Um dos desafios de quem trabalha com organização de evento é avaliar os resultados obtidos com sua realização. Apesar da dificuldade, você não deve abrir mão de uma análise do sucesso durante o processo de pós-produção, pois é isso que vai mostrar quais foram seus erros e acertos.
Sabendo dos pontos positivos e negativos, você tem a oportunidade de saber em quais práticas investir e quais evitar nas próximas produções. Por isso essa avaliação é tão importante e indispensável. Para ajudar nessa tarefa, nós separamos abaixo 4 dicas para você avaliar se seu evento foi um sucesso. Acompanhe neste post!
Analise a quantidade de pessoas
Enquanto ainda estiver na fase de planejamento, faça uma estimativa de público desejado. Isso vai ser importante para que você tenha uma estrutura adequada, com conforto e segurança para todos, além de ajudar a preparar a divulgação. Entre outras coisas, essa estimativa também será útil para você avaliar se seu público que compareceu atendeu às suas expectativas.
Por isso, é fundamental fazer o controle da quantidade de pessoas presentes. Você pode contabilizar a venda de ingressos, que é um método mais simples, ou fazer uma estimativa calculando a área ocupada, o que não fornece um número exato, mas sim uma aproximação.
Elabore um questionário para seu público
A maneira mais direta de avaliar a satisfação do público é aplicando um questionário com perguntas sobre a organização. Eles podem ser qualitativo ou quantitativo.
O questionário qualitativo traz perguntas abertas, pedindo a opinião de cada pessoa, e fornece respostas subjetivas e mais densas. Já o quantitativo é pede para avaliar a organização por meio de notas e é mais simples de calcular os resultados.
É importante ressaltar que o modo como esse questionário deve ser aplicado depende do seu público e do tipo de evento que você está organizando.
Se você trabalha com shows, por exemplo, dê preferência a formulários online, já que as pessoas não têm disponibilidade para responder perguntas durante a realização. Para tanto, use plataformas online e divulgue o questionário em redes sociais, convocando pessoas que estiveram presentes para responder as perguntas.
Confira seu checklist
Um bom organizador de eventos sempre elabora uma checklist com todos os pontos que devem ser preparados antes e durante a realização. Essa lista ajuda a lembrar de todos os elementos importantes da organização e ainda é fundamental para o processo de pós-produção, pois permite avaliar se restou alguma pendência ou se tudo foi organizado com sucesso.
Faça um balanço dos gastos
Um passo fundamental para avaliar o sucesso de um evento é fazer uma comparação entre o dinheiro investido na organização e o dinheiro obtido com a sua realização. Dessa maneira, você pode avaliar se saiu no lucro ou no prejuízo.
Por isso, não deixe de fazer uma planilha detalhada com todos os gastos, incluindo até mesmo os menores. Além disso, faça um controle rigoroso da venda de ingressos ou da verba proveniente de parceiros e patrocinadores.
Todas essas dicas servem como métrica para saber detalhes sobre o sucesso do seu evento e o que pode ser melhorado. Quer receber mais dicas sobre organização de eventos? Siga a Lets no Facebook, Twitter e Instagram.
