Se você é um produtor de eventos atento aos feedbacks fornecidos pelos frequentadores, sabe que um dos pontos que causam o maior número de reclamações é a longa espera em filas.

Para isso, é essencial contar com um sistema de listas que possa agilizar e colocar mais pessoas para dentro do local do evento de forma rápida e prática. Caso você ainda não tenha implementado este sistema de listas em seus eventos, está mais do que na hora de dar o primeiro passo.

Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda mais sobre como gerenciar as listas do seu evento, evitar longas filas de espera e insatisfação dos frequentadores. Vamos lá?

Como funciona o sistema de listas de convidados em um evento?

Entenda que, independentemente da dimensão do evento produzido por você, utilizar listas para organizar os participantes é fundamental. Existem ferramentas voltadas para o gerenciamento destas listas que podem ser uma mão na roda.

A dica aqui é você investir em um sistema que automatize processos e que dê flexibilidade para você e seus convidados. Assim, é possível organizar diversas listas de uma só vez, como lista amiga ou lista de descontos (os nomes incluídos pagam um valor menor na bilheteria do evento), lista de aniversário, lista de cortesias, lista de ingressos antecipados…

Com um sistema inteligente de gerenciamento de listas, é possível avaliar se o evento está sendo um sucesso de acordo com a quantidade de pessoas interessadas e que incluíram os seus nomes para participar do evento.

Além disso, ele facilita a sua vida como produtor, uma vez que as reclamações pelo tempo de espera na fila irão diminuir e os frequentadores se sentirão motivados a voltar na próxima (é claro que depende também de muitos outros fatores, mas este é um critério importantíssimo para a fidelização de um cliente).

Entendendo o engajamento do público através do sistema de listas

A forma mais simples de montar uma lista (amiga ou de desconto) é a da publicação de nomes no mural do evento no Facebook. Por exemplo: aqueles que confirmarem presença no evento e colocarem o nome no mural, pagam X até um horário determinado.

Com isso, as pessoas começam a movimentar o evento e gerar um maior alcance orgânico para ele, uma vez que, a cada pessoa que confirma presença ou marca interesse, a ação é exibida no feed de amigos.

Quando a lista fechar, você pode juntar os nomes publicados no mural do evento e colocá-los na plataforma de gerenciamento de listas. Em alguns sistemas, há a opção de “copiar e colar” que torna essa tarefa fácil e rápida de concluir.

Como algumas plataformas permitem o gerenciamento de múltiplas listas, não haverá a mistura da lista amiga com a lista de aniversariantes, a de quem comprou ingressos antecipados (vendidos através da mesma plataforma), a lista VIP e a de promoters.

Falando em lista de aniversariante, esta é uma ótima maneira de atrair pessoas para o seu evento. Você pode oferecer descontos e até VIP para aniversariantes do mês ou da semana, além de preços promocionais para os convidados dele ou até mesmo uma cortesia para um acompanhante, caso o aniversariante traga bastantes pagantes para o evento. Não é interessante?

Por que utilizar plataformas de gerenciamento de listas em seu evento?

As plataformas de gerenciamento de listas e venda de ingressos online são as aliadas de qualquer produtor de eventos, então você não pode deixar de contar com essa ferramenta quando for planejar o seu.

Através delas, você pode vender os ingressos online, facilitando a vida daqueles que não querem perder tempo indo comprar o ingresso em pontos de venda físico. E, a cada compra de ingresso, o cliente deixa os dados para que você possa analisar e criar estratégias eficientes para eventos futuros.

Você pode, através das plataformas de gerenciamento de listas, mensurar o público do seu evento e ter uma noção da quantidade de pessoas que irá, seja através da compra antecipada de ingressos, lista amiga ou de desconto, aniversariantes, VIPs, cortesias ou promoters.

Assim, o controle para evitar a superlotação do espaço ou a presença de público abaixo do esperado é feita de forma mais rápida e prática.

Check-in ágil

Como falamos anteriormente, ninguém gosta de ficar esperando horas para entrar em um evento, é uma situação incômoda para o convidado e para a produção, que terá que lidar com feedbacks negativos quando o evento terminar. Algo que a gente sabe que você não quer.

As longas filas podem ocorrer pela superlotação do local ou pela lentidão na validação de ingressos e busca de nomes em listas. Com a plataforma de venda de ingressos e gerenciamento de listas ideal, você pode colocar todos para dentro de forma rápida e prática através do check-in ágil.

Os ingressos digitais vendidos pela plataforma contam com QR Codes que podem ser lidos de forma rápida pelo host do evento e, caso dê algum problema, a confirmação pode ser feita através de uma rápida busca na lista.

Com a fila andando de forma rápida, a satisfação dos clientes irá aumentar, o que gerará comentários positivos e altas chances de retorno em eventos futuros, o que é o sonho de qualquer produtor.

Conclusão

Não tem porque você ter dores de cabeça com listas misturadas ou longas filas e demoras para entrar no seu evento, quando existe a tecnologia para te auxiliar.

Através de plataformas de gerenciamento de listas e venda de ingressos online, você pode organizar as listas de convidados de acordo com a origem (lista amiga, de aniversariante, VIP, de promoters e mais).

Além disso, com a plataforma, você pode ter acesso ao número de participantes do evento o tempo inteiro, podendo verificar se o evento está sendo um sucesso de vendas ou se é preciso pensar em outras estratégias.


A plataforma ainda permite a realização de check-in ágil para que todas as pessoas possam acessar o seu evento de forma rápida e organizada, sem longas esperas em filas. Isso melhora muito o feedback deixado no futuro, além de aumentar as chances de retorno dos convidados.

Está esperando o que para começar a adotar o uso de plataformas de gerenciamento de listas e vendas de ingressos em seu evento?

Não deixe de assinar a nossa newsletter para receber mais conteúdos como este!