Quando se trata da organização e produção de eventos, não importa se o seu é de pequeno, médio ou grande porte. Com um cronograma todo bagunçado ou inexistente, você pode colocar toda a sua produção a perder.
Mas calma, chega de receio. O objetivo deste post é fornecer dicas de como organizar um cronograma eficiente para que o seu evento seja um sucesso!
Se interessou? Continue lendo o post para saber mais!
Por que é importante ter um cronograma para o seu evento?
Quando a organização e produção de um evento é iniciada, existem tantas etapas e pequenos detalhes logo no começo que podem passar despercebidos e gerar grandes problemas lá na frente.
Ao entender este cenário, você compreende também o papel que um cronograma bem elaborado tem na produção de um evento, pois é nele que vai constar todas as atividades a serem feitas para que todos envolvidos possam checar.
O cronograma de organização e produção de eventos também serve para toda a sua equipe ganhar tempo, evitar desgastes e estresses sem necessidade, uma vez que estarão anotadas todas as ações a serem tomadas, as datas corretas, os responsáveis por cada etapa e muito mais.
Pode até parecer uma perda de tempo e recursos passar horas (e até dias) elaborando um cronograma para o seu evento antes de pôr a mão na massa, mas você verá lá na frente que terá valido a pena.
Ah, e a grande vantagem de se dedicar tanto na produção do seu primeiro cronograma é que você terá um modelo pronto para usar de base para outros, já que muitas etapas da organização e produção de eventos posteriores serão semelhantes.
Passo a passo para montar o cronograma do seu evento
Está preparado para dar o primeiro passo na montagem do cronograma do seu evento? Separe planilhas ou infográficos para anotar tudo o que deve ser feito nele. Feito isso, está na hora de começar.
O que fazer e quando fazer
Primeiramente, você precisa dividir as ações que serão postas em prática antes, durante e após o evento. É necessário elencar todas as etapas, os responsáveis por cada atividade e ter espaços para separar o que já foi feito do que ainda falta ser executado.
Outra dica para você colocar em prática, no início o cronograma, é pensar em objetivos específicos que o seu time quer atingir com a realização do seu evento. Assim, as pessoas poderão pensar em suas ações de forma mais direta, dando foco total em suas metas e no público a ser atingido.
Datas
Quando estiver listando as atividades, estipule prazos para cada uma ser cumprida. Existem diversos tipos que demandam mais urgência, por isso é necessário ter um prazo mais curto para ser cumprida, como escolher o local, a data, o horário e as atrações.
Em outras atividades, os prazos precisam ser mais longos, pois é necessário esperar respostas de fornecedores, como os de bebidas, de equipamentos, som, luz e mais.
Estabeleça os deadlines de cada atividade, indique o responsável por fazer com que ela seja cumprida no prazo e veja o seu evento ser construído com eficiência e sem problemas ao longo do caminho.
Finanças
Tenha decidido, desde o começo, o orçamento base para que seu evento aconteça, além de como ele será distribuído entre as áreas de organização e produção. Se você souber se organizar com o que tem disponível no caixa da empresa, verá que não é necessário milhões em dinheiro para produzir um evento de qualidade.
Agora, se você já está pensando em contar com algum tipo de lucro arrecadado em seu evento, não deixe de colocar esta projeção em seu cronograma, para que você possa ter noção dos investimentos a serem feitos já no momento da organização, quando as vendas dos ingressos estiverem no ar.
Deixe também na planilha do cronograma um espaço para que observações possam ser feitas. Você pode tomar notas sobre algum tipo de pendência em seu evento que pode estar afetando o andar de toda a produção. Assim, toda a equipe estará ciente e se mobilizará para encontrar a solução.
Por exemplo: se uma pessoa entrou em contato com um convidado do evento pela manhã e será necessário mais tempo para aguardar a confirmação, é possível deixar um aviso para a pessoa que entrará no turno seguinte, seja por você ter que se ausentar ou o seu turno de trabalho acabar.
Tenha um espaço na parte de finanças voltado para os fornecedores, atrações e profissionais terceirizados do seu evento. Anote o nome da empresa, do colaborador, o tempo de serviço que ele está prestando, os direitos e deveres de cada uma das partes e o valor do salário.
A programação
Em seu cronograma, é essencial que esteja definido todas as atrações do evento, o horário em que cada um se apresentará, para prevenir que alguma não estoure o tempo, gerando atrasos e afetando o planejamento prévio.
Também tenha uma programação para o time que estará trabalhando no evento. Monte uma lista de todos os membros da equipe, as tarefas a serem feitas antes, durante e depois do evento e, caso seja necessário, o horário de revezamento entre os funcionários.
Conclusão
Um cronograma de eventos perfeito é aquele que possui todos os detalhes importantes sobre a sua produção, tanto antes dele quanto durante e até mesmo depois. Neste último caso, você pode indicar no cronograma os dados contidos no borderô como o lucro que o evento teve, os danos, prejuízos e feedbacks dos frequentadores.
Existem plataformas de venda de ingresso e gerenciamento de listas que podem te mostrar em tempo real como andam as vendas, além de coletarem dados sobre os frequentadores e receberem comentários deles após o evento.
Com uma plataforma destas, com certeza você não ficará receoso de como andam as vendas do seu evento e poderá usar os dados das vendas em tempo real. Com esse controle é possível ainda alterar o cronograma e pensar em ações rápidas, caso ocorra uma grande procura ou o contrário.
Garantimos que, se você montar um cronograma detalhado para o seu evento, com certeza terá o seu tempo e o do seu time otimizados, além de evitar dores de cabeça ao longo do processo!
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