Organizar um evento envolve muito mais do que criatividade. Para que o negócio dê certo, é preciso também cuidar de questões gerenciais. Os relatórios de eventos são uma espécie de balanço sobre uma produção após a sua realização.
Assim que um evento é realizado, registrar os resultados é importante para fazer análises e verificar se os objetivos foram alcançados. Além disso, é comum que os patrocinadores solicitem o documento para verificar os retornos obtidos através do investimento.
Vamos saber mais sobre os relatórios de eventos? Ao longo da postagem iremos tratar sobre a sua importância, os principais tipos e as informações que os compõem. Acompanhe e tire as suas dúvidas a respeito do assunto!
O que são relatórios de eventos?
Relatórios em geral são conclusões sobre determinado acontecimento. Uma loja pode fazer relatórios de venda para acompanhar os resultados obtidos em cada período. Assim, os gestores saberão quais foram as épocas em que mais vendas aconteceram, os produtos com maior saída e assim por diante.
Empresas dos mais diferentes segmentos podem utilizar relatórios em sua gestão. Como explicamos, no setor de eventos eles são registros de detalhes sobre a produção realizada, podendo ser mais gerais, com dados variados, ou segmentados, voltados para departamentos específicos.
Os relatórios de eventos trazem informações úteis para a realização de análise de resultados e prestação de contas a patrocinadores e contratantes, caso tenha sido um projeto encomendado por terceiros.
Qual a importância dos relatórios de eventos?
Ter esses dados compilados em um só lugar facilita as análises e planejamentos de eventos futuros. Quando não se faz os relatórios de eventos, informações valiosas podem ser perdidas.
O organizador consegue ter uma visão ampla sobre a sua produção, verificar as ações que foram mais bem-sucedidas e outras que não trouxeram o resultado esperado. Isso dá maior poder para tomar decisões, baseando-as em fatos.
Mais uma função importante dos relatórios é a prestação de contas. Após o evento, enviar esses documentos aos patrocinadores e outros parceiros torna o relacionamento transparente, contribuindo para a continuidade das parcerias.
Principais tipos de relatórios de eventos
Relatórios são documentos com infinitas utilidades, podendo ser aplicados a diferentes atividades e áreas. Veja a seguir quais são os tipos mais usados para o setor de eventos.
1. Relatório de participantes
O primeiro relatório que iremos citar é o relacionado aos participantes. As informações descritas deverão ser definidas com base no objetivo do documento. Mas, de maneira geral, pode conter o nome completo, a data da inscrição, o tipo de ingresso adquirido etc.
Inclusive, esse relatório pode ser usado na entrada do evento, para conferência do nome dos participantes. Se houver smartphones e tablets com acesso à internet para a equipe no dia, não será necessário imprimir a lista, pois poderá ser consultada diretamente na plataforma de eventos.
2. Relatório de acessos ao site e redes sociais do evento
Hoje em dia, existem outros números importantes relacionados a um evento, além da venda de ingressos, como os acessos às páginas e novos seguidores. O aumento de seguidores e interações nos perfis da produção, assim como os acessos no site, é extremamente positivo para impulsionar os projetos futuros.
É interessante, também, analisar o ganho de seguidores nos perfis de patrocinadores, a fim de mostrar para as empresas apoiadoras os impactos do investimento realizado. Mostrar esses dados ao final poderá contribuir para o fortalecimento da parceria.
3. Relatório da venda de ingressos
Embora existam novos dados para serem analisados, os básicos continuam sendo relevantes. Os relatórios de venda de ingressos podem apresentar as conversões realizadas por lote, além de outros detalhes.
Assim, é possível verificar se as vendas tiveram maior impulso em determinadas épocas ou se seguiram em um ritmo semelhante durante todo o tempo. Isso ajudará na tomada de decisões em eventos futuros sobre a programação dos lotes e valores.
4. Relatórios financeiros do evento
Analisar os resultados financeiros é fundamental para medir o sucesso de um evento. Afinal de contas, mais do que vender muitos ingressos, é preciso que as contas se equilibrem, ou seja, as receitas superem os custos. Assim, o grande objetivo de qualquer projeto é alcançado, a lucratividade.
Podem ser criados vários tipos de relatórios financeiros, como o de resultados, dos custos com cada detalhe da produção, como fornecedores, divulgação, decoração, entre outros. Explorar as possibilidades ajuda a tornar as análises ainda mais produtivas.
No início da postagem falamos sobre a importância das questões gerenciais na realização de um evento. Elas são a base que irá garantir liberdade para o uso da criatividade na realização de uma produção memorável.
Se você trabalha organizando eventos e tem dificuldade com a gestão, busque alguém capacitado e de confiança para ocupar essa função. Dessa forma, poderá se dedicar às áreas para as quais tem maior talento, sabendo que a administração financeira estará sendo feita com um profissional competente.
5. Relatório de desempenho de fornecedores
Os fornecedores são elementos-chave para o sucesso de um evento. Afinal, a qualidade dos produtos e serviços fornecidos por eles irá impactar diretamente nos resultados da produção.
Criar relatórios de eventos com informações sobre os fornecedores é uma ótima maneira de verificar quais cumpriram todos os detalhes combinados. Assim, torna-se mais simples decidir as parcerias que deverão ser mantidas em projetos futuros e outros que é melhor encerrar.
As informações mais relevantes para colocar nesse relatório são: pontualidade, nota geral para o serviço prestado ou produto fornecido, atendimento e facilidade do pagamento.
6. Relatório com resultado da pesquisa pós-evento
Por fim, temos um relatório de eventos que não pode ser esquecido: aquele criado com base nas respostas enviadas pelos participantes na pesquisa pós-evento. Se você não costuma enviar esse tipo de enquete, é válido começar a pensar nessa possibilidade.
Obter a visão do público sobre a experiência proporcionada pela sua produção é uma ótima chance de saber o que foi ou não bem aceito. Assim, você terá muito mais chances de agradar em projetos futuros.
Você já conhecia esses 6 tipos de relatórios de eventos? Para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor, navegue por outras postagens do Lets.blog e aproveite!
