O custo da desorganização em um evento – Erros que não podem acontecer!

A desorganização em um evento pode custar muito caro para um produtor. Afinal, quando compram um ingresso, as pessoas esperam encontrar um ambiente organizado e com toda a estrutura necessária para viverem uma experiência positiva.

Embora alguns erros sejam comuns mesmo em boas produções, certas falhas são consideradas imperdoáveis pelo público. Para evitar problemas, além de prezar pela organização, é válido conhecer os erros mais comuns e agir para evitá-los.

Siga a leitura para saber mais sobre o custo da desorganização em um evento e conferir uma lista com os erros considerados mais graves em uma produção.

Qual o custo da desorganização em um evento?

Quando você vai a um restaurante, qual a sua expectativa sobre a experiência? Imaginamos que seja encontrar pratos saborosos, em um ambiente agradável e um bom atendimento. Afinal, é isso o que consumidores em geral esperam ao pagarem por produtos e serviços.

O mesmo se aplica a um evento. Seja pago ou gratuito, as pessoas saem de suas casas esperando encontrar um ambiente organizado, com apresentações nos horários anunciados e toda a estrutura necessária para oferecer segurança e qualidade.

Voltando ao exemplo do restaurante, se a experiência for ruim, é natural que você não queira mais voltar ao local. Assim, o preço da desorganização para o estabelecimento é perder um ou mais clientes, já que muitos costumam compartilhar suas insatisfações com amigos e nas redes sociais.

Para um organizador de eventos o custo da desorganização é o mesmo. Se os participantes não ficarem satisfeitos com a experiência, além de não comparecerem às próximas produções, não irão indicá-las para seus conhecidos.

Considerando tudo isso, podemos dizer que a grande consequência de um evento desorganizado é a perda da credibilidade. E em um mercado competitivo, o nível de confiança das pessoas no seu trabalho possui um grande impacto.

10 Erros que mostram a desorganização em um evento

Existem muitas falhas que um evento pode apresentar, aqui selecionamos 10 em especial que representam a desorganização e comprometem a experiência do público.

1. Problemas na venda de ingressos

A experiência de um evento começa no primeiro contato do participante, que ocorre na venda de ingressos. É importante pensar tanto na venda quanto em situações excepcionais, como no caso de alguém que não puder comparecer e solicitar a devolução.

Para isso, as pessoas precisam ter uma plataforma intuitiva e segura para efetuarem a compra e um suporte para entrarem em contato caso necessário. Com o Lets.events você encontra isso e muito mais, acesse o site para conhecer!

2. Tumulto na entrada

Uma situação comum e que demonstra desorganização são os tumultos na entrada de eventos. Como é esperado um fluxo maior de pessoas próximo ao horário de início, é preciso que haja sinalização indicando a formação de uma fila.

Também é necessário ter seguranças orientando os participantes e garantindo que a entrada seja organizada. O atraso para liberar a entrada também deve ser evitado porque contribui para o tumulto.

3. Despreparo da equipe

Toda a equipe do evento deve estar preparada para lidar com as mais diferentes situações. Seguranças, equipe de garçons, limpeza e outros profissionais de apoio devem ter passado por treinamentos para realizarem um bom trabalho e um atendimento de qualidade.

Por se tratarem de serviços que geralmente são terceirizados, é válido fazer uma ampla pesquisa e buscar referências para fazer uma boa escolha.

4. Equipamentos com defeito

Imagine que o palestrante vai começar a sua fala e o som sai chiado ou o microfone simplesmente não funciona. Embora falhas técnicas sejam comuns, o excesso delas demonstra desorganização. Isso sem contar em equipamentos com falhas que possam comprometer a segurança das pessoas.

A desorganização em um evento pode custar muito caro para um produtor.

5. Descumprimento do que foi prometido no anúncio

É preciso ter muito cuidado com tudo o que é anunciado, para evitar que as pessoas se sintam enganadas. É melhor sempre surpreender do que decepcionar. Então, se não tem total certeza de que poderá cumprir algo, é melhor não anunciar e usar como elemento surpresa.

6. Atrasos nas apresentações

Em eventos é natural que as apresentações não comecem exatamente no horário marcado. Porém, esse atraso não deve passar de alguns minutos, caso contrário, poderá ser mais uma demonstração de desorganização.

Especialmente quando se tem um cronograma a cumprir, é importante que todos que irão se apresentar tenham consciência do tempo que possuem para falar.

7. Falta de cuidado com os banheiros

A desorganização em um evento não é sentida apenas nas apresentações, mas também em toda a estrutura. Os banheiros são um local que, invariavelmente, as pessoas precisarão usar. Dessa forma, o ambiente precisa estar limpo e contar com todas as condições necessárias para uso.

8. Falta de cuidados com a segurança dos participantes

A segurança dos participantes deve ser uma prioridade para organizadores de eventos. Quando os cuidados não são tomados, as pessoas são expostas a uma série de riscos, muitos deles bastante graves.

É fundamental seguir à risca todas as determinações previstas em lei e providenciar todas as documentações necessárias, além de agir para proporcionar uma experiência tranquila e segura.

9. Excesso de pessoas no local

O excesso de pessoas no local do evento, além de demonstrar desorganização, pode colocar as pessoas em risco. Por essa razão, é necessário ter em mente o público esperado para alugar um espaço compatível.

Mesmo que a procura por ingressos aumente, a capacidade máxima de pessoas jamais deve ser desrespeitada. Em situações especiais, é indicado a alteração para um espaço maior.

10. Falta de acessibilidade

Por fim, temos um cuidado que é muito importante para que um evento seja bom para todos, a acessibilidade. Senão, participantes com necessidades especiais poderão ter a experiência prejudicada.

Hoje, grande parte dos espaços para eventos já são acessíveis, mas é sempre válido realizar essa verificação antes de fechar o contrato.

Para que um evento seja um sucesso, é preciso que os participantes se sintam confortáveis e seguros. Quanto melhor for a experiência, maiores as chances de retornarem em produções futuras e indicarem aos seus amigos.

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