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Como montar uma equipe de sucesso para a organização de um evento?

Para organizar um evento de sucesso é fundamental contar com o auxílio de uma equipe. Afinal, são muitas decisões a tomar e tarefas a cumprir, sendo importante para o organizador ter para quem delegar cada atividade e se dedicar a questões mais gerenciais.

No entanto, contratar e gerenciar pessoas é sempre um desafio e é preciso ter um direcionamento para fazer boas escolhas. Pensando nisso, preparamos este conteúdo com dicas para te ajudar a montar um time de profissionais competentes e engajados com o sucesso das suas produções. Vamos conferir?

A importância da equipe para o sucesso de um evento

O grande objetivo dos organizadores de eventos é realizar produções que agradem o público. Cada detalhe da experiência conta para os participantes formarem a sua opinião, incluindo desde a compra do ingresso, até o credenciamento no dia, as apresentações, os serviços oferecidos, a limpeza, segurança, tudo!

Por trás dos detalhes de um evento sempre há um membro da equipe contratada. Desse modo, não dá para descuidar e contratar qualquer pessoa para realizar o serviço. É necessário contar com profissionais preparados e dispostos a darem o melhor de si, independentemente de qual seja a atividade realizada.

Deixar de tomar esse cuidado é como permitir que o sucesso do seu evento fique nas mãos do acaso. Afinal, não será possível garantir que todos terão o desempenho esperado e entreguem o melhor resultado. 

Mais um ponto a ser lembrado é que as chances de ter problemas durante a preparação tornam-se maiores. Afinal, o organizador pode ter que pausar suas atividades para consertar erros, reorganizar o time e acompanhar cada detalhe de perto.

Considerando tudo isso, podemos afirmar que dedicar-se um pouco mais para montar uma equipe de sucesso é um investimento que contribui diretamente para a qualidade da produção.

10 Dicas para montar uma equipe de eventos

Agora que ficou claro a importância de ter uma equipe de sucesso para a organização de um evento, confira dicas de como conseguir isso.

1. Identifique as suas necessidades como organizador de eventos

A primeira dica para montar uma equipe de sucesso é identificar as suas necessidades como organizador de eventos. Pense no tipo de produção que costuma realizar e nas atividades que precisa de ajuda. Essa será a base da sua procura e ajudará a fazer uma boa escolha.

2. Trace perfis dos profissionais que deseja contratar

O passo seguinte para formar um time de excelência é traçar perfis dos profissionais que deseja contratar. Veja alguns exemplos: ter experiência com atendimento ao público, ser proativo, conhecer o setor de eventos, ser paciente, entre outras qualidades.

Lembre-se que muitos dos membros da equipe irão lidar diretamente com os participantes. Então, é importante que eles transmitam os valores da sua empresa, ajudando a fortalecer a sua marca.

3. Peça indicações para pessoas conhecidas

As indicações são sempre bem-vindas ao contratar profissionais. Afinal, se forem dadas por pessoas da sua confiança as chances da contratação dar certo são bem maiores. Então, verifique com colegas que também atuam no setor de eventos se eles têm alguém para indicar, isso poderá facilitar o processo.

4. Treine os profissionais contratados

Mesmo que se esforce para realizar excelentes contratações, o treinamento é fundamental. É através dele que irá transmitir à equipe o que espera deles e como devem se comportar durante o trabalho.

Vale mencionar que os treinamentos devem incluir tanto a parte técnica quanto comportamental. Desse modo, eles irão realmente vestir a camisa da empresa e se tornarem seus representantes junto ao público.

trabalho equipe
Para organizar um evento de sucesso é fundamental contar com o auxílio de uma equipe.

5. Delegue tarefas considerando a expertise de cada um

Não adianta pedir que um colaborador mais reservado e que tem mais facilidade para lidar com questões gerenciais atue no atendimento ao público. É muito mais vantajoso alocá-lo em tarefas pelas quais tem verdadeira afinidade. Assim, irá entregar resultados satisfatórios e se sentir mais motivado.

Portanto, procure conhecer muito bem cada membro da sua equipe para delegar tarefas respeitando a expertise de cada um. Esse é um cuidado com impactos positivos para todos os envolvidos, com destaque para o evento, que contará com pessoas motivadas, dando o seu melhor.

6. Acompanhe o trabalho da equipe

A confiança é um elemento importante para que uma equipe realize um bom trabalho. Entretanto, isso não significa abandoná-la com as tarefas. O acompanhamento é fundamental para garantir qualidade e estimular os profissionais a continuarem se dedicando.

7. Mantenha um fluxo de comunicação eficiente

A boa comunicação é indispensável para se organizar um evento de sucesso. Diversos problemas podem acontecer quando as informações não fluem corretamente, além de se ter prejuízos em relação à motivação da equipe.

É preciso definir canais que facilitem a comunicação e permitam que todos tenham acesso aos dados que precisarem. Utilizar um sistema de gestão de projetos pode ser bastante interessante, especialmente se os profissionais trabalharem à distância durante a fase de preparação da produção.

8. Definir metas

Quer manter a equipe engajada na realização de um evento de sucesso? Defina metas! Além da questão motivacional, essa é uma forma de gerenciar os processos de modo mais eficiente, reduzindo significativamente os riscos de perder prazos.

As metas devem sempre ter as seguintes características: serem específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e terem um prazo para serem alcançadas. Considere esses cinco pontos ao traçá-las e veja como ficará mais simples cumprir todos os detalhes do projeto.

9. Reconheça o esforço da equipe

Como foi possível ver ao longo das dicas, o fator comportamental é muito importante para o gerenciamento de pessoas. Então, lembre-se de reconhecer o esforço da equipe, seja por elogios, bônus e outros tipos de benefícios. Isso irá manter os profissionais cada vez mais inspirados a entregar os melhores resultados.

10. Ofereça uma remuneração compatível com o mercado

Por fim, é preciso lembrar do motivo inicial que leva uma pessoa a procurar um trabalho, a remuneração. Embora existam outras questões importantes envolvidas, é a busca por um sustento que leva os profissionais a saírem todos os dias de casa. Então, ofereça pagamentos compatíveis com o mercado e com as funções desempenhadas.

Gostou das dicas de como montar uma equipe de sucesso para a organização de um evento? Aproveite para acessar outras postagens do Lets.blog sobre o setor!

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