O centro de eventos é um tipo de espaço destinado para a realização de produções com as mais diversas finalidades. Feiras, palestras, convenções, simpósios, estão entre os encontros realizados nesse local.
Para quem trabalha com organização de eventos, conhecer as particularidades desses espaços é necessário para saber o que analisar ao encontrar o local ideal. Vamos saber mais? Continue a leitura!
O que é um centro de eventos?
Centros de eventos são locais voltados para a finalidade indicada pelo seu nome, ou seja, a realização de eventos. Além do imóvel em si, geralmente há uma estrutura completa, com equipamentos, mesas, cadeiras, palco para apresentações, estacionamento etc.
Por serem espaços especializados em eventos, as suas características contribuem para a realização de produções de diferentes formatos. Isso acaba sendo útil para os organizadores, que já encontram um ambiente estruturado, precisando apenas acertar alguns detalhes.
Características que um centro de eventos deve ter
Existem diversos centros de eventos espalhados pelas cidades brasileiras e, obviamente, eles não são iguais. Há locais mais completos, enquanto outros oferecem uma estrutura mais básica. Do mesmo modo, há diferenças em relação à capacidade de público, localização, entre outros pontos.
Para ajudar você, organizador de eventos, a fazer uma boa escolha, vamos listar as características mais relevantes que um bom centro de eventos deve ter.
Localização de fácil acesso
A localização é uma questão primordial para um centro de eventos. Afinal, se for muito distante e de difícil acesso, muitos poderão desistir de comparecer. Além disso, é preciso considerar que, quanto maior a distância, mais alto será o custo de deslocamento que os participantes terão.
Dependendo do público-alvo do evento e do valor do ingresso, um centro de eventos afastado da área central pode ser um impeditivo. Apesar disso não ser uma regra, é sempre importante analisar o deslocamento e o quanto as pessoas estão dispostas a realizá-lo.
Segurança
Mesmo no caso de eventos voltados para adultos, durante as horas em que eles permanecerem no local, são responsabilidade da organização. Logo, a segurança de todos deve ser levada a sério.
Quando se trata de um centro de eventos, a segurança não está relacionada apenas ao risco de assaltos e furtos, mas também de acidentes, incêndios e outros perigos. Portanto, sempre verifique se o espaço é realmente seguro, considerando todos os aspectos citados.
Alvará de funcionamento e outros documentos
Ainda falando em segurança, ao procurar um centro de eventos, lembre-se sempre de verificar a documentação do local, como alvará de funcionamento, comprovante de vistoria do Corpo de Bombeiros, entre outros. Inclusive, tenha atenção à validade desses documentos, pois eles precisam ser renovados periodicamente.
Jamais ignore essas questões, pois são necessárias para atestar que o local é seguro e está apto para a realização de eventos. Dedicar tempo para essa verificação pode te poupar de problemas futuros, então, fique atento!
Boa apresentação estética
Agora que falamos sobre as questões funcionais, vamos para o lado estético. Você já parou para refletir sobre a importância da aparência de um centro de eventos? Embora a funcionalidade tenha uma relevância maior, não há como negar que o aspecto visual também conta e faz parte da experiência dos participantes.
Um local com uma fachada bonita, uma boa pintura e uma arquitetura interessante certamente irá agregar à sua produção. Esses detalhes contribuem com a imagem que as pessoas terão do seu trabalho e do evento como um todo, então, vale a pena considerá-los.
Estrutura compatível com o seu evento
Por fim, é necessário observar se a estrutura oferecida é compatível com o seu evento. Confira algumas questões que podem direcionar a sua análise:
- O local comporta o público que pretende alcançar?;
- Há espaços separados para atividades simultâneas? (se for esse o caso do seu evento);
- O espaço oferece serviços que podem facilitar o seu trabalho? (exemplo: limpeza, segurança, buffet, iluminação etc.);
- A localização é acessível para o público de modo geral?
Questione-se sobre as necessidades de espaço que o seu projeto tem para acontecer exatamente da maneira que foi idealizado. Assim, saberá quais detalhes priorizar ao realizar a busca.
Dicas para encontrar um bom centro de eventos
Já sabemos o que é um centro de eventos e as principais características que um bom espaço deve ter, certo? Mas como fazer para encontrar o local ideal para realizar um evento? Confira as dicas!
1. Monte uma lista com as características indispensáveis
Primeiramente, é preciso considerar que o tempo para um organizador de eventos é um recurso valioso, portanto, não pode ser desperdiçado. Então, para tornar a busca mais dinâmica, monte uma lista com as características indispensáveis para um local ser escolhido.
Lembrando que aspectos ligados à segurança, como alvará de funcionamento e vistoria dos bombeiros, são questões básicas e indispensáveis.
2. Comece com uma pesquisa online
Mais uma dica para poupar tempo é começar com uma pesquisa online. Analisando o site ou perfil do local nas redes sociais já será possível descartar algumas opções e selecionar as melhores.
Dois pontos a considerar na busca são:
- Ler a opinião de outras pessoas na página do Google e nas redes sociais;
- Fazer pesquisas do local em notícias.
3. Peça indicações de colegas
Aliado à busca online, vale a pena pedir indicações de colegas organizadores de eventos. Afinal, eles poderão ter experiências para compartilhar, seja indicando ou sugerindo que evite determinados locais.
4. Visite os espaços
Selecione os centros de eventos com os melhores comentários, recomendações e descrições, e agende uma visita. Existem detalhes que precisam ser confirmados pessoalmente, inclusive o atendimento prestado pela gestão do espaço.
No dia, leve uma lista com os principais pontos para conferir, assim não irá se esquecer de nada importante.
5. Escolha o que melhor atender as necessidades do seu evento
Depois de todas essas etapas, escolha o local que melhor atender as necessidades do seu evento, incluindo o custo. Embora o preço não deva ser o principal ponto em questão, não dá para ignorá-lo. Afinal de contas, um centro de eventos com preço muito elevado pode ficar inviável se a intenção é vender ingressos por valores mais acessíveis.
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