Organizar um evento é uma tarefa empolgante, afinal é um trabalho que envolve lidar com arte e criatividade ao mesmo tempo. No entanto, é preciso manter os pés no chão quando o assunto é a gestão financeira, pois a verba para toda a parte criativa depende do sucesso dela.
Quem trabalha como organizador de eventos sabe o quanto é desafiador gerenciar as finanças de uma produção, principalmente quando se tem um orçamento limitado. Mas com organização e as estratégias certas é possível realizar uma produção incrível, que surpreenda o público.
Neste post vamos compartilhar algumas dicas práticas para ajudar você a gerenciar as finanças do seu evento e garantir que tudo fique dentro do orçamento. Vamos lá?
Gestão financeira para eventos: confira dicas práticas
Se deseja realizar eventos de sucesso e surpreender o público, deve começar cuidando da gestão financeira do projeto. Afinal, toda a parte criativa depende da solidez dessa base, acompanhe!
1. Defina um orçamento realista
Antes de começar a planejar o seu evento, é importante definir um orçamento realista. Considere todos os custos envolvidos, incluindo:
- Aluguel do espaço;
- Equipamentos;
- Decoração;
- Equipe;
- Marketing;
- Serviços terceirizados, como limpeza, segurança e outros.
Certifique-se de que seu orçamento cubra todos os custos do evento e, claro, garanta a lucratividade do projeto.
2. Tenha um controle financeiro
Não dá para sair tomando decisões e fechando contratos com fornecedores sem controle. Portanto, mantenha um registro de todas as suas despesas, receitas e pagamentos em uma planilha ou software financeiro.
Ter esses dados registrados irá te ajudar a manter o controle sobre as finanças e garantir que fique dentro do orçamento, evitando prejuízos e surpresas desagradáveis.
3. Solicite orçamentos e compare preços
Certifique-se de comparar preços e orçamentos de diferentes fornecedores antes de fechar os contratos. Acredite, é possível economizar muito dinheiro ao negociar preços com empresas. Para ter tempo de analisar diversas opções e tomar boas decisões, considere a próxima dica.
4. Planeje tudo com antecedência
Tente reservar os fornecedores e o espaço no qual a produção será realizada com pelo menos seis meses de antecedência. Isso lhe dará tempo suficiente para fazer diversas pesquisas e negociar preços.
Quando essas decisões ficam para a última hora, há a tendência natural de deixar a pressa falar mais alto e ignorar detalhes importantes. Então, custos que poderiam ser mais baixos se elevam, tornando o evento muito mais caro e menos lucrativo.
5. Busque patrocínios
Os patrocinadores são importantes parceiros do sucesso de um evento. Eles podem ajudar a cobrir alguns dos custos do projeto em troca de publicidade e exposição para sua marca.
Além disso, a associação com empresas respeitadas fará com que o seu projeto compartilhe desse prestígio, impactando a venda de ingressos. Considere isso ao selecionar empresas, afinal, estará associando a sua marca a elas.
6. Analise as despesas cuidadosamente
Analise cuidadosamente todas as despesas do evento e veja onde você pode cortar custos. Lembrando que essa dica vale para todos os projetos, mesmo que o orçamento não seja baixo. Afinal, desperdícios devem ser evitados em qualquer situação.
Você pode economizar dinheiro ao utilizar itens que já possui de projetos anteriores em vez de comprar ou alugar novos. Seja criativo na forma como usa seus recursos para economizar.
7. Faça um bom planejamento de marketing
Faça um bom planejamento de marketing para o seu evento, incluindo publicidade nas redes sociais, e-mail marketing e também ações offline, como outdoors e participação em outras produções. Isso irá ajudar no impulsionamento da venda de ingressos e fortalecimento da marca junto ao público.
8. Realize a venda ingressos antecipados
Comece a venda de ingressos antecipadamente para o seu evento. Isso irá ajudar a cobrir custos iniciais e até a obter bons descontos com fornecedores. Para estimular a compra com antecedência, invista em anúncios de pré-venda com preços promocionais.
Esse tipo de ação estimula as pessoas a comprarem ingressos rapidamente para garantir o benefício. Após o encerramento do prazo, inicie a venda em lotes com preços crescentes, mais uma estratégia de sucesso usada pela maioria dos organizadores de eventos.
9. Mantenha tudo dentro do orçamento previsto
Finalmente, cuide para se manter sempre dentro do orçamento. Não gaste mais do que aquilo que foi planejado, a menos que seja absolutamente necessário e, mesmo assim, verifique se há maneiras de reduzir outros custos para equilibrar as contas.
A próxima dica ajudará a prevenir situações que forcem o estouro do teto definido inicialmente.
10. Tenha uma reserva para imprevistos
Por mais organizado que seja, situações inesperadas podem acontecer. Então, separe uma reserva de emergência para o caso de imprevistos financeiros, como um problema com um patrocinador ou a necessidade de alugar tendas, por exemplo. Mantendo dinheiro livre para isso, você terá mais flexibilidade para resolver problemas.
11. Preze pela transparência na gestão financeira
Seja transparente com sua equipe, patrocinadores e fornecedores sobre seus gastos e receitas. Isso pode ajudar a construir um relacionamento de confiança e garantir que todos contribuam para manter o evento dentro do orçamento. Inclusive, é um fator importante para garantir essas parcerias em projetos futuros.
12. Avalie seu evento
Depois que o seu evento acabar, faça uma avaliação completa para ver como se saiu no quesito gestão financeira. As informações obtidas nessa análise poderão ajudá-lo a melhorar projetos futuros e identificar áreas em que pode economizar.
Conclusão
Gerenciar as finanças de um evento pode ser desafiador, mas seguindo essas dicas práticas você ficará dentro do orçamento e terá mais tranquilidade para tomar decisões.
Para isso, lembre-se de:
- Definir um orçamento realista;
- Manter controle sobre entradas e saídas de dinheiro;
- Solicitar vários orçamentos de possíveis fornecedores;
- Buscar patrocínios;
- Planejar tudo com antecedência;
- Analisar suas despesas frequentemente;
- Fazer um bom planejamento de marketing;
- Vender ingressos antecipados;
- Manter o projeto dentro do orçamento;
- Ter uma reserva de emergência;
- Ser transparente com os parceiros de negócios;
- Analisar a produção para identificar melhorias para projetos futuros.
Com essas dicas em mente, você poderá planejar e executar um evento bem-sucedido e financeiramente sustentável.
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