O credenciamento em eventos deve ser bem planejado para evitar tumultos e atrasos. Seguindo alguns passos é possível realizá-lo com calma e passar uma imagem de organização aos participantes.
Sem esse cuidado, as pessoas presentes podem entrar no espaço do evento já estressadas e com uma visão ruim da organização. Por isso, buscar maneiras de tornar o processo ágil e eficiente é muito importante.
Você sabe o que é a etapa de credenciamento e como deve ser realizada? Ao longo da publicação iremos explicar em detalhes e darmos dicas para que aplique em seus eventos. Vamos lá?
O que é credenciamento em eventos?
O credenciamento é a etapa inicial do evento para os participantes, é o começo da experiência. Trata-se do momento em que eles chegam e vão receber suas credenciais para terem acesso ao espaço e às atrações.
Por ser uma etapa que envolve alguns passos, como a análise de documentos e do tipo de ingresso comprado, além de outras informações, deve ser muito bem organizada.
Assim, o fluxo de entrada é constante e as pessoas não precisam ficar horas esperando até conseguirem entrar, especialmente em eventos de grande porte e com um grande público.
Afinal, ninguém deseja que o primeiro passo do seu evento seja marcado por estresse e desorganização, certo? Quanto mais tranquilo for o processo, mais animadas as pessoas estarão para viver toda a experiência que as espera do lado de dentro.
Passo a passo do credenciamento em eventos
Na prática, o credenciamento em eventos é realizado da seguinte forma, acompanhe!
Para participantes que irão comprar o ingressos
Não são todos os eventos que permitem a compra de ingressos no dia, pois pode acontecer de eles se esgotarem na venda online. Entretanto, se na sua produção houver a possibilidade de compra, é preciso deixar bem sinalizado quais são os guichês destinados para isso.
Após a compra, o credenciamento pode acontecer no mesmo local ou as pessoas serem encaminhadas para o setor específico.
Para aqueles que já fizeram a compra do ingresso
Aqueles que já compraram o ingresso com antecedência precisam passar apenas pelo credenciamento. Geralmente, é pedido um documento de identificação, feita a consulta do ingresso no sistema, o participante recebe o crachá do evento e tem sua entrada liberada.
Se houver tipos diferentes de ingressos, com acessos a áreas especiais, por exemplo, as pessoas são direcionadas para os locais em que irão ficar ou recebem um crachá de cor diferenciada para acessarem esses espaços.
Em eventos nos quais é pedido que os participantes levem algum tipo de doação, como livros e alimentos, os itens devem ser recolhidos logo após o credenciamento. Assim as doações podem ser organizadas mais facilmente em um local específico.
7 Dicas para realizar o credenciamento em eventos com agilidade
Se deseja que o credenciamento do seu evento ocorra de forma ordenada e sem estresse, confira as dicas que preparamos. Vale mencionar que é necessário se atentar à organização dessa etapa independentemente do volume do público.
1. Inicie o credenciamento com antecedência
Se as atrações estiverem marcadas para iniciar às 15 horas, não dá para começar o credenciamento às 14:30. Considere o volume de pessoas e faça um cálculo para garantir que a entrada acontecerá a tempo.
Também é importante informar aos participantes nas redes sociais e materiais de comunicação do evento. Assim chegarão antes para passar pelo processo e conseguirão aproveitar todas as atrações sem atrasos.
2. Utilize a tecnologia para agilizar o processo
Imagine uma fila imensa de pessoas e uma equipe procurando o nome de cada uma em uma folha de papel. A confirmação manual de compra de ingresso, além de lenta, pode envolver erros.
Já pensou como uma pessoa que comprou o ingresso irá se sentir ao não ter o seu nome localizado? Quando falamos de papéis e processos feitos manualmente isso pode acontecer.
Para agilizar essa etapa e evitar falhas é importante usar a tecnologia como aliada. Ao realizar a venda de ingressos pela plataforma Lets.events é possível fazer o check-in dos participantes utilizando qualquer dispositivo, de forma prática e segura.
3. Tenha uma estrutura para o credenciamento
Simplesmente posicionar membros da equipe na porta para conferir os ingressos e documentos dos participantes não é o mais indicado. Conte com uma estrutura compatível com o número esperado de pessoas.
Eventos de grande porte pedem guichês com sinalização de filas e em um número que possibilite que o credenciamento seja rápido. Inclusive, essa sinalização deve ficar bem visível para todos saberem exatamente para onde ir.
É preciso que os participantes cheguem no local e identifiquem rapidamente para qual guichê devem se encaminhar. O uso de cores diferentes para cada tipo de guichê também ajuda a manter a organização.
4. Treine a equipe
Não subestime a tarefa de realizar o credenciamento em eventos. Por mais simples que pareça, é necessário treinar a equipe para deixar os processos claros e tirar as dúvidas que eles possam ter.
Além de eficiência, todos devem estar prontos para realizar um atendimento educado e agir com tranquilidade caso algum problema aconteça.
5. Separe a equipe por função
Evite delegar várias tarefas ao mesmo grupo de colaboradores. Se, além das credenciais, os participantes forem receber algum material, fazer doações ou outras atividades, o ideal é que outra equipe fique responsável.
Ao seguir um modelo semelhante a uma linha de produção se ganha em agilidade e a fila pode fluir com mais rapidez.
6. Conte com pessoas gerenciando as filas
Especialmente em eventos de maior porte, não dá para cuidar apenas do credenciamento para dentro. É válido ter pessoas responsáveis por gerenciar as filas, tirar dúvidas rápidas e garantir que todos irão se encaminhar para o local correto.
7. Tenha um plano B
Por mais que cuide de todos os detalhes para que o credenciamento seja organizado, ninguém está livre de imprevistos. Sendo assim, é válido contar com um plano B considerando todo o tipo de situação adversa e possíveis soluções para elas.
Seguindo os passos certos é possível realizar o credenciamento em eventos de maneira descomplicada e sem comprometer a experiência dos participantes.
