Acreditamos que o grande pesadelo de qualquer pessoa responsável pela gestão de eventos é que ele não dê lucro. Ou pior, que termine dando um enorme prejuízo para toda a produtora.
Entretanto, existem pequenos detalhes ao longo do planejamento e execução do evento que podem fazer toda a diferença da rentabilidade dele, além de ajudarem na prevenção de prejuízos.
Separamos neste post dicas preciosas para garantir a rentabilidade do seu evento. Vai deixar passar?
Como evitar o prejuízo e ter lucro com seu evento?
Um bom produtor de eventos sabe que não pode deixar passar nada. Mas, em muitos casos, pela correria do dia a dia para colocar o evento de pé, podem passar detalhes e você deve ficar atento.
Confira a seguir nossas dicas de ouro para evitar prejuízos e ainda ter lucro com o seu evento!
Planejamento financeiro
O primeiro passo para evitar prejuízos é ter um orçamento do evento e um bom planejamento financeiro. Com tudo organizado, você terá uma noção maior dos gastos gerados pelo evento e distribuir o orçamento de acordo com as necessidades das áreas envolvidas.
A dica aqui é montar uma planilha detalhada com todos os custos do evento, como o aluguel do espaço, o pagamento de todos os funcionários e fornecedores, cachê das atrações artísticas e mais.
Com todos os gastos anotados nesta planilha, será possível montar uma projeção de lucro e precificar os ingressos vendidos. Caso, ao longo do planejamento, você perceba que a situação está crítica, busque alternativas de aumentar o orçamento ou reduzir custos.
Atenção aos mínimos detalhes
Existem detalhes que podem passar despercebidos pelos seus olhos e gerarem grandes problemas no futuro, então você precisa ter extrema atenção quando estiver realizando a produção de um evento.
Confira se você possui todas as autorizações necessárias para fazer o seu evento acontecer. Caso alguma fique de fora, corra atrás para resolver ou saiba que estará sujeito a ser multado por descumprir a lei.
Outro ponto que passa muitas vezes despercebido é a qualidade de todos os equipamentos, luzes e toda a parte estrutural locada para o evento. É importante realizar uma verificação minuciosa para evitar que problemas ocorram durante a execução do evento.
Além disso, outra dica é ficar de olho na quantidade de ingressos vendidos para entrar em contato com fornecedores de comidas e bebidas e garantir um estoque de produtos. Não tem nada que deixe o consumidor mais insatisfeito do que a bebida acabar ou estar quente na metade do evento. Isso gera feedbacks negativos e poucas chances de ele retornar no futuro.
Tenha uma equipe capacitada
Você sabe como não é fácil produzir um evento. São diversas decisões a serem tomadas, ligações a serem feitas, busca por documentações necessárias, além do treinamento das pessoas que trabalharão no dia. E tudo isso está dentro da gestão do orçamento de produção.
Por isso, indicamos que você vá atrás de profissionais capacitados – sejam funcionários próprios ou contratado – e que já tenham experiência na administração de eventos. Assim, eles estarão ao seu lado para tomarem as melhores decisões e não gastarem demais com coisas supérfluas.
É esta equipe que te auxiliará a pensar com antecedência em imprevistos que possam ocorrer, distribuir o orçamento de acordo com a necessidade de cada área e, no dia do evento, garantir que tudo está ocorrendo de acordo com o plano.
Patrocínio
Vá em busca de empresas que possam ser patrocinadoras do seu evento. Assim, elas podem ajudar em diversos aspectos, tanto financeiros como de fornecimento de bebidas, estruturas, alimentos, iluminação ou outros.
As empresas selecionadas como patrocinadoras em potencial devem estar alinhadas com o seu público e com o tipo de evento, além de serem de confiança e honrarem a parceria.
Foque em bons contratos para não ter problemas futuros ao cobrar da empresa o que foi acordado. Lembre-se que é uma relação de troca e não um favor que um está fazendo para o outro.
Como se livrar dos ingressos “empacados”?
Você já planejou bem o evento, contratou os melhores profissionais, verificou as autorizações necessárias, o espaço, a decoração, equipamento e mais. Agora, para não deixar a peteca cair, a divulgação e venda de ingressos devem ser feitas com a mesma intensidade e dedicação. Caso contrário, o prejuízo pode vir através dos ingressos encalhados.
Para que você possa se planejar, é essencial elaborar a estimativa de público para o seu evento já no começo do planejamento. Quando precificar e pensar na venda dos ingressos com base nos custos de produção, não deixe de adotar uma plataforma de vendas online.
Com ela, você pode acompanhar as vendas em tempo real, para tomar decisões rápidas e mudar estratégias caso os ingressos fiquem empacados. Para evitar que isso ocorra, você pode adotar algumas estratégias de vendas, como a pré- venda mais barata e o sistema de lotes com preços diferenciados, para criar um senso de urgência entre o público e eles comprarem os ingresso mais rápido.
Agora, se os ingressos estiverem mesmo encalhados, após todas as estratégias de vendas anteriores serem usadas, será preciso apelar para se livrar deles e tentar encher o máximo a casa de shows.
Você pode realizar promoções no esquema 2×1, dar descontos, vender combos ou até mesmo distribuir ingressos em rádios e para influenciadores em troca de uma divulgação mais forte. Não é o ideal, mas se o momento pedir medidas drásticas, não hesite.
É importante mencionar que, mesmo estes tipos de “plano B” devem estar previamente planejados para que seja possível ter uma dimensão de como afetariam os ganhos do evento.
Como escolher a melhor plataforma de vendas de ingressos online?
Hoje em dia, as pessoas buscam facilidade e rapidez para resolver diversos aspectos das suas vidas. Um deles é a compra de ingressos para eventos. A maioria das pessoas não quer ou não tem tempo para ir até pontos de venda físicos.
Por isso, uma das melhores estratégias de vendas é oferecer a possibilidade das pessoas comprarem seus ingressos sem sair de casa. E você pode contar com uma ótima plataforma de vendas de ingressos online para isso.
O Lets.events permite que você acompanhe as vendas em tempo real, além de coletar dados dos compradores para que seja possível pensar em estratégias de marketing para eventos futuros.
Mas o Lets não é apenas uma plataforma de vendas de ingressos. Ele também permite que você gerencie múltiplas listas de convidados ao mesmo tempo, o que é uma mão na roda, principalmente se, em seu evento, você contar com listas VIPs, de aniversariantes, de antecipados e outros tipos.
Ainda é possível reduzir o tempo de espera em filas, uma vez que, com o Lets, você realiza o check in rápido dos convidados, apenas lendo o código QR do ingresso ou buscando de forma rápida entre as suas listas.
Se tiver qualquer dúvida basta entrar em contato através do Chat Online ou clicar aqui para falar com um dos nossos especialistas em eventos. E aí, Lets.Go?
