Toda produção se inicia com um plano, ou pelo menos deveria ser assim. Afinal, ao elaborar o projeto de um evento é possível pensar em detalhes que poderiam passar despercebidos. Além disso, é uma maneira de ter maior controle sobre prazos, o orçamento, a venda de ingressos e outros detalhes.
Mas, como fazer isso e elaborar um projeto de qualidade que contribua para o sucesso do evento? Siga a leitura e confira dicas e informações sobre o assunto. Vamos começar?
Por que é importante elaborar o projeto de um evento?
Se para você a organização de um evento envolvia apenas ações práticas, saiba que a teoria também possui uma grande importância. Ter um bom projeto, com todos os detalhes descritos, auxilia não apenas na execução de todos os processos, mas também na captação de recursos.
As empresas não irão aceitar patrocinar uma produção se os seus responsáveis não souberem exatamente do que se trata. O tema do evento, o público-alvo, os objetivos, o orçamento previsto, as atrações, todos esses detalhes devem ser apresentados.
Ter um projeto completo e organizado para apresentar é relevante também no sentido de credibilidade. As chances das companhias aceitarem apoiar ou patrocinar um evento é muito maior quando sentem que se trata de planejamento sério, feito por profissionais competentes.
12 Tópicos para colocar no projeto de um evento
O projeto de um evento é um documento no qual constam todos os detalhes relacionados à produção. Veja quais são os tópicos que não podem faltar, independentemente do tipo de evento que esteja realizando.
1. Tema do evento
O tópico que deve iniciar o projeto é o tema do evento, que também será o seu título. Toda produção, seja ela um congresso de profissionais de determinada área ou um festival de música, possui um tema.
Confira alguns exemplos:
- Festival Gastronômico do Nordeste;
- Congresso Mineiro de Nutrição;
- Encontro Brasileiro de Neurocirurgia.
2. Memorial descritivo
O memorial de um projeto é a parte em que se faz uma descrição das atividades que farão parte do evento. Nisso se incluem aspectos técnicos, sociais e culturais, como: local em que irá acontecer, tipo de atividades realizadas, análise de riscos, responsável técnico, medidas de segurança etc.
3. Objetivos gerais
Ter clareza sobre os objetivos que se tem ao realizar um evento é extremamente importante para tomar decisões com mais direcionamento. Neste tópico se deve considerar os objetivos mais gerais.
Usando como exemplo o Festival Gastronômico do Nordeste, um dos objetivos poderia ser: fomentar a culinária nordestina. Perceba que se trata de uma ideia mais ampla e é exatamente esse o ponto a ser considerado aqui.
4. Objetivos específicos
Após ter sido mais abrangente, chega o momento de reduzir o foco para descrever os objetivos específicos. Ainda em referência ao exemplo anterior, poderia ser: fomentar a culinária nordestina através da apresentação de pratos típicos preparados por chefs renomados.
5. Identificação
Agora é o momento de se identificar, já que será o organizador e responsável pelo evento, e incluir informações básicas sobre a produção. É preciso incluir o seu nome, além da data e local em que o evento será realizado.
Como o projeto poderá ser usado em várias situações, como apresentar propostas a possíveis patrocinadores e até para solicitar autorizações, como alvará dos bombeiros, é essencial incluir esses dados.
6. Justificativa
Todo evento deve ter uma justificativa, que funciona como argumento para ser realizado. Por que a produção é relevante? Responda essa pergunta ao escrever este tópico, incluindo as motivações culturais, sociais, econômicas, políticas e o que mais fizer sentido.
Um festival gastronômico regional, por exemplo, possui justificativas fortes em relação a aspectos culturais, sociais e econômicos. Então, pense nos impactos que a sua produção poderá ter e foque nisso.
7. Público para o qual o evento se destina
Qual é o perfil de pessoas para o qual seu evento se destina e com maiores chances de se interessar por ele? Podemos citar como exemplo: nordestinos que vivem em outra região e pessoas com interesse na cultura do Nordeste.
Uma informação necessária neste tópico é o número de participantes que se espera atrair. Para chegar a esse dado é válido analisar os resultados de produções anteriores e obter uma média mínima.
8. Conteúdo do evento
Quais serão os assuntos abordados nas apresentações e como as atividades serão realizadas? Aqui, é válido apresentar um cronograma de tudo o que pretende que o evento tenha. Se for uma produção com vários dias de duração, separe as atrações de cada dia.
Mesmo que não tenha os horários totalmente definidos, é importante apresentar esse esboço para que as pessoas que lerem o projeto tenham uma ideia mais concreta sobre o que esperar.
9. Possíveis parceiros
Quem serão os possíveis parceiros que irão embarcar com você na realização desse projeto? Faça uma lista com as potenciais empresas patrocinadoras, apoiadoras e parceiras.
Para evitar dúvidas, entenda o papel de cada uma delas:
Patrocinador – Empresa que faz aportes financeiros no evento e, em troca, recebe visibilidade e divulgação perante o público da produção.
Apoiador – Empresa que apoia o evento oferecendo seus produtos ou serviços em troca de divulgação. Perceba que não há dinheiro envolvido e se trata de uma troca.
Parceiro – A empresa parceira sela acordos com a organização do evento de forma a oferecer facilidades aos participantes. Por exemplo: hotéis parceiros próximos ao local do evento.
10. Recursos
É importante incluir uma listagem com todos os recursos necessários para a realização do evento. Exemplos: quantidade de profissionais para formar a equipe, materiais, equipamentos e outros detalhes.
11. Venda de ingressos
A venda de ingressos é um tópico fundamental para a elaboração do projeto de um evento. Afinal de contas, está atrelado também às formas de divulgação. É interessante já incluir a plataforma de eventos que será utilizada, com detalhamento sobre opções de parcelamento, cupons etc.
12. Orçamento
O tópico final do projeto do evento deve contar com um orçamento preliminar com as informações financeiras. Inclua a previsão de custos, com os respectivos prazos, e a previsibilidade das entradas. Desse modo, poderá encaixar entradas e saídas, evitando passar por sufocos.
Agora você já sabe como elaborar o projeto de um evento! Aproveite para conferir outros conteúdos e dicas do Lets.blog!
