva para ambos. Lembre-se de que alguns dias de atraso podem ser o suficiente para comprometer a organização do caixa de uma empresa.
Portanto, mantenha as contas dos seus eventos organizadas para realizar os pagamentos nas datas certas. Assim, será um bom cliente, aumentando as chances de que as empresas se esforcem ao máximo para mantê-lo.
5. Avise imediatamente caso tenha um imprevisto
Por mais que se dedique para cumprir com sua parte e manter um bom relacionamento, é importante considerar que imprevistos podem acontecer. Nesses casos, é imprescindível que avise os fornecedores o quanto antes.
No caso do pagamento, por exemplo, assim que perceber que terá que atrasar um dia no pagamento, comunique imediatamente à empresa. Essa agilidade demonstra respeito ao parceiro e mostra também a intenção de resolver a questão o quanto antes.
6. Deixe claro o que espera de cada fornecedor
Bons relacionamentos são formados por duas partes que sabem exatamente o que esperar uma da outra. Desse modo, é fundamental que deixe claro o que espera de cada fornecedor para o seu evento.
Muitos não pensam nesse ponto por acreditarem ser algo óbvio. Entretanto, embora grande parte dos profissionais de eventos espere qualidade dos seus fornecedores, cada cliente tem prioridades diferentes.
7. Tenha mais de um fornecedor de cada item
Para evitar ter seu evento prejudicado por um imprevisto enfrentado por um parceiro, conte com mais de um fornecedor de cada item. Você pode, por exemplo, alternar ao fechar com cada empresa para os seus eventos, construindo mais de um relacionamento positivo simultaneamente.
8. Apresente seu planejamento aos fornecedores
Dependendo do item que será fornecido por cada empresa, é válido que elas conheçam o planejamento do seu evento. Assim, saberão exatamente onde o fornecimento deles entra na sua produção, facilitando para que cumpram sua parte com excelência.
9. Mostre ao fornecedor a importância dele para o seu evento
Os seus fornecedores sabem qual a importância exercem sobre a qualidade do seu evento? Se nunca mencionou nada sobre isso a ele, comece a falar. Diga o quanto os itens fornecidos agradaram os participantes e fizeram a diferença. Acredite, os feedbacks aproximam e fortalecem o relacionamento.
10. Invista no relacionamento interpessoal
Por fim, além de seguir toda a parte burocrática para parcerias de sucesso, invista no relacionamento interpessoal. Indique o trabalho dos seus fornecedores para amigos, fale sobre outros assuntos nas reuniões e crie conexões.
Quanto melhor for o relacionamento de pessoa para pessoa, melhor será de empresa para empresa. Porém, claro, sempre tomando cuidado para evitar misturar as coisas e deixar o caráter profissional de lado.
Colocando essas dicas em prática você conseguirá manter uma boa relação com seus fornecedores e ter excelentes parceiros para promover eventos de sucesso!
