A produção de um evento passa por uma série de etapas importantes até a sua realização, e uma das mais primordiais sempre acaba sendo a elaboração da lista de convidados. Ela é útil para o controle de entrada, orçamento, organização das filas e uma série de outros detalhes relevantes para o sucesso do evento, ajudando na fidelização do cliente.

Por isso, é essencial que você tenha um modelo de lista de convidados eficiente visando otimizar esse processo. Isso permite gerenciar melhor o seu tempo, para que se dedique a todos outros detalhes que demandam atenção.

Veja, neste artigo, como elaborar esse documento e tornar seu trabalho mais fácil.

Existe um modelo definitivo de lista de convidados?

Resposta rápida: não, não existe. Cada evento possui suas peculiaridades e, consequentemente, demandas diferentes. Com isso, é necessário adaptar um que seja funcional para seu negócio em função do tipo de produção que será realizado.

É possível montar listas bem diferentes em um mesmo ramo (baladas, por exemplo) de acordo com o estilo de produção daquela noite. O que importa é você ter alinhado que há itens básicos que devem ser considerados essencialmente nesse momento e que deverá ser adaptado de acordo com as situações correspondentes.

O que deve ser considerado ao montar a lista?

Para montar o modelo de lista de convidados ideal para seu negócio é importante que você considere alguns pontos fundamentais. Veja quais são:

Capacidade total da casa

A lista de convidados deverá considerar a capacidade total da casa noturna, ou salão de eventos, sempre evitando exceder a lotação máxima. Mesmo que você se sinta tentado a incluir uma margem de convidados extras para ocupar o lugar daqueles que eventualmente faltem, não faça isso. Nesse caso, é melhor elaborar uma lista de espera, por questões de segurança.

Porém, isso não vale para eventos com venda de ingressos. No caso, disponibilize apenas o limite da casa.

Lista de espera

Caso seja um evento fechado, você pode considerar elaborar uma lista de espera. Assim, os convidados que não confirmarem presença até determinado dia, ou que não apareçam no dia evento, podem ser facilmente substituídos por pessoas que já demonstraram interesse em participar.

Entradas separadas

Se a sua casa possui filas separadas, é importante diferenciar a lista para esses dois locais. Por exemplo, se há uma entrada para quem está em uma lista VIP e outra para quem comprou ingresso comum, você deve se organizar: tenha certeza que não há nomes em ambas as listas; garanta que a lista em cada uma das entradas seja a correta; deixe claro para seus convidados qual fila pegar.

Lista amiga

Essa mesma separação vale para os casos de lista amiga, quando normalmente há uma diferenciação no valor da entrada ou benefícios para quem faz parte desta.

Convidados especiais

Se há convidados especiais (celebridades, influenciadores, entre outros), eles devem estar especificados na lista de convidados. Isso porque, em muitos casos, eles possuem alguns privilégios e/ou são recepcionados pelo gerente ou dono da casa. Dessa forma, quando identificados, a hostess poderá encaminhá-los para a pessoa adequada.

Organização

É preciso que a lista seja bem organizada, de forma que qualquer profissional que tenha acesso a ela consiga identificar todos os pontos que abordamos anteriormente. Caso isso não aconteça, confusões podem ocorrer e aumentar o tempo de espera, o que não é desejável para manter a imagem do evento positiva.

Quais ferramentas ajudam para elaborar o modelo da lista de convidados?

Organização e atenção aos detalhes são fundamentais para o sucesso da lista de convidados. Por esse motivo, o uso de ferramentas específicas pode ser determinante para esse momento.

As planilhas no Excel, por exemplo, são simples e úteis para listas rápidas ou quando você já possui algum modelo específico. Porém, elas possuem limitações funcionais e não automatizam tantos processos. Softwares específicos de gerenciamento de lista de convidados, por sua vez, são mais intuitivos e permitem uma gama maior de funcionalidades. Além disso, pela sua facilidade, qualquer funcionário pode manipulá-lo mais facilmente (e ainda ajudam a economizar papel!).

Restou alguma dúvida sobre como elaborar um modelo de lista de convidados? Conte para a gente nos comentários!

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